中山市农村承包地确权档案整理和移交制度

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1、中山市农村承包地确权档案整理与移交制度为做好我市农村土地承包经营权确权登记颁证档案（以下简称承包地确权档案）的收集、整理归档工作，确保承包地确权档案的齐全完整和安全，根据广东省农业厅、广东省档案局《关于印发〈广东省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法〉的通知》（粤农〔2015〕161号）和《广东省农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理与移交工作要求》（粤农〔2017〕267号）要求，制定本制度。一、归档范围承包地确权档案是指在农村土地承包经营权确权登记颁证（以下简称承包地确权）工作中形成的，对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、数据等各

2、种形式和载体的文件材料的总称，是承包地确权的重要凭证和历史记录。各级承包地确权归档材料清单见表1-表5。二、职责分工（一）市农业局负责对全市承包地确权档案归档工作的领导，将档案工作纳入承包地确权工作中统筹规划、组织协调；按表5内容要求整理市级归档材料；按照归档材料清单要求对全市承包地确权档案进行归档审核，审核无误后移交市档案馆，审核验收时发现存在错漏的档案，以镇（区）为单位列出问题清单，限期整改提交。（二）市档案局负责对承包地确权文件材料的形成、积累、归档和移交工作进行监督检查和培训指导，对移交进馆的-19-承包地确权档案进行验收。（三）镇政府（区办事处）

3、为本行政区域内承包地确权档案整理工作的主要责任人，应有档案材料整理和存放场所，安排工作经费，配备人员设备，对档案完整性准确性系统性负全面责任。镇（区）农业部门应组织专人按表4内容要求整理镇（区）级归档材料，督促指导村（社区）认真收集、整理相关档案材料；对照归档材料清单进行归档审核，经检查验收合格后，将镇（区）、村（社区）两级承包地确权档案一并向上级提交，交收时应附上交接清单和镇村两级档案完整性准确性系统性承诺声明书（声明书式样见表6）。（四）村（社区）应指定专人按照表1、表2、表3归档材料清单内容要求，整理承包方(农户)、发包方、村（社区）归档材料，整理完

4、毕审核无误后提交至镇（区）农业部门。（五）测绘公司为所中标区域承包地确权档案质量的第一责任人，对承包地确权档案材料形成和收集、归档整理质量负直接责任。测绘公司要切实采取措施及时提供、完善和整改确权材料，确保内业和外业的资料和数据一致、承包方签字画押手续与实际相符、数据库成果汇交无差错、纸张字迹制成材料耐久有效。确权过程中形成的承包地块分布图（公示图、确认图）、工作底图（工作草图），在提交纸质图纸的同时提交电子原图及其专用阅读软件（提交数据光盘并做好标识）。三、归档要求（一）各单位根据承包地确权工作流程所涉及的内容，按照各级承包地-19-确权档案归档清单进行

5、分级归档，对本单位形成的材料进行科学分类，做到应收尽收。归档的承包地确权文件材料应当字迹工整、数字准确、图样清晰、手续完备。归档文件材料要齐全、完整、系统。归档文件的印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管的要求。归档文件材料应为原件。（二）推进承包地确权档案的数字化和信息化建设。承包地确权档案使用中山文档平台进行管理，在平台中著录每份归档文件的基本信息并上传相应电子文件或数字副本。一是加强承包地确权电子文件归档，如承包地块分布图（公示图、确认图）、工作底图（工作草图）可将测绘公司提交的电子原图上传中山文档平台（专有格式的电子原图要将其专用阅读软件一并

6、归档），如果一份文件的电子文本与纸质文本内容不一致（如土地承包合同、承包地块分布确认图纸质文本增加了签名、盖章），在将电子文本上传的同时将纸质文本扫描上传；二是对只有纸质文本的归档材料，整理时应当同步进行数字化扫描形成数字副本上传中山文档平台，建立承包地确权档案全文数据库。没有大图纸扫描设备的，以镇区为单位将本镇区各村（社区）整理编号后的承包地块分布图（公示图、确认图）和工作底图（工作草图）专人送达市档案馆（东区兴文路7号），市档案馆完成扫描后通知各镇区取回图纸和数据光盘。四、归档及移交时间承包地确权档案实行逐级整理归档、逐级审核提交、汇总集中存放的管理制

7、度，各级应在承包地确权工作结束后三个月内完成整理归档工作，整理完毕经审核无误后应在两个月内向市档案馆移交。-19-五、归档文件整理方法（一）分类编号。市农业局、镇（区）、村（社区）、发包方、承包方（农户）五级形成的承包地确权档案作为一级大类纳入中山市农业局综合档案室（全宗号27）统一管理，分四个属类进行整理：综合管理类、确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类。承包地确权档案大类代字为“T”,四个属类用大类代字加属类代号表示：综合管理类为T1,确权登记类为T2,纠纷调处类为T3，特殊载体类为T4。1.综合管理类综合管理类文件按照单份文件整理方法归档，其档号编制规

8、则为：全宗号—类别号—市农业局（镇区）代字—年度—件号。市农业局代