对医院电子文件档案管理的几点思考

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1、对医院电子文件档案管理的几点思考许黛薇周明明安徽医科大学第一附属医院(安徽230022)［中图分类号］R197.323［文献标识码］A［文章编号］1810-5734(2010)5-0041-02目前，电子文件档案管理是医院档案管理的重要内容，其在医院档案管理工作中越来越重要，木文从建立健全电子文件的管理体制和工作职责、严把电子文件的收集与积累关、认真做好电子文件的移交与保管工作、切实做好电子文件的利用和销毁工作，以防失密、泄密四个方面探讨电子文件档案管理。随着信息化的发展，记录档案信息的载体日趋多样化，括文木文件、

2、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据文件等。在管理方式、载体形式、信息互动等方面对纸质档案形成巨大的冲击，原有的档案管理模式己难以适应现代档案工作的发展要求。目前电子文件已成为医院档案的重要组成部分。为了加强医院电子文件的归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为医院发展服务，笔者认为应做好以下几个方面的工作。1建立健全电子文件的管理体制和工作职责1.1实行专人负责文件的形成、积累、收集、整理和归档的过程涉及多个部门，这些部门职责界限有时难以区分。应加强组织领导，实行

3、全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。有关部门应统一协调，指定专门机构或专人负责电子文件。1.2制定相关制度制定电子文件管理的规章制度和标准规范。应按制度严格要求，妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整性、真实性和有效性。结合医院具体情况将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入科室文书处理和档案管理程序中，并纳入相关人员的岗位责任制中。电子文件归档范围可以参照有关纸质文件的归档范围，划定保管期限，明确电子文件类型，让形成电子文件的部门和相关人员了解文件类型和归档范围。保证管理工作

4、的连续性和电子档案的质量，确保其信息的真实性和完整性。电子文件一旦形成，立即交档案部门归档。1.3加大投入实现档案的现代化管理用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省吋间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。要加强对电子文件管理的硬件和软件建设。医院档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索

5、工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。1.4加强电子文件档案的安全管理加强电子档案的安全管理是保障电子档案的原始性、完整性与真实性的重要手段。电子文件由于可重复性强，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也易于被更改。这些问题使电子文件原始凭证性辨别变得复杂而困难；一些不可抗拒的自然灾害侵袭，如计算机故障、黑客入侵等，极易造成电子档案的破坏和丢失。因此要建立、加密身份验证的保护措施，确保在传输、处理和提供利用过程中不会出现资料变更，冋吋还须做好本地与异地备份工作。2严把

6、电子文件的收集与积累关2.1电子文件的收集范围凡是在医院工作中形成的、真实反映本院各项工作活动情况并且有考察与利用价值的磁盘或光盘等化学磁性材料载体上的文件者是收集对象。其中包括：一是文体文件：主要是通过计算机文字处理形成的文字文件、表格文件等，重点是定稿电子文件和正式电子文件；二是图像文件：主要是通过数码相机拍摄的图像文件；三是影像文件：各种会议或重要活动通过视频设备并经计算机处理的动态图像文件；四是多媒体文件：运用多媒体技术形成的需要借助多媒体体现反映出来的文件。2.2电子文件收集的要求2.2.1在文件形成过程

7、中只产生电子文件时，应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同吋进行备份并储存到能脱机保存的载体上。2.2.2记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查找价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留。2.2.3正式文件是纸质文件，已向计算机全文转换的，与正式文件定稿内容相同的电子文件应保留。2.2.4对网络中处于流转状态，暂无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在存储器中，以防散失。2.2.5对于不同种类的电子文件在收集吋均应采取规定的通用格式。2.2.6计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的

8、与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。2.2.7对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，-其内容信息可脱离模板存储，模板作为电子文件的元数据保存。2.2.8定期制作电子文件的备份，以防其丢失。3认真做好电子文件的移交与保管工作。3.1对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将苏移交到档案保管部门，进行集中保管。