酒店采购流程详解

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1、龙腾酒店采购制度  一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程: 仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,各部门按计划需要补充物品的,由各部门填写需用计划表交食品库库管或物品库库管,库管员汇总各部门需申购的货物,再根据库存情况,填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格;(2)平均每月消耗量;  (3)库存数量;  (4)最近一次订货单价; (5)最近一次订货数量;  (6)提供本次订货数量建议。经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购

2、部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,经总经理批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。  2、部门新增物品的采购工作流程:  若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经总经理审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,经总经理批准后,采购部立即组织实施. 3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程: 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一

3、份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格; (2)最近一次订货单价;(3)最近一次订货数量;  (4)提供本次订货数量建议。 采购部在至少三家供应商中比较价格品质,经总经理批准后,组织采购。4、鲜活食品冻品的采购工作流程:蔬菜、肉类、冻品、海鲜,水果等物料的采购申请,由食品库主任或各部门总厨根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。  5、燃料的采购工作流程: 采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油

4、、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,并组织实施。  6、维修零配件和工程物料的采购工作流程:  工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:  (1)货品名称,规格;(2)平均每月消耗量; (3)库存数量;(4)最近一次订货单价; (5)最近一次订货数量; (6)提供本次订货数量建议。  大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面),且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格;  (2)库存数量;  (3)最近一次订货单价;  (4)最近一次订货数量; (5)提供本

5、次订货数量建议。 以上采购申请单经总经理签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,经总经理会批准后,采购部立即组织实施. 二、采购工作流程中须规范事项: 1、采购申请单一共三联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部存档核实。2、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。 (1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。 (2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确。  3、邀请供应商报价。

6、  三、货比三家工作流程: 每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是: 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,  包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。③提

7、出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。 2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报总经理审核.3、采购部应尽量选择一般纳税人资质的供应商,要求对方开具增值税专用发票;若供应商为个人或者小规模纳税人,则要求开具小规模税率的增值说专用发票或增值税普通发票。四、采购付款流程1、关于月结供应商付款流程1)收货:要求供应商提供一式三联的送货单,并把货物与送货单都送到

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