客户接待流程和规定

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1、客户接待流程和规定　　一、目的　　为树立公司良好形象，显示管理水平，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，身份对等，严格标准，统一管理”的原则。　　二、范围　　适用于公司各种接待工作和相关部门。　　三、管理　　行政人事部或总经办为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部或总经办，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政人事部和总经办协调的重要接待应提前2天告知

2、。　　四、流程和规定　　流程：　　接待准备接送和酒店安排会谈和参观用餐宴请后续工作　　第一接待准备　　接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。　　(一)确认来访信息　　客户信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到客户来访的信息后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：　　1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、随行联系人及联

3、系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译　　2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。　　3、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。　　此外，还应告知客户我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。　　(二)补充相关信息　　为了保证接待效果。因此，对客户，特别

4、是重要新客户，对口人员要了解客户更多的信息。包括客户的详细资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，区域市场，经营模式，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣，国家习俗，习惯和喜好，以及需注意的细节。对口接待人员/部门在提交《客户来访接待申请表》的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。　　(三)规格定位　　一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。　　1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。　　2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职

5、务高而采取的一种接待形式。　　3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。　　在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。　　见：接待级别及标准定义表：　　(四)行程安排　　与客户商讨参观访问行程表,发送邮件货传真让客户确认,同时让生产等相关部门做好接待准备。特别要注意看哪些产品和车间,扬长避短,把想展示给客户的东西充分安排进去。特别是国外客户商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。　　实际到访的时候，严格按照行程计划来

6、做(甚至故意严格去做也无妨)，常能给外商以好的印象　　(五)公司信息的把握　　主要接待人员首先应该对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。特别是国外客户到访，事前最好准备一些关于公司的英文介绍，产品和整个生产流程的英文，以免到时候翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。如果有总经理或者董事长出席的情况，最好事先跟领导沟通谈话内容。　　(六)准备接待材料和工作　　1.参观和谈判可能用到的物品：　　数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍(包括常用的付款方式，生产周期

7、等)，产品册子，易于携带的小样品，色板，计算器，尺，笔记本，订书机，图册还有针对性的报价单。　　公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访，并在客户到达时提前在LED灯牌上显示。　　3.会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。企业演示文稿内容要美观详尽，至少包括：企业的竞争优势，清晰的组织结构图，生产流程，企业服务标准，投诉渠道，研发队伍的实力，历史荣誉，开发的项目介绍，实验室的参观，负责人的资力介绍，荣誉

8、证书，各种认证。　　4.事先准备好接机牌，公司大厅接待牌，打扫公司接待谈判室，样品卡的准备，客人感兴趣的其他产品的准备。　　5.咖啡茶及一些小食品糖果的准备。　　6.客人小礼物及样品的准备。　　7.提前确定与客户谈判的三个方案，最佳方案，折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。　　注意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！　　8.对附近娱乐设施