文件控制程序

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1、文件控制程序文件编号：JC-CX02-423-1版本：A/0制定部门：综合部编制/日期：李婷审核/日期：陈志伟批准/日期：侯金豹控制编号：修订记录申请单编号修订内容版本/次核准/日期审查/日期编修/日期1.目的：1.1对与质量体系有关的文件和资料进行控制。1.2确保各相关场所使用有效版本的文件，防止使用作废文件。2.范围：适用于本公司质量管理体系覆盖范围内所有产品的质量管理体系文件及适当范围的外来文件。3.职责：3.1综合部负责编制《文件控制程序》。3.2文件的制定、审查和核准权责文件类别编制审核批准质量手册管理者代表管理者代

2、表总经理程序文件相关部门管理者代表总经理作业指导书相关部门部门经理总经理4.工作程序：4.1文件和记录的编号准则4.1.1质量手册编号方法□流水号□-□□-□□－□□发布年度文件类别公司简称4.1.2程序、作业文件及表单的编号方法流水号文件类别公司简称标准要素编号□□-□□-□□-□□4.1.5外来文件如有编号则以其编号为准，如无编号，则公司内部为其编号。4.1.6简称和流水号规定公司简称：JC质量手册：SC程序文件：CX作业文件：WI外来文件：QW记录简称：QR流水号：一、二、四阶文件为01-99，三阶文件为001-9994

3、.2文件和资料的格式本公司文件均以修订页为首页，每份文件上均应有编号、文件名称和版本的标识，正文格式遵照如下规定。4.2.1质量手册本公司质量手册的制订依标准顺序为基本格式，附参考文件。4.2.2程序文件程序文件由制订部门依工作需要，按文件和资料控制的目的、范围、职责、工作程序、相关/支持性文件、质量记录等六段落的标准格式制定。4.2.3作业指导书依目的、范围、作业程序、附件的段落格式。4.3文件的控制4.3.1文件的编制、修订和废止4.3.1文件制定、修订和废止须由相关人员填写“文件（记录）制、修、废申请单”，由部门主管批准

4、后，方可由综合部人员进行操作，相关信息记录在文件封页的修订记录上；4.3.2可以日期（月、日、年顺序）为文件的代号，如：2009年09月10日编制的文件代号为：2009.09.10，在文件修订页上记录修订情况。目前为避免浪费，对目前无须修订的文件暂时保持原有的版本标识方法，待下次修订时，以新版本规定进行标识。4.3.3文件丢失或损坏等均可填写“文件（记录）制、修、废申请单”申请补发。4.3.4文件的制定、审查、核准权限见3.2的规定。4.3.2文件的控制状态公司内部所有的质量体系文件均应受控，每份文件的均要盖“受控”章。对于外

5、发的文件，如无控制必要则无须标识，也不负责文件的更新。作废文件作废处理，以免重复使用；若需要保留作废文件，则需用红笔在文件上标注“作废留存”字样，并与其它有效文件分开存放。4.3.3文件的分发和回收4.3.3.1由综合部编制“受控文件清单”，表明文件现行修订状态。文件修订后，则由综合部更新“受控文件清单”，并将该清单发放相关部门，各部门收到清单后，核对本部门的文件修订状态，以保证本部门文件最新有效。4.3.3.2由综合部负责文件的分发、回收控制，旧的文件收回后方可发放新的文件，分发、回收情况记录于“文件分发收回记录表”中；4.

6、3.3.3客户提供的技术文件或相关的更改信息及外来标准等文件，由综合部负责收文并评价其适用性、登记归档和分发，相关单位负责实施，收文单位在“文件资料收发登记表”上签名以示收文。其它外来文件由综合部负责收文，由责任部门主管评审后进行编号登记，综合部负责登记和控制分发；4.3.3.4已发行的受控文件原则上不得影印，若因工作需要，由各部门提出，得总经理授权后，方可自行影印。但须加盖部门章及加注日期。4.3.4文件的定期评审由管理者代表负责组织各部门每年年底或次年年初对文件进行一次评审，以确保其持续适宜性。4.3.5文件的控制范围公司

7、内所有的质量体系文件、发放给客户的技术文件均受控，发放给认证机构的文件不做控制，不负责更新。本公司如有影响质量体系变更的情况发生，由管理者代表负责通知认证机构。4.3.6电子文件的控制体系文件由综合部文件管理员放在服务器专用目录下，文件更新时，由综合部文件管理人员操作完成。综合部文件管理人员要定期整理和备份服务器上的文件，以免造成意外损失。体系文件在未经过综合部同意的情况下，不得打印，公司内所有无标识的书面体系文件，在任何现场均不可作为依据。5.相关/支持性文件无6.质量记录6.1受控文件清单6.2文件（记录）制、修、废申请单

8、6.3文件分发收回记录表6.4质量记录清单