基于知识管理的企业档案管理探讨

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1、基于知识管理的企业档案管理探讨摘要：企业档案管理水平对企业的发展方向有很大影响，若在企业未能重视档案管理工作，有可能造成企业损失。目前，在我国大多数企业的档案管理措施中，仍存在很多问题。传统的企业档案管理模式已经不能满足现代社会发展需要，长久档案管理水平落后，会制约企业的发展。本文通过分析传统企业档案管理所面临的困境，探讨采用基于知识管理的企业档案管理应用效果。中国2/vie　　关键词：知识管理；企业档案管理；传统档案管理；困境分析　　企业档案管理能够起到稳固企业发展、为企业指明前进方向的作用。通常情况下，企业的档案具有数据庞大、资料繁多的特点，尤其是公司规模较大的企业，

2、档案数量更为庞大[1]。然而，当前大部分企业在进行档案管理时，仍然存在一些问题有待解决。　　1企业档案管理所面临的问题与困境　　1.1传统档案管理技术落后　　传统档案管理技术明显与现代信息技术发展程度存在落差，造成企业管理水平较为落后。随着信息技术的不断发展，已经逐渐渗透到我们的日产生活、生产之中。传统的档案管理方法通常是采用人工记录、纸质记录的方式对企业档案进行管理。而这种管理方式很容易造成企业档案丢失或损坏的情况，不利于企业人员进行管理[2]。除此之外，对于具有悠久历史的大型企业而言，长久积累之后，所拥有的档案资料数量巨大。而在管理过程中，当管理人员出现交替时，容易出

3、现交接漏洞，导致某些企业重要档案在此过程中遗失。　　1.2企业档案管理重视度不够　　企业领导对档案管理工作的重视度不足，会大大降低档案管理水平。根据调查显示，我国大部分企业对档案管理工作的投入力度均相对较弱，很多企业领导认为档案管理仅仅只是资料的收集与储存，而忽略了档案管理所能带给企业的指向作用。当企业领导对档案管理重视不足时，会影响档案管理工作人员的工作态度。有可能会让档案管理人员出现懈怠的工作情绪，极大的影响了档案管理工作效率。　　1.3企业档案管理人员素质不高　　企业在选择档案管理人员时，通常只会关注人才的耐心、细心度，而不会特意选择具有专业档案管理能力的人才。甚至

4、在很多企业，为了节省人力成本，会选择从其他部门，如办公室部门调任或兼任档案管理工作。当档案管理工作人员能力不足时，会降低档案管理工作的所应有的效果，导致企业领导更加不重视档案管理工作，呈现出恶性循环的状态。在档案管理人员管理制度方面，大多数采用同样酬劳雇佣人才。长久下来，会让表现优秀的工作人员慢慢变得失去工作积极性，认为无论做多少工作都会得到相应酬劳，导致工作效率与质量的降低[3]。　　1.4档案管理搜索性差　　在传统的档案管理方法中，通常会对所收集的档案资料进行档案盒归纳与整理。当需要寻找某份资料时，即便是档案管理人也很难在短时间内将档案资料快速搜索出来。当资料年份较长

5、时，甚至可能出现“无迹可寻”的状况，极大的降低了档案管理水平。档案管理中，档案资料管理的搜索性较差，在关键时刻无法及时提供必需资料，可能会对企业造成巨大的损失与影响。　　2基于知识管理的企业档案管理模式应用　　2.1构建企业档案文化管理模式　　企业档案管理水平需要良好的企业文化背景进行支撑，先进的企业文化背景可以改变企业人员落后的思想观念，让企业员工能够主动学习新知识与新事物。为了更好的建设企业档案文化管理制度，企业应当为档案管理工作人员建立能够进行知识共享的交流平台，还可以将档案管理的相关知识以讲座的形式定期在企业进行宣讲，让档案管理人员能够接触到新信息与新知识，以此来

6、提高企业档案管理水平。　　2.2采用企业档案信息管理模式　　为了能够满足知识时代的需求，在基于知识管理的基础上，将企业的档案资料信息进行整理与分类[4]。传统的档案管理模式下，会出现档案信息混乱的状态，导致企业各个部门不能得到良好沟通，档案信息共享实现困难。而构建完全的企业档案信息管理制度，可以为企业的档案资料设立不同类型、专题等进行信息分拣，以求最大程度能够利用企业档案，充分利用知识管理优势，提升企业档案管理质量。　　2.3充分实现企业档案的服务性　　企业档案管理的目的之一，就是为了能够满足后续人员对资料的查阅与经验的获取。在所收集的档案资料中，包含人事管理资料、企业经

7、手项目详细资料等很多内容，相当于是企业的成长日记。在企业的成长过程中，通常不会一帆风顺，每一次磕绊、损失都能成为后期发展的借鉴。企业档案管理应当在企业人员需要时提供有用信息，才能充分实现档案管理工作的服务性。而基于知识管理的企业档案管理模式，可以利用现代先进技术，改变传统纸张管理，将档案管理移动依附于计算机技术中。利用计算机技术，能够快速搜索所需资料，还可以对重要档案进行多重备份，避免出现档案的遗失或损坏，确保了档案的完整性。　　2.4提高企业领导对档案管理的重视度　　企业领导应当加大对企业档案管理的重视度，改变传统管理观念，