信息化背景下企业档案管理探析

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1、信息化背景下企业档案管理探析贵州粤黔电力有限责任公司553505摘要：时代的发展促进了科技的不断进步和更新，在这个信息化背景下企业档案的管理也需要进行不断的改变和优化，这样才可以适应时代发展的需要。那么如何做好信息化背景下企业档案管理成为了我们今天亟需解决的一个问题，木文主要是对信息化背景下企业档案管理中存在的问题进行分析，并针对这些问题提出几点优化建议，以提升企业档案的管理水平。关键词：信息化；企业；档案管理随着市场经济的不断发展，企业之间的竞争U益加剧，企业档案代表着企业发展的整个状况，反应了企业成K:的历史和企业文化，是一种对企业发展来说

2、意义重大的资源［1］。在今天传统的档案管理模式己经不能适应时代和企业发展的需要，在信息化不断发展的形势下需要更加注重于对信息技术的使用，增强对档案的信息化管理，从而保证企业档案的完整性，更好的促进企业不断发展。一、信息化背景下企业档案管理中存在的问题分析1、档案管理人员素质较低目前很多企业内部档案的管理人员素质存在普遍较低的现象，人员的素质无法满足时代的要求，缺乏现代化管理的意识和观念。很多的档案管理者认为档案的管理只是一些资料的简单储存与保管，缺乏法律的意识和观念，对于档案管理的一些只体的法律法规也不是很了解，无法真正的将一些应归档文件资料完

3、整的收集，有效的利用，做不到企业档案管理中的创新。另外在一些企业的档案管理中从业人员年龄普遍较高，所以对于一些先进的管理，这些人员无法做到熟练的应用，从而导致了档案工作管理效率低下。2、网络的安全性能较低信息化背景下各种档案资料在网络系统中相互的交融，开放性比较强，所以在很大的程度上增大了信息的风险。例如一些电脑黑客就可以通过一些系统的漏洞进入对方电脑的系统之中，将对方的信息进行窃取、盗用等等。另外网络系统自身的不完善也为危险的发生提供了有利的条件，造成了档案信息的安全隐患。一些计算机病毒、黑客等的攻击也是0前影响网络安全性的重要因素，是0前信

4、息化背景下较为严重的一个问题。3、档案信息的利用率不高档案的利用率低也是0前信息化背景下企业档案管理存在的缺失，一方面主要是在现如今很多的档案管理者对于信息技术的使用还不是很熟练，虽然在对档案的管理上面使用了先进的管理设备与管理系统，但是经常无法真正的发挥其作用，在档案的利用管理上缺乏有效的应用，以至于很多的档案无法得到科学的开放被人所用，导致了档案的利用效率低下，管理不完善。4、企业管理者档案意识不强企业管理者对于档案管理的重视程度也影响着信息化背景下企业的档案管理水平。如今很多的企业管理者对档案管理的意识不强，更加注重的是生产与经济效益的提

5、升，对于企业自身的档案管理比较忽视，从而在档案管理工作上面投入的人力、物力、财力相对较少，在一定程度上制约了企业档案管理工作的开展和进行。二、信息化背景下如何优化对企业档案的管理1、加强企、Ik档案资源的信息化建设在信息化背景下首先要将企业的各类档案资源信息化和电子化，将一些企业的纸质档案进行筛选，并通过扫描仪或者是手动的输入将这些数据进行电子化转变，这样一方面便于档案的储存，另一方面也冇助于提升档案管理的水平和效率，迎合信息化时代的特点。另外还要建立企业内部的数据库，可以让档案实现共享，服务于企业的员工和企业发展，只有这样才可以真正的实现企业

6、档案的信息化管理，适应信息化的时代特点。2、提升企业档案管理人员的综合素质在信息化背景下应对企业内部的档案管理人员进行整体素质的培养和提升，以适应新时代的需要。0前我国的档案管理人员受传统的管理方式和管理观念的影响较为严重，所以工作的方法相对较落后。在当今信息化背景下一些先进的科学技术应用而生，企业应根据发展的需要对档案管理人员进行继续教育，使他们可以顺应时代的要求，将更多的先进技术和管理手段应用到工作之中。提升管理人员的专业素质。另外还要对企业广大员工进行思想政治教育，提升员工的觉悟和对企业的责任感，自觉的对企业的内部档案进行保密，保证档案的

7、安全性和真实性。3、转变管理观念，创新管理方式企业管理者应该逐渐转变观念，不仅只是单纯的去注重经济效益的提升，企业管理者应该将档案管理和企业的经济提高相结合，将信息资源转变为企业发展的内在动力。另外要创新优化档案的管理模式，改变传统的管理方式，将一些纸质档案及吋的转换为电子档案，便于今后利用，以提升档案的利用率。建立企业内部数据库，将档案实施统一管理和分析，促进企业档案管理水平的提升。4、完善管理体系根据自身企业的发展特点和需要建立健全完善的企业档案管理体系。档案管理人员要加强对档案的管理意识，对档案进行严格的审查，并i将档案整合的环节进行有效

8、的联系起来，一方面提升了效率，另一方面也可以使责任能够具体落实到位，使档案更完整、真实、信息化。另一方面要根据国家的法律规定及企业自身的情况制定严格的