浅谈档案信息化建设的重要性及意义

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1、浅谈档案信息化建设的重要性及意义朱娥（陕西省水利电力勘测设计研究院，陕西西安710001）【摘要】进入信息化时代，社会运行的频率在飞速提升，大量的信息充斥着社会生活的方方面面，我们的档案工作也顺应时代发展的需要在发生着深刻的变革，要把我们手中保管的“死”档案转化为可开发利用的“活”资源，成为网络中的一条信息源，就必须加快档案工作的发展步伐，提高现代化服务水平，全面推进档案信息建设工程。..关键词档案信息化；信息化建设；重要性；意义随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段

2、。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。要实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，了解和掌握计算机的功能和作用；应用计算机技术管理馆藏档案；建立现代模式的档案数据库。1档案信息化及信息化建设的必要性1.1什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。1.2纸质档案作为一种原生的

3、信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，可改善档案管理单一的操作模式，打破档案利用的局限，是顺应时代发展的新举措。电子文件实现了无纸化办公，节省了文件周转的流程，方便查阅。档案数字化与电子文件的有效结合，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，为用户提供高效，优质服务。2档案信息化建设中存在的问题2.1缺乏统一标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，具体表现在：计算机软件开发缺乏整

4、体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。2.2档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻

5、的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。2.3软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没

6、有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。2.4数据保护存在风险。目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。3档案信息化建设的重点档案信息化的本质就是在信息技术的武装下，对档案信息由保管向利用服务方向转变，信息技术是其中的关键

7、。档案信息化建设的重点包括档案标准规范建设，基础设施建设，档案信息化系统建设及人才队伍建设等。3.1加强档案工作标准规范的建设。档案信息化的首要任务就是档案业务要规范，完善档案信息化制度建设，并严格按照制度要求贯彻实施，层层把关，责任到人。根据相关的技术标准，各级档案部门应加强电子文件的归档和日常规范管理，按照电子文件管理规定要求，保证已归档的电子文件的真实、完整和安全。3.2加强档案基础设施建设。应配备必要的服务于档案信息化的设备，满足档案信息资源开发，信息处理与传输对技术装备的要求。3.3建立档案信息化系统。档案信息的

8、建设需要强大的，功能全面的档案数据库做保障，建立全文信息，图像信息，数据统计等功能，满足档案原文检索，实现信息资源共享。将档案信息化系统纳入单位办公，为用户提供主动的、现代化、大众化与个性化相结合的服务方式。3.4提高档案管理人员的信息服务水平。档案管理人员的观念首先要“信息化”。档案管理人员要有较高的