关于电子档案的整理与保护分析

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1、关于电子档案的整理与保护分析摘要：随着科技的不断进步，档案的整理与保护发生极大变化，由传统的纸质保存变为现如今的电子方式保存，并产生众多保存形式。为了更好的适应发展变化，档案管理人员必须与时倶进，只有摒弃传统观念，加强技术创新，才能使电子档案的整理保存工作取得长足进步。本文通过对电子档案的相关分析，对整理与保护工作提出建议。本文采集自网络，本站发布的论文均是优质论文，供学习和研宄使用，文中立场与本网站无关，版权和著作权归原作者所存，如存不愿意被转载的情况，请通知我们删除己转载的信息，如果需要分享，请保留本段说明。关键词：电子档案；整理；保护近年来计算机技术被广泛

2、应用，人们正朝着数字化时代大步前进，愈来愈多的高新技术出现，使得人们的生活变得方便。对于档案管理部门而言，电子技术的产生极大改善了档案的整理与保护方式，提高了部门人员的工作效率。然而其中也存在诸多负面问题，因此相关部门必须采取相关技术手段，加强对电子档案的管理。1电子档案相关概述电子档案即是指通过计算机、电子磁盘及光盘等电子设备记录而成的档案内容，其载体与纸质档案载体相对应，以案卷为单位。虚拟档案即是将文字档案转变为字节保存与计算机等电子设备中，便于用户通过大屏幕进行查阅。随着信息化的而不断发展，若仍然采用纸质档案的管理方式，必然会与社会发展脱节，不利于档案的保

3、存，因此在实际的档案整理与保存工作中，必须通过相关技术手段加强管理，运用科学合理的方式提高电子档案的管理水平。2电子档案的整理电子档案的形式多种多样，电子档案的归档类型主要包括磁盘、磁带等。因此为更好的进行电子档案管理工作，必须对电子档案的类型有深刻认识。主要包括以下几种类型：2.1文书电子档案的整理第一，内部文件。多数情况下，档案管理者?M行内部文件整理与保存时，首次必须按照档案的保管期限进行组盘，并且需要对保存期限不同的档案进行定期复制，避免因为电子设备的损坏而导致档案信息无法读取，以延长裆案的保存寿命。其次对档案进行分类，将同一部门的档案进行同一保存，在节

4、省保存空问的同时，也便于部门管理者进行查阅。除此之外对于易保存的档案需统一进行命名，建立文件目录，便于口后的查找。第二，外部文件。对于外来文件的处理，首先文书室需将其进行电子扫描，之后将得到的电子影像传输到网络中，进行后续的批办、公文传递等工作。普通的电子文件由业务部门进行操作管理，而较为特殊的电子档案则需通过承办部门统一管理，根据相关文件的重要程度来确定保管的时间与级别，并传输给档案管理部门，经过管理人员的仔细审查后标出相应管理信息，最终放置的档案库中进行保存。2.2科技电子文件归档科技电子的种类较为繁多，对于传统方式而言，其整理保存工作具有相当大的难度性，同

5、时工作效率低下。而随着技术手段的不断发展，现代档案管理人员可通过对不同档案进行快速分类，按照项目类型进行统一保存。第一，设备档案。由于受到空间距离的限制，外商在向国内企业进行设备说明时，通常将资料及图纸运用电子的方式发送给国内的企业，并且国内设计院的产品也逐渐面向CAD发展，因此，在购置设备时必须的合同条款中提出明确的电子文件的要求。第二，基建档案。由于基建档案全部由计算机打印，因此档案管理人员在进行档案管理操作时，将纸质内容扫描后，必须将档案的图号与卷号进行连接，以便于日后一旦出现网络连接中断，仍可以满足与用户的查找，避免出现等待的情况。第三，会计电子文件整理

6、。会计主耍管理的工作为工资条与账簿。首先，对于工资条，其数据主要以电了•光盘形式保存，附存纸质的工资汇总表，包括单名称、人数以及工资明细等，同时必须附加移交清单，作为财务部门与档案管理部门交接的凭证，便于保存与查询。其次，对与账簿，传统的记录方式采用人为记录，势必产生一定的错误性，并且会缩短账簿的保存时间。而通过手段的革新，现代会计账簿匕被录入至电脑中，工作人员所能见到的知识其计算机打印件，即便进行了篡改，仍然可通过原纪录进行查询。在进行账簿管存是需使用账簿交接表，将信息完善便于日后查阅。3电子档案的保护由于电子档案多采用脱机形式进行保存，因此在实际的电子档案整

7、理与保存工作中必须加大对软磁盘或光盘的保护力度，确保信息可被有效读取。然而由于电子磁盘在保存时易受到诸多因素的不利影响，因此必须做好相关保护工作以延长电子档案的保存寿命。3.1对软磁盘的保护第一，规范管理条件。巾于软磁盘较易受到空气中不良物质的影响而出现损坏，因此档案管理部门在进行电子档案的保存时，必须建立与完善相关的条件，将软磁盘放置于温度与湿度适合的环境中，以免受到外界因素的影响。第二，加强对加密盘管理。为避免未授权限人员的查阅，通常在进行电子档案管理时会对软磁盘进行加密管理或隐藏文件名。然而随着时间的流逝，档案管理人员会出现遗忘现象，忘记密码与文件名，导致

8、无法对磁盘进行数据解读，