浅谈档案资源建设与信息化管理

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1、浅谈档案资源建设与信息化管理惠州市疾病预防控制中心惠州516001摘要：档案资源是开展档案工作的基础条件和重要因素，档案资源是做好疾控档案工作的前提和保证，是丰富和完善档案系统结构，更好地提供档案利用和服务的首要条件。随着国家经济快速发展，档案工作的发展也将不断创新,与时俱进，档案信息电子化必将是时代的产物，社会发展的必然结果。因此，我们要把档案资源建设与信息化管理相结合来作为档案工作的重点，从源头抓起。关键词：档案；资源建设；信息化目前大多数综合档案部门存在着档案门类、内容、载体单一和档案藏量少、文件重复率高、不同档案比例严重失调的状况，严重制约着档案

2、利用工作的开展。具体表现为“四多四少”：文书档案多，科技档案、专门档案少；纸质档案多，照片、音像等载体形式的档案少；党政档案多，业务档案少；原始档案多，数字、编研档案少。究其原因，主要还是因为思想认识上的偏差。有些档案室只注重文件材料的收集归档，没有开展对单位基木建设、科研课题、仪器设备等科技档案的收集归档；有的只注重文字材料的收集归档，没有将在公务活动中形成的照片、音像资料作为归档范围，或虽留心收存，但在向档案室移交时却又截留下来；有的只重视接收党政管理形成的档案，而忽视了反映其主要职能活动的业务档案。档案品种单一极大地制约着档案服务功能的有效发挥。而

3、将现有实物档案信息化、系统化，是加强档案资源建设的有效手段，可不断提高档案服务能力和管理水平。主要可从以下几个方面入手：一、做好宣传工作，灌输归档意识一方面，档案部门要加强《档案法》等法律法规的宣传，另一方面，还要加大力度，釆取多种形式，加强档案信息的宣传。首先要加强有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使大家知道档案是什么，档案有什么作用，档案不仅仅可以提供给相关业务部门利用，还可以服务于各有关单位，服务于全社会。其次，要加强档案开放0录或开放档案信息内容的宣传，使大家了解己收集归档档案的内容。再次，要加强有关档案利用工作的宣传，宣传如何利用档案，从而引

4、导大家利用好档案，并让那些在档案利用当中受益过的人们增强归档积极性。二、加强制度建设，强化规范管理健全的档案管理制度是做好档案工作的基础，档案工作规范化、标准化，是实现档案有效管理的保证。我们要建立严格的归档制度，让单位的档案管理做到有章可循。各档案部门要明确本单位档案的接收范围，制定本单位的档案归档范围和保管期限表，把能够反映单位主要职能活动的不冋门类和载体形式的档案都按要求列入归档范围。同吋，还要对各部门产生的归档材料从收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁等环节制定一套严格的档案管理制度，把住档案的入U质量关，不该归档的不混入，应当归档的不散失。三、丰

5、富档案藏量，增加特色档案档案品种单一极大地制约着档案服务功能的有效发挥。加强档案资源建设的最有效的途径就是丰富和完善档案结构，为更好地提供档案利用和服务创造条件。因此，我们不但要接收党政工作中形成的文书档案，还要注重接收单位在业务工作和科研工作中形成的业务、科技档案；不但要接收纸质档案，还要注重接收如照片、声像档案、电子文件档案、荣誉实物档案等苏它载体的档案。同吋，我们更要注重重大活动档案的收集，针对在实际工作中形成的珍贵历史资料，还冇在创建国家卫生城市、省级文明单位及绩效考核工作中形成的专题档案,从而不断丰富单位的档案资源。四、加强档案信息化建设，做到

6、系统化、程序化管理所谓档案信息电子化，就是以馆（室）藏档案资料纸质或实物形成为主要物质对象，其形成存储与管理的方法与传统的技术方法有所不同，主要是通过扫描仪等电子化方法及开发档案管理系统，对纸质和实物档案进行收集、记录、筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形成的二次文献信息，进而为人们及吋准确、有效利用的过程。档案信息电子化，可做到档案信息管理系统化、程序化、科学化，大大提高了档案管理水平，为往后档案的查阅利用提供便利。五、开发档案信息网络平台，丰富信息资源共享档案信息资源开发的不足也影响着档案的利用效率。0前我们大多档案网站上所提供的档案信息资源多

7、是0录级数据，而档案全文却很少，全文档案在网站信息资源中所占比例很低。对于能够更深刻揭示、评价档案藏量的编研材料,如资料汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等则更少见到。这就意味着，即使利用者在网站能够查阅到其所需档案的某些信息，其需求也极奋可能无法得到全部实现，仍需要到档案室进行进一步的査询。这样一来，档案的利用效率就人大降低了。为此，我们要加快档案信息M络平台的建设步伐，丰富档案信息资源。并iL需要与各类存储设备网络设备操作系统信息安全系统同时配合，只有建立合适的计算机网络，才能充分发挥档案信息电子化的整体效益。在数字化进程中，要本着利用优先、分步实

8、施的原则，对一些珍贵档案资源如重要纸质档案、照片档案、音像档案优先进行数字化，再