档案数字化过程中的信息保密

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1、档案数字化过程中的信息保密管理科学?95?档案数字化过程中的信息保密李翠艳（武警石家庄指挥学院，河北石家庄050061）摘要:档案在数字化过程中的保密是现在大家面临的一个难题，木文以档案数字化过程的顺序为切入点，论述了数字化过程中三个时期档案保密应该采取的措施.关键词:档案数字化;档案保密;管理档案数字化建没是信息社会的要求，是档案现代化建设中的_个重要的内容，但是在建设过程中却经常岀现因为档案管理人员保密意识不强或技术方面的原因而发生泄密.那么，在档案数字化工作过程中采用什么样的管理方式和管理手段，使用什么样的技术作为支撑才能使档案数字化过程中不泄密，保证档案信息

2、的安全呢？1档案数字化前的保密管理1.1加强保密知识的宣传教育提高保密意识档案部门在数字化之应对本单位从事数字化的人员进行保密知识的宣传教育提高他们的保密意识.根据《中华人民井和国档案法》，《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》等有关法律法规和标准的规定，制定档案数字化中的档案安全保管和保密工作责任制.档案部门要制定具体的工作方案’｛周整充实档案保密领导机构，建立健全保密检查，安全保管制度.工作人员要分工明确，责任到人从档案出库，前处理，数字化到最后检查，还档和数字档案信息的存储备每个环节，步骤省隈安排专人负责保密检查.1

3、2审查档案数字化承建单位资质及其人员保密素质档案数字化工作的承建单位应该有保密资质，并对其进行资格考查，数字化承建单位要严格遵守《保密守则》和档案法律法规，而且双方要签订保密协议严格按照档案数字化工作流程进行，确保数字化加工中档案信息的加工场所必须配备防盗报警系统，视频监控系统.对于数字f匕力日工场所制定检查制度，进行定期和不定期的检查，发现I'nJ题及时解决，防止各类档案泄密事故的发生.14使用国产化的装备档案部门在数字化工作时用于数字化的计算机及网络设备，部件，软件等装备使用国产的，如果确实没有国内产品，需要使用国外产品的，需通过保密部门进行必要的检测肪止使用了

4、被安装了间谍软件，部件而造成泄密.2数字化时的档案信息保密2.1严格执行档案数字化作流程，确保每个环节不泄密严格做好档案进出及各个工作流程的登记工作，确保每份档案的流向有书面记载.设计与”调档”工作相配套的《档案调档登记表)).与”前处理”工作相配套的《档案数字化前处理登记表与”数字化”工作相配套的《数字化加工登记表》，与”检查数字档案信息”工作相配套的《数字档案检验登记表与”数字档案信ilf诸，备份，提供利用”1二作相配套的《数字档案信息存储备份登记表》和与”还档”工作相配套的《档案验收还档登记表》等，每张表格均标明日期，全宗号，目录号，数量，张页数，重量，破掼情

5、况等相关信息’并要求相关交接人员签字确认，做到每份档案的去向都登记在册.通过这些涉及各个II作环节的登己表，让数字化工作中每份档案有一份明确清晰的记录，每个加工环节的档案都是安全的.2.2加强数字化加一r过程中的硬件设施管理，确保数字化档案信息的秘密221硬件组成主要是指实现档案数字化作所必需的设备.包括服务器，终端设备，存储设备，网络设备，各类输入设备等.服务器:在数字化过程中应配备专用服务器蛰端设备终端设备应采用可以控制各输出E1，如USB□，打印口，软驱，可刻录光驱的专用计算机I存储设备者数字化所形成的数据量较大，则耍购买专用存储设备，如磁盘阵列，否则可采用在

6、服务器上加装硬盘的方式;网络设备:采用100M以上带宽的网络设备用于数字化过程中各工序的信息传输和共享输入设备:纸质档案数字化可采用专业局速扫描仪，彩色大幅面扫描仪，零边距高速平板彩色扫描仪等设备，录音录像档案数字化可采用专用音视频采集设备.2.2.2网络构成档案数字化加工网络必须采用物理隔离方式，打造封闭式档案数字化工作网络体键数据，他仍然难以得到所需的信息，因为所有的数据都经过Y加密.另外徽据库加密后，可以设定不需要了解数据内容的系统管理员密码，大大提高了关键数据的安全哇.对数据库数据的加密可以在三个不同层次实现分别是OS，DBMS内核层和DBMS外层.3-2存

7、储介质的管理在卡当案数字化工作完成，数字档案信息通过验收并移交后’力口工工作站，移动硬盘，II盘，光盘等暂存及传输介质上的数据必须按照保密规定，使用专用工具在档案部门工作人员的现场监督下删除参与该项H的所有计算机硬盘，移动硬盘，专用11盘等存储介质向该项目的档案管部门移交.33应用信息安全技术，防1E数字化档案信息的泄密对数字化的涉密信息采取保密措施，根据需耍对不同密级信息分级管理对秉要涉密信息进行适当加密;涉密计算机按要求设置密码，设置使用权限，身份认证;及时对防病毒软件升级，安装漏洞补丁对系统实施ii々rm控审计等，对涉密计算机考虑解决好电磁泄露防护问题，使