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1、试论基于网络环境下的高校档案工作随着计算机应用范围的进一步扩大,网络在高校档案工作中发挥的作用也越发明显。传统的高校档案工作基本上完全由人工完成,自动化水平相当低。高校的档案工作实则也是一项十分繁杂的任务,人工完成的过程中难免会出现之多问题。其中,高校档案相关工作人员的工作素质就是值得着重考虑的一个方面。缺乏专业性人才以及对此项工作重要性的认识不足等诸多原因,导致目前在网络环境下高校档案工作面临工作效率低等现状。1.档案工作对高校发展的重要作用高校的档案工作并不是为了应付相关检查而做的表面文章,高校在其生存和发展的过程中如果将本校的档案加以充分地利用,必定对其进一步的发展起到促
2、进作用。1.1高校档案是教学及科研的主要依据正如其他单位的档案一样,高校的档案中同样记载着高校发展历程中不可磨灭的点点滴滴。大到建校、治校以及发展学校的种种党政管理及教学改革的政策,高校中必不可少的科研课题项目,小到各学期教学进度的安排、教师任课情况的调整、典型教案、各学期考试的统计报表、个别学科形成的录音影像等等都已纸质或电子版的形式存档于高校档案中。高校的发展历史需要这些档案的佐证,而高校的教学及科研要想取得进一步的发展,也要对前期所取得的成果给予充分认识,在充分参考、分析历史资料的基础上对其进一步的发展规划作出调整,因此,高校档案对其生存命脉――教学及科研具有十分重要的价
3、值。1.2高校档案是未来发展的重要参考依据高校不同于其他企事业单位,它是我国重要的知识集散地,是高科技人才、技术等云集的单位。因此,高校的档案较之其他单位的档案来说涵盖了科学、技术、文化等诸多方面的内容。传统的高校档案管理主要以收集、整理学校资料为主,走的是“档案收集”之路,而随着高校的进一步的发展,广大教职工越发认识到档案的重要性,并试图将原初的、单纯的“档案收集”向“档案利用”迈进,也就是说高校的档案不再是尘封已久的过时文书,而是将其与高校发展同步,高校参考档案来发展、档案依托高校的进一步发展而充实自身。高校可充分利用原有档案预测学校各部门的工作所需。当高校领导面临学校发展
4、中的重要决策时,档案也是最重要的参考性资料。2.高校档案工作面临的挑战随着科学技术的迅猛发展,信息技术如雨后春笋般在各行各业中生根、发芽。当然,档案管理也不例外,它使得档案管理及信息资源发生了前所未有的变化,致使档案工作的整个流程及工作内容前后出现巨大的差异。2.1信息资源由纸质书面文字向数字化、智能化、自动化迈进传统的档案管理工作大多采用卷宗的方式,每一项工作都由纸质的书面形式加以记载、保存,这种保存方式面临诸多问题,例如,纸质资料如何保存的问题、可存放时间长短的问题、如若需要翻阅资料的问题等。摆在面前的诸多问题使得档案资料对一种新的、科技便捷的存放方式的渴求。随着信息技术的
5、发展,这些问题迎刃而解。数字编码形式的网络环境中,高校的档案资源得到了更加充分的利用,更使得随时随地调取档案资料成为可能。各高校信息平台的建立,使得档案以电子文件的形式建立以后,可以通过网络进行传输、实现资源共享。同时档案资料整理后可立即传输给相关部门进行存档工作,免去中间诸多琐碎环节,使档案工作的效率有了大大的提高。2.2档案由“档案收集保存”转向“档案充分利用”传统的高校档案工作仅限于单纯的收集及保存学校发展中的相关资料,如学校的科研课题、重要的学术性讲座等等,纸质资料固有的性质致使档案自归档后就注定了会被封存起来,因此,利用率极低。而网络环境下的档案使得这一局面有了重大的
6、改变。高校的档案以信息平台的形式呈现在广大师生面前,因此,这也方便了师生们第一时间获取所需档案资料成为可能。同时,各大高校也在网络环境下的档案管理中获利,因为传统的档案管理都是各自封闭的档案管理模式,各自发展中的档案信息永久性地沉寂于档案馆中,但信息平台上的资源使资源共享成为可能,高校间可相互借鉴,取长补短,共同进步。3.网络环境下的高校档案有待优化3.1加大基础性建设的投入随着高校档案管理中信息化进程的迈进,必须要使其基础设施与高速发展的信息技术相适应。高校档案部门应及时加大对设备的投入,加快更新步伐,利用先进的计算机软件和硬件设备系统,提高硬件系统的建设和发展水平。同时,不
7、能摒弃纸质档案资料的管理工作,要使得纸质资料与电子资料同步进行,因为电子资料虽然方便、快捷、储存量大,但同时面临易被窃取、易丢失等弊端。另外,要特别重视电子形式资料的保存、归档,将学校各类档案信息分门别类地存储,这样既利于迅速查找信息,又使得整个档案工作有条不紊地一步步开展。4.总结随着网络时代的到来,各行各业都大跨步地向信息化迈进,高校的档案管理工作也不例外。要使得高校的档案工作顺利开展,我们就需要从当前现代化信息时代的发展趋势出发,改革并完善网路环境下的高校档案管理工作,使其在高校的发展
