关于提高企业档案现代化管理水平的几点思考

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1、关于提高企业档案现代化管理水平的几点思考王巍（神华国华徐州发电有限公司总经理工作部综合档案室徐州221166）“自古彭城列九州，龙争虎斗几千秋。”在历史文化名城江苏省徐州市北郊，矗立着一座大型的火力发电厂，这就是徐州发电有限公司。徐州发电有限公司是国有特大型企业，于1976年正式建设，至1987年底全部建成。共安装4台125M液晶显示屏幕微机一台，激光打印机6台，光盘存储器l台，文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的

2、档案信息资料。我公司的档案管理系统是办公自动化系统的一个子系统，该系统基于LotusNotes系统平台，不但具有跨平台使用、混合性复合文档等特点，而且提供了强大的网络计算功能。　　关于提高企业档案现代化管理水平的几点思考王巍（神华国华徐州发电有限公司总经理工作部综合档案室徐州221166）“自古彭城列九州，龙争虎斗几千秋。”在历史文化名城江苏省徐州市北郊，矗立着一座大型的火力发电厂，这就是徐州发电有限公司。徐州发电有限公司是国有特大型企业，于1976年正式建设，至1987年底全部建成。共安装4台125M液

3、晶显示屏幕微机一台，激光打印机6台，光盘存储器l台，文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。我公司的档案管理系统是办公自动化系统的一个子系统，该系统基于LotusNotes系统平台，不但具有跨平台使用、混合性复合文档等特点，而且提供了强大的网络计算功能。科技档案管理是档案管理系统的重要模块，它主要提供了：文件录入、文件修改、文件删除、公文转储、辅助立卷、文件编号、手工组卷、案卷修改、案卷删除、合卷、拆卷、

4、案卷编号、打印表格等功能，它的应用确实给我们带来诸多的便利，不仅帮助我们对归档资料进行迅速地分类、组卷、归档，而且能使我们随时了解室藏量；不仅把我们从手工抄录的繁忙劳动中解放出来，而且为案卷质量的提高及检索工具的编制创造了良好的条件，同时，为档案信息资源的开发利用也奠定了坚实的物质基础。然而，随着计算机技术的发展，各部门对档案电子化管理的要求也日益提高，原有的档案管理软件远远满足不了各类专业人员的需求，主要表现在以下两点：(1)只能做到目录管理，未能达到全公司信息共享。（目前文书档案已达到全息管理信息共享

5、）；(2)档案管理中非常重要的一个工作就是对档案的检索。基于LOTUSNOTES档案管理系统科技档案未有达到全息管理，用户需要查阅档案只有到档案室进行查阅。当今科学技术飞速发展，信息、物质、能量已成为衡量一个企业发展程度和科学技术水平的标志。为此，档案工作必须打破以前的固有模式，采用现代化的管理手段，使档案成为一种重要的信息资源，为现代化建设服务。档案信息管理自动化，是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术，将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息，建立起一个能对档案文献和档案目录

6、中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制，融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲，档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志，计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出，目前已由探索变成了现实。在江苏省电力系统中已经在连云港供电局、无锡供电局、扬州供电局、苏州供电局等单位完成了工程图档系统的实施，并获得了用户的好评。并且，它与电力系统基于LOTUSNOTES的档案管理系统有无缝的连接。我公司新近投资购置

7、了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，包括数据录入子系统、收集整编子系统、档案查询子系统、权限设置子系统、借阅管理子系统、数据转换子系统、数据维护子系统、销毁管理子系统、统计报表子系统、光盘制作子系统、W机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建

8、设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。再再再又如为确定我公司两台百万机组工程投资项目竣工决算的合法性、真实性，资金使用的合理性和有效性，提高项目管理水平，保障资金合法使用，维护出资人合法权益，保证投资活动合法、真实、合规，我公司委托天职（北京）国际工程项目管理有限公司进行审计。审计人员自2013年3月中旬进驻至2013年9月，陆