关于电子档案管理的探讨

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1、关于电子档案管理的探讨刘淑珊（清远市技师学院广东清远511517）摘要：随着科技的发展，计算机技术及信息技术应用的普及和深入，电子文件已实实在在地走进了我们的生活和工作之中。由于电子文件自身的特点，对我们的档案工作提出了严峻的挑战，正在改变着传统的档案管理方式与方法。因此，档案工作者必须转变观念，提高自身素质，依靠科技和管理做好电子档案管理工作。关键词：电子文件电子档案档案管理。随着信息化建设的迅速发展，政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等都可以用计算机技术和M络技术进行，由此而产生了电子公

2、文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等电子文档。办公过程的文字载体发生了由纸介质向磁介质（电子化）的质的转换，也就是说档案部门即将或已经面临着接收、整理、保管和利用电子档案的新课题，而且是一个无法回避、只能积极应对的现实问题。图文介质载体的转换，给档案这个被动的后道工序带来了工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑战。一、加强电子文件的运作与管理。从电子文件的形成、运行到归档管理，应当责成主管部门或负责人统一协调，在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的

3、质量。在这个过程中必须注意生成电子文件的专用软件必须与电子文件一同归档；对已归档的电子文件应有严格的制度和有效的技术措施，确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为归档长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷W—同归档；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到长期保存的脱机载体上；異有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或主管部门的规定，要有必要的安全保密措施，以确保电子文件的安全。二、依靠科技和管理解决电子档案的安全问题。计算机安全问题不可能仅在局部或个别系

4、统的基础上得到根本解决，真正有效的办法是从系统设计、人员管理、制度规范、技术手段等多方面进行综合保障。主要措施包括:第一，注意电子档案的物理防护，主要是防磁、控制环境的温湿度和防机械损伤。第二，建立有效的防灾系统。最根本的措施是建立电子档案的备份系统，理想的备份系统应该尽量满足全方位、多层次的要求。应依靠硬件备份防止物理性故障,在此基础上用软件方式和人工结合的方式对付因软件或误操作造成的数据的逻辑性损坏,从而构成对电子档案的多级防护。第三，访问控制。这是网络环境下电子文档信息安全防范和保护的主要措施和手段，它的主要

5、任务是保证电子文档在内的网络资源不被非法访问和非法使用,主要采取入网访问控制、权限控制、防火墙控制。第四，信息加密。其0的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息传输，确保不宜公开的电子文档的非公开性。第五，数字签名。这是用来确保电子文档的真实性而进行身份验证，验证其内容是否被篡改或是否被伪造。第六，防写措施。将电子文档设置为“只读”状态，只能阅读，不能修改和复制。第七，建立有效的管理制度。采用法定程序，对电子文件的生命周期进行全过程的管理，要求管理人员认真登记日志，人员变动时做好交接记录。在软件管理上,要做到软件统

6、一制作和配发，及时备份归档,软件资料保密，数据、参数、密码保密等。三、更新观念，提高管理人员的素质。面对电子文件对档案管理带来的“冲击”，档案工作者当务之急是更新传统的管理观念，转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，树立档案现代化的管理意识，进行科学的管理。同吋，随着现代化信总技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式、工作重心、服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，冋吋对他们的文化素质和专业素质提

7、出了相应要求，档案工作人员除了要具冇扎实的冇关档案学方面的知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识己不局限于计算机基础知识的掌握，还应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案管理中的应用，以适应新时期档案工作的需要。四、行政立法。为便于电子文档一体化提出电子文档格式、版式的法定要求，保证电子公文向档案管理系统的平滑移交，实现档案计算机网络化管理，国家档案、标准化管理部门要尽早联手制定电子公文一体化业务流程技术标准体系和规则。具体讲就是针对电子公文文档一体化业务流程，分别对文件、档案、

8、文档交换三个方面建立文档安全与管理机关的标准体系。需要强调和说明的是，标准化建设必须抓住核心，要简单易行、方便操作，否则为达标而给文秘工作人员增加过多的工作量，实际运作中就很难推动了，因为档案部门对文秘部门的制约力度是有限的。五、通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能。最科学最便捷的办法是，充分利用现有国际、国内公认的成熟的协议、标准等技术，以国际标准或国