采购业务流程及管理制度

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1、采购业务流程及管理制度总则第一条采购部门的划分1．生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。2．日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。第二条采购作业方式一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应

2、厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。第三条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购

3、作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。采购作业处理第四条询价、比价、议价(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。(四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办

4、）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。第五条审核及批准附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。第六条订购(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。(二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购

5、单”上署名“暂借款采购”，以供识别。第七条整理付款1．材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。2．缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。3．超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。价格及质量的复核第八条价格复核与市场行情资料提供1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。2．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。第九条质量复核采购部应就企业内所使用的材料质量予以

6、复核(如材料选用、质量检验等)。第十条异常处理审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。附则第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。采购主、辅料管理制度补充1，根据计划单采购主、辅、料。2，现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签

7、字。然后到财务部办理报销手续。3，订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。采购员岗位职责岗位名称：采购员直接上级：采购经理负责对象：物资的采购、供应（主要指采购材料）工作目标：要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的满足权力与责任：严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；根据

8、生产计划和资金情况，编制采购计划；全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作；掌握好实际库存和在途物料情况；合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购计划及时购进；对主要原料供应商进行考查；负责签订购货合同；严格执行原料包装材料入库检验制度；随时掌握原料，