公文格式和行文规则

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1、公文格式和行文规则7/2/2021机关公文处理工作主要依据1．国家行政机关公文处理办法2．国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见3．国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的通知4．国务院办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知5．国务院办公厅关于国务院各部门报送公文简报有关事项的通知6．国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的几点意见的通知7．国务院公文主题词表8．国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）7/2/2021第一节公文格式公

2、文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。7/2/2021公文中各要素标识规则：组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。如下图：7/2/2021下行文式样眉首秘密等级发文字号紧急程度发文机关标识份号标题主送机关主体正文7/2/2021主体版记附件标识印章成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发日

3、期二维条码7/2/20211．眉首（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。7/2/2021（3）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；7/2/2021（4）发文字号：发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。下行文

4、居中排布，上行文居左排布。7/2/2021发文字号不规范。主要表现有：①搭配虚字如：“交办发〔2005〕第35号”，这里的“第”是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“交办发〔2005〕35号”（即交通部2005年度发的第35号文件，主办单位是办公厅）。7/2/2021②要素颠倒。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以

5、上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化的用法应是“交办发〔2005〕35号”。7/2/2021③年号不全。如“国办发〔08〕35号”，这里的“〔08〕”是指2008年度。如若事过几个世纪或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全。7/2/2021④错用括号。如“国办发（2008）35号”、“交办发〈2008〉35号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如：“交办发〔

6、2008〕35号”。7/2/2021⑤乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“国办发〔2008〕005号”，这里的“005号”应改为“5号”。7/2/2021⑤摆放有误。一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中。发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安排，右空1字；7/2/2021（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。7/2/2021上行文式样

7、眉首主体发文字号签发人7/2/20212．主体（1）公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。7/2/2021公文标题常见问题：①标题要素掌握不当：标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略的不能省略，该省略的要省略。当有发文机关标识时，可省略发文机关名称；当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由；当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。7/2/2021②多重转发时标题冗长。如“

8、××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，可采用“简化法”、“直转法”、“替代法”进行处理。7/2/2021简化法：××省财政厅要转发“财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时:如果机械转发则为:××省财政厅关于转发财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金