办公中的表格与图表制作

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1、第3章办公中的表格与图表制作本章内容介绍在办公业务操作中，办公信息的表达除文字描述外，还需采用表格或图表。本章首先说明电子表格与数据图表在办公中的常见类型以及制作时的软件选取，然后通过实例讲解了电子表格和数据图表的制作方法、步骤，最后介绍了Excel表格运算中的公式、函数使用以及关联表格的操作技巧。本章主要知识点表格与图表类型及制作软件选取利用Word制作复杂的文字表格利用Excel制作数字运算类表格电子表格的编辑与格式化设置电子表格中公式与函数的使用Excel中公式出错信息及其处理Excel中数据图表的制作Excel中关联表格的操作技巧本章内容安排3.1

2、电子表格与数据图表的相关知识3.2利用Word制作复杂的文字表格3.3利用Excel制作表格与创建图表3.4利用Excel的关联制作歌唱比赛计分表3.5小结3.1电子表格与数据图表的相关知识电子表格在办公中可以将各种复杂信息进行简明、扼要地表达；而数据图表可把枯燥的数字形象化，使数据更加清晰易懂，含义更加形象生动，并且通过数据图表可以了解到数据之间的关系和变化趋势。总之，在进行有关数字信息描述时，表格比文字更清晰，图表比表格更直观。正因为此，我们经常看到调研报告上文字、表格、图表共同出现。相关知识简介电子表格的类型划分及其制作软件选取电子表格的常用术语和通

3、用操作数据图表的常用类型及其制作软件选取电子表格的类型划分及其制作软件选取根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公用表格主要包括如表3-1所示的几种类型。读者要对这些常用表格类型做到心中有数，并对办公中用到的表格能够对号入座。首先，Excel是Office办公软件中的一个重要组件，专门用于电子表格处理和数据图表制作，它不仅能够轻松制作各种表格，对表格进行综合管理，统计计算，制作图表，而且还提供了数据库操作、数据假设分析和辅助决策等功能，广泛应用于行政办公、财务核算、统计分析、预测决策、金融、审计等各个领域，它适合于处理那些形状规则、单元格中数据较多、数据格

4、式多样化、并且需要进行数据计算的表格。另外，在表格处理方面Word也有一定的用途和优势，但是它处理的表格主要是不含大量数据计算和公式处理的、在形状上比较复杂的不规则表格。类型详细分类举例1文字表格11规则的文字表格课程表、作息时间表、值班表等12复杂的文字表格个人简历表、项目申报表等2数字表格21数字不参与运算出货单、发货单等22数据统计报表产品出库统计表、损益表等23数据库格式表格学生成绩表、公司销售表等24数据关联表格有各个月份数据表格组成的年度考勤表电子表格制作的软件选取原则1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完

5、成。2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作，其中利用Excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。电子表格的常用术语和通用操作1．表格的创建2．表格整体的缩放与移动3．表格行高、列宽调整与斜线表头设置4．表格中单元格的拆分与合并5．表格边框与底纹背

6、景的设置6．表格中单元格、行、列的编辑7．表格单元格中文字的对齐方式设置8．表格中的排序与公式计算9．表格与文本的转换操作10．拆分与合并表格在办公实践中，使用较多的图表有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图5种。制作时，图表类型的选取最好与源数据表内容相关。比如：要制作某公司上半年各月份之间销售变化趋势，最好使用柱形图、条形图或折线图；用来表现某公司人员职称结构、年龄结构等，最好采用饼图；用来表现居民收入与上网时间关系等，最好采用XY散点图。数据图表一般利用Excel制作，当然利用Word中内置的“MicrosoftGraph图表”、“Excel图表”对

7、象也可以制作。3.2利用Word制作复杂的文字表格在上节介绍的办公用各种类型表格中，有一种表格主要以文字为主，没有或者很少涉及到数字计算，并且表格比较复杂，各个单元格大小悬殊。本节采用实例方法介绍利用Word制作这类复杂文字表格的操作方法。实例要求及其制作效果如下：其具体的操作过程如下:操作步骤表格框架的建立表格中文字的录入及其格式设置表格中边框与底纹的添加表格框架的建立制作表格标题绘制表格合并与拆分单元格，并调整行高与列宽表格的整体缩放与移动启动Word，建立一个新文件。在文档的第一、二行分别输入文字“优秀党员登记表”和“填报单位：”，并按照图3-1样表

8、的格式，进行适当的字体和段落格式设置。说明：如果开始没有设置标题而