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1、农科单位档案管理路径研究一、夯实档案基础业务,优化档案工作质量1.加强档案资料收集贯彻国家档案局8号令,制定《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》,并通过编入兼职档案员手册、院办网站公布等方式,要求各单位、各部门和全体兼职档案员认真学习,并随时检查执行情况。实际工作中,我们通过三方面措施加强档案收集工作。(1)注重常规归档文件的收集。年初将《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》分发到每个单位部门、并规定归档时间,档案室按照时间进度及时催交,确保各职能部门的文件材料及时归档。(2)加强过程性文件材
2、料的收集。对大型会议、活动,档案人员“勤问、勤找、勤要”,做到及时联系,跟踪收集,随即归档。科研档案从项目立项就要求到档案室领取带有编号的档案盒,项目执行中档案科会同科研处对在研课题档案进行检查,项目验收后对形成档案暂存项目组保管,项目形成成果后将所有档案收归档案室保管,做到“立项建档、过程管档,验收存档,成果归档”;对基建档案,建立基建档案员立卷制度,按照《江苏省农业科学院工程建设管理规定》执行,工程档案不移交,档案室拒绝在工程申请支付报批会签单上签字,保证了基建档案的完整性。(3)留意各类图书资料的收集
3、。目前档案室内部存有各类图书、画册、史志、照片等多种纸质资料以及电子资料。2012年借院庆8周年契机,收集整理了中央农业实验所时期的地契、领价证等673份,其中不乏珍贵史料,这些是成立中央农业实验所时的原始资料。这些图书资料为我院各项业务工作开展提供了丰富的信息资源。2.强化档案管理保护(1)近年来,鉴于我院承担国家、部、省中心重点实验室、工程中心、种质资源圃等多个科研基础设施项目,实验仪器越来越多,档案室相继制定了《科技基础设施项目档案管理的办法》和《江苏省农科院实验仪器档案管理办法》,加强对科研基础设施
4、项目和实验仪器档案材料的收集和管理。(2)注重档案安全保管。多种措施保证档案的安全。目前库房面积8平方米,装有防盗窗、铜锁、防盗门等防盗措施;配有抽湿机2台,中央空调、温湿度记录仪,保证库房的温湿度控制在档案保护范围之内;定期更换防霉防虫剂,有效控制档案虫蛀和霉变;严格执行档案保管规定,归档档案采用无酸纸装具,结合院文化建设要求,定制专门档案盒,保证纸质档案的安全保管;配有防磁柜2台,专门用于存放电子档案,保证电子档案的安全保管。3.注重档案鉴定统计院设有档案鉴定工作领导小组,制定了鉴定工作制度。22年4月
5、,对已到期的1484卷短期科技档案进行了鉴定,销毁了113卷,保存381卷。为保证库房的容量,下一批鉴定将对已经进行数字化的到期档案先行鉴定,以后鉴定将采取先数字化,再鉴定的方式。进行档案收进、移出登记,建立档案统计台账,各类数据统计准确,并按照省档案局要求报送档案统计报表。二、加强档案信息化建设,提高档案管理水平院十分重视档案信息化建设,一次性投入4万元,将档案信息化建设列入单位信息化建设规划,并作为年度重点工作推进实施。档案信息化的实现和推进,有效地提高了档案管理水平和档案工作效率。1.档案软件投入使用
6、29年,院通过招投标方式,选定一家软件公司承担我院档案信息化建设工作。该公司根据我院科研工作实际开发了“江苏省农业科学院档案信息管理系统”软件,实现网上档案归档、检索、统计、浏览以及原文阅读。2.档案数字化成效显着采取外包的形式,根据“轻重缓急,急用常用优先”原则,有序安排库藏各类档案[1][2]下一页文件进行数字化加工,共完成3837卷(件),合计93357页档案的数字化加工,建立完成72818条文件级目录。21年后归档档案采用档案室自行数字化方式,每年约完成2万页的档案扫描。在档案数字化的基础上,档案室
7、建立了文件级目录数据库,对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库,同时建立了照片、音频、视频等多媒体数据库。3.档案信息化设备齐全院档案信息化管理设施、设备、平台齐全。档案室配备高配电脑3台,均自带刻录机;A4高速扫描仪和A3平板扫描仪各2台,档案管理系统配有专用服务器,由院网络中心专业托管和安全维护;数码相机1台,设专业摄像和摄影人员,定期将影像和照片资料移交档案室。在院办公室网站设立档案工作专栏,提供档案各项规章制度、档案工作网络情况等,及时宣传档案工作相关情况,使兼职档案员和全院职工能够随时浏览了解院
8、档案工作慨况和动态。三、重视档案开发利用,盘活档案信息资源1.编制档案检索工具在日常档案管理中,农科院按照《全宗指南编制规范》编制了全宗指南,文书档案编有案卷目录、全引目录、归档文件目录。科技档案、会计档案、音像档案、实物档案等编有案卷目录、分类目录、专题目录等不同形式、功能互补的检索工具。2.拓宽档案利用方式为了进一步开发档案信息资源,更好地服务于农业科研工作,根据工作的实际需要,依托丰富的室藏,不断拓宽档案利
