《办公室实务》ppt课件

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1、办公室实务课程的有关说明本课程的教学目的是，通过教学的实施使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具备办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力，有一定的文字使用运用能力。本课程教学内容分为十四章，包括办公室实务概述、文员实务、电话电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、日程安排、差旅事宜、照料上司身边琐事、交际与礼仪、办公室用语、印信值班工作、文书与档案实务等。本课程是一门实践性很强的课，越是多看、多想、多做，就越是能够学好课程。在学习过程中应注意充分有效地利用教学媒体。不要过分依赖

2、某一种媒体，要注意同学间的互助互学，注意学以致用。同时还要多参加学习研讨、实践操作活动，认真独立完成平时作业，逐步提高综合能力。第一章办公室实务概述一、办公室的含义和职能1、办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种：指某种专

3、门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。2、办公室事务管理工作的特征：服务性分散性专业性主动性繁杂性3、办公室实务的范围和内容：1）我国办公室实务的主要内容:⑴文书撰写（会议记录等）＊⑵文书制作（打字、复印等）⑶文书处理（收发、传递等）⑷档案管理（归档、管理等）⑸会议组织（准备、善后等）⑹调查研究（计划、实施等）⑺信息资料（收集、整理等）⑻信访工作（来访、投诉等）⑼接待工作（各种来访的接待）⑽协调工作（政策等）⑾督察工作（决议的实施）⑿日程安排（各种日程）⒀日常事务（通讯值班）⒁办公室管理（环

4、境等）⒂其它临时交办的事项2）国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容：⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员；(21)、搞好会务工作

5、(22)、复印资料3）我国外资、合资企业办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。四、办公室环境的布置和管理1、目的：（1）创造舒适而又工作效率高的环境（2）塑造组织形象（3）建立挡驾制度（4）有利于保密工作第二章文员实务一、文员的工作顺序计划步骤

6、、实施步骤、检查步骤。二、“优先顺序”处理工作如何决定工作的优先顺序呢？第一阶段：将自己想做的工作以重要程度为标准第二阶段；以紧急程度和重要程度为标准第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事件决定优先顺序三、文员的工作方法请示方法与报告方法１、请示的内容和形式请示内容：自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。请示形式：可以是口头形式或书面形式。注意：A.请示要对口B.请示要单一２、报告的内容和形式报告内容：1、定期报告工作情况和进程2、工作中发生

7、的重大问题3、合理化建议4、应上司的要求汇报情况报告形式：口头或书面形式计划方法和总结方法１、要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成时间。２、分清重缓急，决定工作次序，有条不紊地去进行。四、受意方法受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意。另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施五、传达方法传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授

8、上司指示。另一种的非正式传达：有意识的吹风、传达原意、传达原件。注意传达技巧、注意保密、重要指示重点对待六、进言方法进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：⑴、参谋作用⑵、补缺作用⑶、增进关系作用进言的方法和要求：⑴、适事⑵、适时⑶、适地⑷、适度七、变通和挡驾方法变通：灵活从事挡驾：电话挡驾来访挡驾会议、活动挡驾第三章电话、电子通讯电话是现代社会中不可缺少的通信工具打电话的方法:43接电话的方法:因特网服务第四章邮件收发邮件的处理，是文秘