浅谈民办高校系部教学档案管理存在的问题及对策

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1、浅谈民办高校系部教学档案管理存在的问题及对策摘要：教学档案管理是教学管理的一个重要组成部分，在民办高校档案工作中处于非常重要的地位，也是衡量高校教学质量、办学水平及管理水平的一个重要指标，对于深化教学改革、提高教学质量和教学管理水平发挥着重要的作用。本文针对民办高校系部教学档案管理工作的现状和存在的问题，提出了几点改进措施。关键词：民办高校；系部；教学管理档案；问题；对策;分类号：G482文献标识码：A文章编号：1674-3520(2014)-12-00-01所谓教学档案是指学校师生和教学管理人员在教学过程和科学研究中所形成，记录和反映学校教学实践、科学研究、教学管理活动等，具

2、有保存价值的教学文件资料的总和。它包括专业设置与专业培养目标方课程体系与结构方面、课程方面、教学环节方面、教学环境方面、专业特色方面、学生就业方面、学生素质方面、师资队伍方面、教学改革与建设方面、产学研合作方面、专业素质教育方面等12个大类、当前民办高校系部教学档案管理存在的问题(一)系部教学档案管理制度缺失。做好教学、学工、后勤管理的基础是有相关制度的保障，教学档案管理工作也是一样，必须有健全的档案保管制度作为依据，才能从根本上做好此项工作。目前很多民办高校系部一级教学档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，甚至根本没有；有的虽建立了部分管理制度，却执行不严格。有的

3、学期认真的去收集整理归档，有的学期由于较忙，导致档案无人问津，最终不知去向，甚至有的被当做废品处理了，这样严重损害了教学档案的原始性和利用价值。（二）系部对教学档案不重视。民办高校的校级档案馆领导，大部分都是聘请的公办高校相关专业或有经验的退休离休人士担任的，这他们有丰富的档案馆管理经验和专业知识，对档案相当重视，所以校级档案管理一般都很规范。但是到了系部一级，这些领导一般都是做行政出身的，对于档案管理尤其是教学管理档案的重要性认识不清，只重视教学、学工管理工作，而忽视了对教学档案的监管，致使教学档案管理责任不清晰，影响了工作的正常开展；还有教学管理人员及部分教师认为教学档案不

4、管我的事而不去做，甚至自己手里应该归档的也不上交，最后不知所踪，这些意识的存在，导致了很多民办高校面临评估时，没有原始资料作为数据的支撑。（三）缺少教学档案管理机构和专业人才。系部作为民办高校的二级单位，一般没有专门的档案管理机构，更没有教学档案管理部门，也没有人员编制。系部教学档案管理员一般都是由教学管理人员兼任，这部分人员所学专业与档案相去甚远，也没有接受过上岗培训，有的虽然集中学习过，但只能涉及一些基本的保管知识和技能，没有接受深入细致的专业教育，由于这些教学管理人员缺乏档案保管理论基础，档案工作往往停留在技术层面，无法深入。（四）缺少资金和场地。由于是民办高校的二级单位

5、，一般没有专门的资金由于教学档案的管理；再加上办公条件的不允许，也没有专业的档案保管室，很多系部都是在一个光线不好的无人使用的办公室作为教学档案的管理场地，这样的条件不能很好的保存教学档案，有的甚至发生漏水、鼠咬、丢失；还有的场地较小，不能存放大量的资料，导致资料堆积发霉变质，出现无法使用等现象。、解决民办高校系部教学档案管理问题的对策:一）健全教学档案管理制度民办高校的系部二级单位应该根据自己系部的特色或实际情况建立科学的教学档案管理体系，健全档案管理的规章制度，这是教学档案管理的关键所在。随着科学技术的日益进步，档案管理手段、水平也不断更新和提高，这就要求系部必须建立与之相

6、适应的科学的档案管理体系，明确各科室职能，将十二个大类的档案统一管理，使教学档案管理与系部的教学工作同步考核、同步发展。同时加强制度建设，要建立和健全管理制度，如收集、整理、分析、归档。（二）提高员工对教学档案归档的意识民办高校的系部领导首先必须加强对教学档案管理重要性的认识，俗话说的好“工作好不好，关键看领导”，只有领导重视了，才能将教学档案当做大事来办，档案管理的场地、资金、专业人才、专业设备才能配备；只有领导重视了，才能对教学档案管理工作进行布置、检查、考核，解决档案管理中存在的问题。才能为系部其他管理人员和广大教师树立榜样，引起这部分的重视。（三）成立专门的档案保管机构

7、，增加编制，引进专业人才民办高校的系部二级单位必须设立教学档案管理机构，增加档案管理编制，引进专业的档案管理人员，并通过多种途径加大对档案管理人员的培训，要求他们增强责任心，及时收集整理文件资料，及时归档；同时加强履行借出档案手续。（四）加大资金投入，建设专业的保存场地和器材民办高校系部要想做好教学档案管理还必须建设专业的场地，一般情况下，至少该有档案整理室、档案利用室、档案管理技术室主要用来放置服务器、存储设备等、档案库房4间。合格的档案库房还应具有一流的恒温、恒湿、监控的档案保存专业库房