文书档案管理之我见

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1、文书档案管理之我见摘要：文书处理与档案管理作为两个相互衔接的环节，二者关系是文书处理工作是档案管理工作的前提，档案管理则是文书处理归宿。木文主要对于档案管理工作的一些见解进行阐述，供同行借鉴参考。关键词：文书档案；归档；细节!/•■、刖目目前，文书处理与档案管理工作岀现“责任不分、归铛不齐、划分不准”等问题，让档案管理工作面临着挑战。木人认为只要归档制度、归档范围以及保管期限得到妥善解决，以上问题都可以迎刃而解。1、确保文书档案工作有条不紊归档制度要落实到位。《中华人民共和国档案法》第十条明确规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必

2、须按照规定，定期向木单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”文件处理部门和档案部门应按规定共同做好文件归档工作。其中括以下几点：一是划分归档责任。档案室应依据国家档案主管部门或木系统有关部门关于文件归档的有关规定，结合木单位工作职能及文件产生情况，制定木单位的归档制度，指导与督促各部门的兼职档案人员认真落实归档制度。二是设定归档时间。归档工作是一项时间性很强的工作，要及时迅速地完成，切不可拖拉。否则，将会造成文件的积压与遗失，影响档案齐全与完整。移交档案的时间一般定在每年的6月份。三是确保文件完整。归档文件

3、必须齐全完整，即文件的定稿与正木、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺;有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；反应木单位主要职能工作与基木历史面貌的档案必须齐全完整。四是同步电子文档。纸质文件管理从文件生成到归档保存，有着一系列严格规范的管理措施保证档案的原始性、真实性，是档案的凭证作用得到保证。电子文件是文件与数字信息的交集，具冇文件的特性，也含冇数字信息的特性，基于文件的热性，电子文件归档管理的0标与纸质文件是一样的，即都是向利用者提供真实、可信的档案内容信息和凭证信息。五是完善交接手续。文件归档

4、时应列出归档清册，作为归档文件的移交证据。归档清册上应填写归档文件的题名、份数、归档部门、移交人、接受人、吋间等内容。同吋，文件归档清册应归入全宗卷保管。2、提高归档责任心，重视细节工作归档范围要细心严谨。归档范围是指哪些文件需要归档，哪些文件不必归档。归档范围是归档工作中的最重要内容。正确划分归档范围是保证归档文件齐全、完整、系统的关键。各单位文件材料的归档范围，应根据国家档案局令第8号发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位实际情况予以制定。其中要掌握几个要点：一是疲以本单位工作活动为主，即“以我为主”，

5、突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位工作由直接关系、本单位是否需要办理、本单位曰后是否考查利用为文件归档的出发点。既不能“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能“有档不归”，将有价值、属于归档范围的文件漏掉。二是本单位形成的文件材料，只有少部分不归档。有四种可以不归档:一是上级单位的普发性不需本单位办理；任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；供工作参考的抄件。二是本单位的重份文件，无查考利用价值的、临时性文件，一般性文件的修改稿、校对稿，无

6、特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本竿位无关的文件材料。三是同级单位的不需贯彻执行的，不需办理的抄送文件材料。四是下级单位的供参阅简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。三是本单位收到的文书中，部分奋查考利用价值的文件材料需要归档。一是针对本单位的来文，即本单位是文件的主送单位。二是上级主管部门来文与本单位业务工作有关。三是来文内容与本单位业务工作无关，但本单位需要贯彻执行的。3、明确划分档案的保管期限，分类管理保管期限要准确划分。把有价值的文件正

7、确纳入归档文件是工作基础,根据其价值大小确定相应的保管期限就是工作归宿。单位文书档案定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。准确理解并把握保管期限划分是档案文件整理工作的难点。国家档案局令第8号规定如下：凡反映本单位基本历史面貌、主要职能活动，在维护国家、单位和职工权益等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。凡反映本单位一般工作活动，在一定时间内有査找利用价值的材料，应列为定期保管。4、结语综上所述，文书档案是事业单位重要的档案材料，它是事业单位行政活动的重要文件，体现了该事业单位的发展历程和成长轨迹，是事业

8、单位性质活动的宝贵经验财富和信息资源。要想走出文书档案“责任不分、归档不齐、划分不准”的现状，只有狠抓制度落实，责任问责到人，严格细心谨慎，才能提高文档价值利用，完善和建立文书档案管理体系，实现供电事业的效能化发展。参考文献：［1］侯