城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探

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1、城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探冋珊吉林省四平市市政设施维护管理#摘要：伴随着屮国互联网的普及与应用，城建领域屮的档案管理工作也得到丫前所未有的发展，传统的档案管理模式已经无法满足这个时代的发展，同时也为纸质档案管理工作带来了冲击。在这种情况下，我们有必要对城建档案纸质档案与电子档案并行管理展开探索，结合实际的工作情况对城建档案管理中的“双档”管理工作进行有效分析，以此来推动整个领域的发展。关键词：城建档案纸质档案;电子档案;并行管理;作者简介：高珊，吉林省四平市市政设施维护管理中心。电子信息网络技术已经

2、在这个新时期的发展中得到了前所未有的推广，而城市建设管理档案更是由于其非比寻常的重要性而得到了人们的重视。在电子信息网络技术的推动下，如何将电子档案与纸质档案进行有效的并行管理已经成为丫现阶段我们急需解决的一个问题。一、城建档案纸质档案与电子档案各自特点结合现阶段中国建设档案管理工作的发展趋势，以及电子档案与纸质档案的不同特点与属性，只有将二者的优势继续拧互补才能够在瞬息万变的市场经济屮立于不败之地。作为一种传统的信息载体传播方式，纸张档案与电子档案和比较更具有悠久的历史，作为一种档案生命的延续与产生纸质档案已

3、经在数千年的演变中形成了一种重要的信息资源，被广泛的应用在了各个领域。而这种原始记录的手段不仅最大程度上还原丫信息的真实性与准确性，同时也兼顾丫其特有的凭证作用。从其发展过程与结果上来分析，其特有的手工签署文字、具有法律效力的印章与签署标识均是电子档案所不能替代的。然而纸质档案却也存在一定的局限性，例如随着时间的流失我们的纸质档案上面原有的印记会逐渐变浅，而温度影响、空气质量应当等外界因素都会造成纸质档案的丢失，这种情况下我们便要将电子档案引入到实际的城建档案管理工作屮。现阶段的城建电子档案主要是利用网络、光盘

4、、移动硬盘等载体进行报送与保留的。在这个过程中，城建领域的档案资料、数字资料甚至照片资料等，均可以转变为一种电子信息进行保留，在手机、筛选与加工的过程中转变为一种计算机软件可以识别的二次文献信息。其特点主要存在以下两个方面：一方面是吋间效率上的特点，城建电子信息档案不同于其他领域的档案，更多情况下我们要求城建档案可以对文字、声音、图形甚至照片等进行记录，由于传统的纸质档案无法实现这种功效，所以电子档案便应景而生，与此同时哈可以通过多次录入、多次输出等方式对档案进行补充与查询、利用。另一方面则是起信息共享性特点。

5、城建领域的电子档案可以不分时间、不分空间的通过计算机管理软件来展开多名用户的共同阅读与共同使用，最大程度上减少了等待的时间。二、城建档案纸质档案与电子档案并行管理的应用通过上述分析我们对城建专业领域中的纸质档案与电子档案各自特点有了较为深入了了解，下面就来结合实际工作经验，对实践中二者的并行管理应用展开研究。（一）电子档案与纸质档案的并行管理应用原则想要对城建工作体系建设进行强化管理，有序、规范、科学的工作体系是首要前提保障。通过层次分明、分工细致的档案管理体系不仅能够实现数字化的管理手段，同时还能够不保证整体

6、城建工作的顺利开展与进行。所以现阶段的城建档案必须要将纸质档案与电子文件展开并行管理，在具体的应用过程中要借助两种档案管理方式的各自优势做到扬长避短，并通过打造先进的管理层面与技术操作层面来进行推进。让每一个环节的工作人员、城建档案参与者都能够做到有据可依。而在“双档”的并行管理过程中我们还应当打造一支专业化的管理队伍，来实现团队合作的有效性与高效性。（二）并行管理的具体应用首先，要做到服务手段上的革新与创新。由于城建档案管理工作其FI标是为了施工过程与完工后的若干年后，对于一些突发状况能够在一定的时间后还可以

7、做到有据可查，所以我们必须要在实际的工作中无论是电子档案还是纸质档案，都必须要做到服务到位。在这种情况下便要对“双档”工作的管理与操作人员进行培训，结合实际的“双档”工作发展来引导他们学习会一定的“双档”管理知识，以此来适应档案事业的发展。其次，要做到取长补短、扬长避短。在实际的城建档案管理工作中，并不是要求我们的档案管理工作必须要做到所谓“与时倶进”、“赶时髦”的来将传统的纸质档案进行全盘否认，在应用的过程中我们可以将一些图片、声咅类的档案进行电子管理、而对于一些签字、会签、印鉴等重要实物证明，在制作成电子档

8、案后，按照一定的标准分类进行纸质档案的归档管理。这样一来，不仅弥补了两种档案各自的缺点、起到了扬长避短的作用，同时也对城建档案进行了双重安全保障。最后，要建立完善而科学的档案管理制度。一方面正如前面所言，电子档案与纸质档案的关系是谁也不能替代谁的，所以在这种环境下我们必须要对“双档”的并行管理制定科学的制度，通过全程管理职责要求来明确审批、规划、施工、建设以及监理等各个环节的职权划分与