采购管理制度与流程

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1、采购管理制度一、目的为了加强对采购业务工作的管理，让采购工作有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购工作效率和业务水平，特制订本制度二、制度适用范围本制度适用于除办公用品采购外的所有外购产品的采购工作，具体包括公司的针对销售产品类外购，公司自用类采购及售后维保材料类采购。三、采购流程管理（一）采购需求及审批为了更合理的配置资源，公司秉承采购对应需求的原则，所有采购须由相关部门或人员提出采购需求才能进行，各类型采购需求及审批程序如下：（1）销售类采购需求a.产品销售类采购需求：在销售合同签订后，并完成合同约定付款后，销售助理填写采购申请单，财务梁成菊审核采

2、购范围与销售合同一致性，销售合同是否签订以及付款条款；技术条款审核，如是产品类销售合同则产品专家（售前）负责审核；IC等项目类采购，则项目经理审核技术条款；最后运营副总裁徐芳审批b.备货申请单上应明确最终用户名称，产品名称，数量，规格及参数，外观及产品特殊要求等，详见本制度附件一：《采购申请单》模板c.无销售合同的销售产品采购，须由相关销售发邮件向公司总裁任雪松审批，公司领导审批后，由项目负责人填写备货申请单，要求同上（2）公司自用类采购a.申请人是业务部门需求人，申请部门经理审批（产品部柯晗、IC事业郑晓丹；市场部胡欣；运维部尹刚；财务人力徐芳；销售任雪松）；新员工入职

3、采购，申请人人力部夏恩代替新人填写单据，申请部门经理审批；采购部审核确认库存货物是否已有，填写采购金额；自用采购金额超过5000的任总必须审批；b.公司领导直接提出的用于公司空间改造及其他需要采购的采购需求，由商务部在OA上填写采购需求，填写纸质采购审批单，并邮件发送至财务部进行备案。第13页共13页（1）售后维保类采购a售后部协调人提交采购申请单；财务梁成菊审核维保合同是否有效；单个维保合同采购金额500元以下尹刚审批即可，不需要徐芳审批；价值高于500元的，须在售后部经理审批后由公司领导最终审批。b.维保期外的客户由具体的售后人员情将况邮件通知相关销售，销售执行完相关

4、费用程序后，按照产品类销售采购需求处理。（2）备货类采购备货采购：由项目负责人提交采购申请单，根据库存需要或者其他工作需要提前备货，运营部经理尹刚审核必要性；运营副总裁徐芳审批；如下情况备货采购需要公司总裁审批：a)非常规机型备货b)单品备货数量超过10台c)备货金额超过5万（3）售前采购售前采购项目，由项目负责人提交采购申请单，必须交由任总最终审批。（二）采购询价及供应商选择1.商务部接到采购需求后，除零星采购及京东采购外，须积极及时的向至少三家供应商发出书面的询价单，询价单模板见本制度附件二《询价单》2.收到供应商书面的询价单回复后，须做对比分析，针对供应商资质，产品

5、价格，生产能力，账期，售后服务条款，交货期，地理位置，合作经历等做综合对比，选择性价比高的供应商合作，切忌以唯一因素作为考核标准选择供应商（三）采购合同签订1.京东平台采购，订单即交易合同，交易成功后须打印订单，与付款申请单一起交予财务存档，并在OA平台上录入明细。2.在供应商选择后，应在2日内与供应商签订采购合同，采购合同模板以公司模板为准，在拟定完采购合同后，需要填写合同审批表（附件三），合同审批必须附上对应的采购审批单，合同条款审核；（1）技术条款审核：采购合同技术条款如是产品类销售合同则产品专家（售前）负责审核；如IC等项目类采购，则项目经理审核技术条款；最后运营

6、副总裁徐芳审批；（2）商务条款审核：采购合同，财务部梁成菊负责审核包括付款条件、发票要求、公司账号，是否符合销售合同范围，是否符合采购需求审批单（3）服务条款审核：针对售后服务条款由运维部尹刚统一审核第13页共13页（4）特殊情况采购必须徐总审批，原则上销售合同不到不可以启动采购；1.采购合同签订后交予财务部门存档，并在OA系统上录入详细信息。2.采购合同执行过程中如有，须签订补充协议，补充协议签订审批程序同主合同。（一）采购合同执行跟踪符合生产条件的，商务部要及时跟踪供应商的生产制作进程，按照项目要求交期跟踪进度，让供应商拍摄生产进程的照片或视频，确保产品能按时保质保量

7、的生产完毕（二）发票及付款：（1）发票采购合同签订后，要根据合同约定与供应商索取合法发票，原则上须要供应商提供增值税专用发票，不能提供的须在采购合同签订时向财务反馈。（2）付款如有首付款，须按照采购合同约定向财务部提交付款申请（附件四），首付款申请需由财务部审核签字，运营副总裁签字，必要时要由公司总裁签字，尾款遵循以下原则1)按照合同约定的付款条件，由采购部申请，财务梁成菊进行复核是否符合付款条件；1、如果是项目销售的采购付款审核，尾款的付款需要项目经理确认2、如果是产品销售、维保采购的付款审核，尾款付款需要运维部经理尹刚确认