新升本科院校学历档案管理存在问题和思索

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1、新升本科院校学历档案管理存在问题和思索【摘要】学历档案是学历验证的有力保证，而在新升格的本科院校中学历档案管理不太完善。笔者结合新升本科院校学历档案管理中存在的问题，提出了自己的几点思考。【关键词】学历档案管理；存在问题；高等院校学历档案是学籍档案的重要组成部分，是学籍档案衔接于社会，服务于社会的档案材料，是学历验证时重要的佐证材料。学历档案材料包括：高校考生报考登记表、高校考生政治思想品德考查表、入学时填写的学生登记表、学籍成绩表、各种鉴定表、毕业生登记表、学位评议书等。一份全面、真实的、规范的学历档案能提升学历的诚信度，更能为社会选拨人才、为教师职称评定、为干部晋级服务。新升本科院校前身大

2、多是由两所或几所高职高专学校合并升格而成，对这样的高等院校来讲，学历档案管理存在着与其它高等院校同样的问题，同时也存在着与别的院校不同的问题，如何更好地发挥学历档案的作用，是当前学历档案管理一项重要课题。1.学历档案管理存在的问题1.1重视度不够、职责不清长期以来，档案的管理在社会各级单位或团体都未能引起重视，尤其是对学历档案的重视。一个学生，从他入校那刻起，学校会对学生的德、智、体、美等多方面的培养。但对所有过程所产生的记录，记录所形成的材料、我们重视度不够。学生信息来源于各二级学院，各二级学院很少设有专门负责学生学籍学历档案管理的专职人员，遇到有问题推诿的现象比较多。1.2材料不齐全、不完

3、整对于新升本科院校，原是由几所学校组建而成，一些材料参差不全，由于搬家、合并，一些旧的材料容易遗漏。以我校为例，按教育部的要求1991年到2000年所以毕业生要补学历电子注册，可我校能查到的信息只有并不全面的一部分，纸质的档案也无法查到，导致学生无法在学生信息网上查询自己的学历信息。这样给学生和学校都带来了很多不便。另一类是档案材料自身形成手续不完备，表现为：个别材料上无学校同意毕业的意见和印章，致使无法认定学历；有的是只盖章而不填写落款时间；有的是所盖单位印章不是具有法人资格的行政单位印章等等。1.3档案的继承性不够档案本身就有承前启后的作用，档案本身就是对历史的真实记录，供后者参考，查阅、

4、引用和鉴别。新升本科院校由于几所学校合并，造成了档案材料的中断。例如并入我校中有一所职业专科学校，该校已毕业的学生回到我校要进行学历认证，可他们所有的材料我们都没有，就无法进行学历认证，这样就无法保证一个学生应有的知识证明权。L4档案材料的载体陈旧、破损前些年，电脑普及率不是很高，大多的档案都是纸质档案，档案纸张发潮、生霉、泛黄、不利于档案的长期、永久保存。另外，档案形成前期都在基层学籍管理部门形成和保管，而这些部门既缺乏专职档案管理人员，也缺乏符合档案保管条件的库房和设备，所以造成很多档案材料的破损。1.5档案管理不规范，手段落后档案的管理需要严格的制度规范、科学的管理方法和严密的管理程序。

5、随着学校合并、搬家，近年来招生人数的增多，招生人员和基层学籍管理人员变动比较频繁，经手人众多，书写不规范等，致使学籍档案管理混乱。特别是在很多新升的本科院校中，很多学校还停留在传统的档案管理方式，信息化管理手段明显滞后，一些学校受地域、学校规模及发展状况等各方面原因的影响，档案信息化程度偏低。2.学历档案管理的几点思考2.1认识学历档案的重要性，健全学历档案管理制度健全的档案管理制度是学历档案管理的根本保证。随着经济的快速发展，人才是富国民强的有力保证，我们要尊重知识、尊重人才，查阅、利用学历档案也已成为用人的最基本手段，学历档案发挥着越来越重要的价值与作用。作为高等教育机构，我们应加强对相关

6、法律、法规及相关政策法规的学习增强档案意识，真正从思想上认识到学历档案关乎每个毕业生的切身利益，关乎到国家、乃至整个社会的发展。与此同时，档案管理部门还应该制定、完善一系列规章制度（包括学历档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用、安全保密以及档案人员工作职责等），切实做到有章可循、办事有据可依，使学历档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻。还要进一步加大宣传力度，宣传学历档案是验证学历的根本保证，也是唯一的保证。2.2学历档案要实施规范化管理1994年《高校档案实体分类法》颁布之前，高校档案管理无统一标准，学历档案材料的管理存在着不规范因素，1994年后我们应按照《高等学校档案

7、实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，对学生学历档案材料的种类、规格、载体、内容、填写标准等作出统一的要求。高校学生学历档案材料应包括：反映学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）、学生处分材料、学生毕业材料（专业、学制、学位号、毕业证书号等）。材料形成时间