对建立医院数字化档案室的初步设想

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1、对建立医院数字化档案室的初步设想：随着现代数字化技术的不断发展，与传统的档案室相比，数字档案室具有材料资源丰富、传播速度快及信息量大且可以共享等优点。但是在建立的过程中，面临一些困难，解决这些困难对建立医院数字化档案室具有重要作用。　　关键词：数字化档案室初步设想　　　　1.对数字化档案室的认识　　“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮

2、介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域X、广域X、医院内部X、国际互联X，最终实现“数字化档案”管理的一种X络的、新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信X络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新一代的档案管理将是数字化全息档案管理的方式。　　2.建立医院数字化档案室的原则　　2.1统一标准的原则标准和规范是数字化档案室建设的基础，标准的建立应具有前瞻性，不但要指导现在的数字化档案室的建设还

3、应与未来开发的系统形成统一。　　2.2统筹规划的原则应纳入医院建设的总体设计当中。它需要技术、政策、环境的依托和保障。所以医院应根据自身特长积极创新，借鉴其它单位成功经验，引进先进技术和管理经验，避免走弯路。　　2.3完善保密的原则在提供快捷服务、提高医院服务的同时，同时也给档案信息带来了安全隐患。因此要加强对涉密信息的保护。　　3.建立数字化档案室的内容　　3.1制定标准和规范规范和标准是数字化档案管理的有利保障。缺乏完整的标准体系和标准执行不利是目前数字化管理建设中的主要问题。　　3.2信息资源的建设一是通过X络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某

4、一时间段内定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。此外，在归档过程中中

5、建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。　　电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的凭证地位。　　3.3基础设施的建设首先是必需有足够的带宽，以便高速互访，实现跨平台、跨系统的互相转换和链接。此外建立数字化档案室还需配交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息

6、采集设备、数码摄像机、数码照相机、计算机、扫描仪以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录等设备。这一切都是医院数字化档案室建设的有利基础。　　随着档案建设现代化和信息化，为了进一步提高医院档案管理水平，建立数字化档案室是必须的。医院应抓住机遇，克服困难，积极创造条件建立医院档案数据库，为数字化档案室建设打下坚实基础。