山东源盛银投资有限公司档案管理办法

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1、山东源盛银投资有限公司档案管理办法1主题内容与适用范围1.1本办法规定了档案工作的管理职能、内容要求。1.2本办法适用于本公司档案工作管理（包括各类档案、文件及资料管理；书画艺术品，无形资产等）。1.3本办法所称“本公司”包括山东源盛银投资有限公司、以及其投资控股、参股的子公司、分公司及关联企业。2管理职能2.1公司档案工作管理是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。2.2公司档案是公司的宝贵财产，是公司在生产、技术、科研、基本建设、经营管理等活动中直接形成的，保存备查的文字、书画、图纸、

2、图表、照片、胶片、声像磁带、电子磁盘、光盘、实物、可移动存储介质及其他各种方式和载体的历史记录。2.3公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和,其构成为：科技类档案（包括产品、科研、技改与基建、设备仪器等）、文书类档案（包括行政、经营、生产技术管理等）和专门档案（包括书画项目、古玩、会计、无形资产版权等），以及特殊载体档案(包括照〈胶〉片、音像、电子、实物等)。2.4公司档案工作要坚持集中统一的管理原则，达到完整、准确、系统、安全和有效提供利用。由总经办资料室统一组织、实施管理。3内容要求3.1公司档案管理体制113.1.1公

3、司档案工作归口总经办。3.1.2总经办下设资料室，具体负责全公司档案工作管理。各部（室）均设立档案资料分室，进行分线管理，分级负责，在业务上接受资料室监督和检查。3.1.3公司档案部门是公司文件材料、档案和参考资料的储存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、控制、管理公司的文件材料，档案和参考资料工作。文件材料（即文件）是指公司现行各项活动中正在产生或正在使用的一切载体形式的所有真实记录。它是档案的前身。档案来源于文件材料，它是具有保存价值的非现行文件，是经过归档集中保存起来的那部分文件材料。参考资料（即资料）则是为了工作参考需要，

4、通过交流、赠送、购买等方式取得、收集和复制的，不是直接记述和反映本单位活动的文件材料。它只具有参考作用。公司各部门应正确区分这三者的关系，并按有关规定认真做好文件材料和参考资料的管理工作。3.1.4档案管理工作和人员应保持相对的稳定。3.2收集与归档3.2.1收集归档的范围，按本办法制定的规定执行。3.2.2各部门要把文件材料的形成、积累、整理、归档以及归档后的变更补充工作纳入各项工作计划、管理程序，以及部门有关职责范围和有关人员岗位责任制。3.2.3文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、11经营管理等项工作和文书处理的程序

5、。3.2.4除少数有专门特殊保存要求的档案外，其他所有档案都必须移交资料室集中保管。各部门不得各自为政，更不允许个人保存档案。3.2.5档案室在接收移交档案时，必须检查是否符合要求，不符合规定的，有权拒绝接收归档，直至符合要求后，再接收归档。3.2.6在公司每一项科研成果鉴定、新产品试制、基建工程、设备仪器购置安装和引进项目等活动中，必须对应归档文件材料加以检查验收。凡是没有完整、准确、系统的文件材料的项目,档案人员不予签收。3.2.7文件材料的归档要求a.必须完整、准确地反映公司各项活动的真实内容和历史过程，层次分明，符合其形成规

6、律。且应是原件（定稿）。b.必须符合文件材料的书写格式,现行有关办法、载质优良、字迹工整，图样清楚、鉴署完备。严禁使用不合规定的圆珠笔、铅笔、红墨水和复写纸等字迹不牢固的书写工具，禁用金属品装订、裱糊要用防腐浆糊。c.必须符合文件材料的归档范围，应当归档的，必须归档,不应归档的，禁止归档。d.归档的文件材料,必须进行系统整理，按规定组成保管单位（卷、册、袋、盒等）。e.对采用外单位的蓝图，应将采用的蓝图及文字材料同时归档，如我公司已描绘底图也应同时归档。某些文件材料（基建、设备、协作项目等）涉及到外部单位，不够齐全完整时，应向外单位

7、进行补充收集归档。3.2.8归档时间a.11产品试制、科研课题、基建过程、设备安装或其它技术项目，在鉴定验收结束或任务完成后，或告一段落时，要将应归档的文件材料，在一个星期内，由项目有关人员收集整理完备，项目负责人审定后，交资料室验收归档。b.产品底图设计完后，应立即归档，质量、技术等科技文件材料，一年归档一次，于下年一月底前归档完备。c.各项管理工作中形成的应归档文件材料，在下年一季度内，由各职能部门负责人审定后，集中到有关档案部门整理归档。行政文件集中到公司办公室，技术文件归科技部。d.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂

8、由财务部保管一年（出纳人员不得兼管会计档案），期满后，编制《保管单位移交目录册》移交资料室统一保管。e.各部门及相关人员应注意平时文件材料的收集、积累和整理，做好随时归档的准备。对专门性、机密性较强文件材料，特殊载体文件材料，驻地分散