论档案在高校管理工作中的作用

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1、论档案在高校管理工作中的作用郭燕辉(郑州大学，河南郑州450001)摘要：从教学、科研、学籍、人事等方面阐述了档案在高校管理工作中的重要作用，并就如何做好档案工作，进一步发挥其在高校管理中的作用提出了几点建议。关键词：高校；档案；科学管理；编研中图分类号：G647.24文献标识码：A文章编号：1673-0992(2010)09A-0348-01高校档案记载着高校在教学、科研、管理、后勤、建设等各项活动中产生的大量有价值的信息，是高校师生创造性劳动的结晶，真实、可靠，是衡量高校教学质量和管理水平的一个重要标志。随着信息化时代的到来及我国高等教育改革的曰益加深，高校在发展过程中会遇到许多新问题、

2、新事物。决策部门对档案信息的需求会越来越多，档案信息必将在高校管理中起着越来越重要的作用。一、档案在高校管理工作中的具体作用高校管理对档案信息的需要就如同生产离不开原材料。为了正确贯彻执行党和国家的教育方针、政策，顺利地开展工作，维护正常地教学、工作秩序，对高校进行科学管理，掌握足够的、准确的档案信息已经成为高校管理者决策的依据。具体地说，档案信息在高校管理中的作用主要表现在以以下几个方面：1.做好教学档案工作，推动高校教学工作的发展。教学档案是记载和反映学校教学实践、研究与管理活动中具有保存价值的教学材料，是学校的宝贵财富和智力资源，是教学工作的可靠依据。搞好教学档案，对全面促进高校改进教

3、学工作、提高办学质量具有十分重要的现实意义和历史意义。(1)教学档案具有提高教学质量的功能。教学档案客观记录了学校培养人才的全过程，完整、准确、系统、规范的教学档案对提高教学质量有着重要的作用。例如教师可以通过教学档案查阅每学期的试卷和试卷分析等材料，进行数据和典型错例的分析，从而在教学过程中能够做到重点突出、详略得当，奋效提高教学效果。又如现在教材内容变化快，教师的流动性也大，每当学期结束吋，教师要给以前成绩不过关的学生出一份符合当时教学效果的补考卷，就要到档案室查阅存档考卷［1】。(2)教学档案具有提高师资水平的功能。每位教师都有一套自己的教学方法，尤其是具冇独特经验的资深教师，把他们的

4、教学方法和教学经验总结成册形成教学档案，如果传阅给其他教师，则可使其他教师取长补短，改进自己的教学方法，提高自己的师资水平，从而更好的服务于教学工作。1.做好科研档案工作，推动高校科研工作的发展。随着高校科研水平的提高，科研档案越来越受到重视，它包括了高校师生的学术论文、学术著作及各种课题研究中形成的一系列成果及相关资料等，是继续进行科研活动和推广研究成果的重要依据和进行科研交流的重要工具［2】，也是教学科研成果的审定、鉴定、报奖、应用的重要参考。科研档案以苏丰富的、奋价值的情报信息资源推动着高校教学科研工作的持续发展，它不仅可以使科研工作者及时了解学科新动向，避免今后开展同类研究的盲从，造

5、成不必要的人力资源浪费；更进一步，如果科研档案能采用及吋、同步、跟踪式的主动服务为科研人员提供科研信息，则可以确保科研工作顺利完成，使高校科技工作实现快速发展。2.做好学籍档案工作，促进和谐校园建设。学籍档案管理包括学生审查入学资格、建立学籍档案、升级、留级、降级、转学、转专业、休学、复学、退学、住宿状况、奖惩管理、毕业资格审査、授予学历证书等多项工作。它是学生在学习过程中形成的具有保存价值的真实的历史记录，对学生毕业后的就业、出国、职务和职称晋升等具有重要作用，直接影响到个人的切身利益。抓好这项工作，对稳定教学秩序、及吋掌握学生动态、促进和谐校园建设都有重要意义。(1)服务于教学管理的作用

6、。目前各高校逐渐实行了“学分制”、“淘汰制”，对学生操行实行量化管理，学生在校的学成绩、奖惩情况及思想状况等都形成规范性的文字如实载入到他们的学籍档案，这对学生增加了压力和动力，使学生的行为得到规范和约束，自律能力有很大提高，使学校的教学秩序和教育质量冇了明显好转，冇力推动了和谐校园的建设。(2)服务于用人单位的作用。学生毕业后要走向各级各类就业岗位，用人单位在录用毕业生的过程中，除了看他的言谈举止、毕业证书等外在因素外，还要看他的内在素质，那么记录了学生在校成长全过程的学籍档案就可以发挥重要作用。在科技高度发达、经济突飞猛进、竞争日益激烈的今天，人力资源的开发和利用己成为高校亟需优先考虑的

7、问题。高校要想健康、快速、持续的发展，就要在各项人事制度与管理上充分挖掘人的潜能、放大人的价值、激发人的创造力。而做好这项工作的重要基础和必要条件正是人事档案工作。二、对档案进行科学管理，进一步发挥其在高校管理工作中的作用档案具有存贮作用，记载着高校发展成功的经验、失败的教训，高校管理者依据档案的真实记录，从中找出规律，指导自己的工作，使学校得到科学的发展。可以说，档案对高校的管理起着决策参谋的作用，科学管理