外事接待细则

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1、外事接待细则一、目的为规范公司外事接待流程，树立公司良好形象，真正将“敬人敬业、尽心尽力”的宗旨溶入到每一次的接待活动中去，制定本实施细则。二、主题内容、适用范围本细则对所有来访人员，从申请、迎接、介绍、参观、入住到餐饮、娱乐、旅游、接待礼仪、费用、陪同级别等整个接待流程进行全方位的规范，适用于销售公司、后勤职能部室、制造部所有来访人员的商务考察、行政检查、外事接待、参观考察等工作。公司接待联系人员及主要陪同参观人员在本细则中统称接待团队，包括秘书、文员、后勤科室人员以及负责重大外事接待工作的公司领导。

2、公司董事长、总经理参加的接待，陪同副总及管理人员需履行本细则中接待团队的职责；部门负责人参加的接待，本部门内主要陪同人员需履行本细则中接待团队的职责。三、职责（一）营销中心负责来宾商务来访的接待、谈判工作。（二）办公室负责政府行政检查的接待准备、组织安排、协调管理等工作，以及公司级重大外事接待工作。（三）各单位、部室负责本单位的外事接待工作。（四）接待单位应在来宾到公司前的两天内，根据来访人员行程安排进行资金预算并办理借支手续，及时完成其它准备工作，并根据来宾的爱好，拟订相关的娱乐、旅游安排。四、接待团

3、队着装及行为规范：1、接待人员均着工装，佩戴工作证，仪容仪表整洁素雅。2、技术人员及生产人员着蓝色工装，佩戴工作证。3、严格按照此文件要求规范接待礼仪，使用普通话，注意文明用语，不大声喧哗，接待期间手机铃声调至震动。五、实施细则接待必须有较强计划性、预见性、针对性和实效性，应明确每次来宾来访的目的，并做好接待工作的效果评估、总结工作。（一）来宾来访申请来宾来访分以下三个级别：1级接待：政府机关正、副部级以上领导或国家级社团重要领导。2级接待：省会城市党政副职、县区级副职以上领导、省级社团主要领导、省级客

4、运企业主要领导、省级运管部门主要领导、省会城市（含国内一线城市）公交企业主要领导及重要业务单位企业负责人等。3级接待:一般党政机关、社团来客、来宾等。（二）来宾来访准备在接到商务来访、行政检查来电、来函及相关信息后，由接待团队在24小时内制订接待方案，经部门主管审核批准后执行，同时应附上所需的派车单、借支单、礼品领取单等必备单据报批。审批通过后通知参与接待的相关人员召开会议，组建接待团队，必须明确接待具体事项、标准、要求完成的时间及责任人。接待团队根据来访、陪同人员级别规定，安排相应级别的主接待人进行公

5、司和产品方面的介绍，安排好来宾在公司的参观路线并全程陪同。接待团队根据来访人员级别确定使用接送的车辆，开出派车单，于来宾来访前一天由公司安排车辆，重要来宾来司第一次用车或去飞机场接送，尽可能使用公司指定的高档轿车。由接待团队根据来访人员级别安排特定人员迎接、向来访人员献花、安排摄影、摄像或录音；而相关部门应于来宾抵达公司前按《公司外事接待安排表》上要求协助做好有关接待准备工作。在来宾来访前一小时，接待团队必须按外事接待细节一览表，逐条进行自检，确保准备工作无一遗漏，提前发送短信通知所有参与人员。当来宾车

6、辆进入市区后，接待团队通知公司保卫处且提前10钟电话通知所有接待人员（陪同人员、技术人员、公司领导等）准时出席，必要时提前于适当地点处迎接来宾；当来宾车辆进入公司大门后，保安及时开门迎接并通知接待团队，主要领导及接待人员应及时到位迎接。如来宾的行程有所变动，接待团队应在第一时间通知参与接待人员，以避免不必要的浪费及无效工作。（三）来访人员迎接、入住安排根据来访人员到达的具体时间和航班号或车次开具派车单，并预订酒店房间，如是大型团队应提前代办入住手续。在来宾抵达机场、车站前半小时，公司迎接车到达机场、车站

7、作好接站准备（包括举起欢迎牌、拿好鲜花、照相等），一般情况下由接待团队去接站，必要时将由主任、部长或公司领导亲自前往迎接。在送来宾去酒店的途中，陪同人员应主动向来宾介绍沿途风景及人文景观，拉近与来宾的距离，形成愉悦的交谈气氛。当来宾抵达下榻宾馆后，接待团队帮助来宾代办入住手续发放房卡，引导来宾入住。（四）来访迎宾根据《外事接待安排表》落实来宾来公司的确切时间并电话通知门卫。当来宾进入预订房间时，接待团队应告知来宾接下来的日程安排与具体时间。当来宾车辆抵司后，接待团队应在公司大门口用迎宾车或引导来访人员车

8、辆进入指定停车位，为来访人员打开车门，欢迎来宾并引导来宾进入会客厅就座。当来宾进入会客厅后，客我双方介绍：先由接待团队向公司领导介绍主客，再介绍公司主陪，再依次介绍客方陪同人员、我方陪同人员，客我双方互递名片，互相问好。接待团队应全面负责来访人员在公司考察期间的行程安全，保证来访人员的人身及各项权益不受侵害。（五）商务洽谈及参观厂区商务洽谈：由接待团队讲解公司发展史及文化发展；由主接待人或技术人员介绍公司相关产品、市场状况、产品特点、对比优