会议论坛筹备流程及清单

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1、论坛筹备一、拟定论坛筹备方案1、确定论坛内容2、论坛时间、地点、形式、规模3、拟邀请嘉宾名单和参会人员或单位4、制定论坛流程二、制定工作分工（一）会务组1、论坛报批手续2、确定论坛时间、地点、3、会场形式布置4、拟定论坛方案及流程5、物料、资料、礼品的准备与发放6、制作论坛服务手册（时间、地点、座位图、交通图等）7、协调督导各组工作进度（二）接待组1、主讲嘉宾及参会单位邀请（拟定邀请方案、制作邀请函）1、现场参会人员组织（根据论坛规模组织）2、参会嘉宾及单位人员酒店预订3、参会嘉宾及单位人员用餐安排4、参会嘉宾及单位人员交通管理（接送站或车票预订购买）5、论坛期间的

2、交通安排（会场——用餐——酒店）6、回访工作（一）新闻组1、对会场设备准备及调试工作（灯光、音响、投影等）2、会场背板（LED或喷绘）及内容准备3、摄影、摄像安排4、记者媒体的邀请及安排5、拟定答记者问流程及内容6、与媒体核实新闻通稿（核实通过后方可公开）7、利用新闻媒介对论坛进行宣传（微信、微博等）8、资料存档（二）后勤组1、制定应急预案（人员及消防安全）2、现场设立医务组1、现场参会人员安检及证件检查工作2、制定现场安保方案及执行3、制定场外车场交通秩序方案及执行4、制定进场、退场秩序方案及执行5、会场内安保、保洁及搬运工作（一）财务组1、会前物料的采购工作2、

3、统筹大会收支工作3、票据报销工作4、劳务费发放工作5、收支登记总结一、物品筹备清单序号名称规格及数量单价（元）合计（元）备注01会场搭建布置02LED背景板喷绘背景板03音响04灯光05电脑、投影设备06会议服务人员07茶水08矿泉水09小毛巾10桌牌11会场绿植布置12桌花或讲台花13茶歇点心、水果14电子签到喷绘背板15签到桌/笔/本16签到处接待礼仪17资料、礼品准备18车辆租赁19指示标识制作20证件制作21安检设备总计