电子文档上传存储方案说明

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1、WORD格式整理设计院电子文档收集和存储方案一、存储建设需求多年来随着计算机及电子应用设备的更新与普及，在我院工作人员的计算机中存储了大量的有关工程设计、院属各类社会活动及各类会议的文档如：DWG、效果图、照片、视频、文本（PPT、PDF等）、flash、数据文件（专业软件生成的文件）等电子文件。为了降低数据对个人桌面终端的依赖性，集中管理与设计院设计工作及各类社会活动有关的文档数据；同时，通过数据归纳管理加强对企业文档的利用效率，提高数据安全防护水平，我们希望建立起一套方便快捷的电子文档收集和存储平台。通过此系统的使用，能有效提升对桌面应用系统的管理，解

2、决用户文档集中存储、汇集、有序管理、安全管控、协同办公利用等问题。用户需要进一步对所有桌面终端PC的个人工作文档进行集中管理，包括对企业内部的其他可利用的数据文件的管理，因此需要建设此存储平台。建设文档收集和存储服务平台，希望达到的效果Ø能为企业员工提供数据集中存储服务Ø收集阶段希望实现数据单向传递，用户上传文件后将不再可以修改、删除Ø通过后期的规范化整理，提高数据的二次可用性Ø存储中的文档具有一定的访问控制能力，不能随意查阅需经审批Ø能满足一定的存储冗余，确保存储数据的高可靠Ø能同时满足通过内网、外网两种方式访问，但内、外网访问时具有不同的访问权限专业知

3、识分享WORD格式整理根据以上需求建立平台需要一个逐步推进实施的步骤，大致可分为三步分期实施，即：收集普通用户上传资料整理资料管理员归纳数据利用普通用户查询浏览(需授权)二、收集阶段的技术实施方案鉴于收集阶段希望实现数据单向传递，即禁止用户修改上传后的本人及他人数据的要求，综合考虑各方技术方案和实现效果，计划采用定制上传软件上传的方式。定制软件无需安装，可直接运行，运行后可直观地选择本机的文件并快速上传。为了鼓励用户实名上传，上传界面中提供了输入个人账号的输入框，如果用户填写了个人账号即实现实名上传，否则为匿名上传。软件上传操作界面如下图：（界面尚在定制、

4、完善中，本图仅为示意）专业知识分享WORD格式整理软件上传方式的操作步骤和实现效果：1）用户由网络自行下载本上传软件，直接运行无需安装，看到上图所示界面；2）在软件界面中的“本地文件浏览区”，找到计算机内保存的相关文件和目录，选择需上传的内容，准备上传的内容将显示在“上传文件准备区”内；3）可以方便地上传文件、目录，可批量上传；4）上传文件不受文件体积限制，上传速度较快；5）在界面下方，用户可自由选择是否使用实名信息登录，如选择实名则用户信息将被自动记录，如不选择即为匿名上传；6）用户无法看到其他用户上传的文件，也无法看到自己已经上传的文件；7）专业知识分

5、享WORD格式整理用户点击上传按钮后，由此上传软件自动按照预先设定好的7个资料池的分类，按照上传的文件类型进行自动分类，即分为DWG、JPG、视频、文本等7类，分7个目录存放（示意如下图）；并自动将本次上传的文件大小、数量、种类以及上传者的身份等信息记录在数据库内，供以后统计用户上传量之用；1）用户上传的文件由管理员在后台定期审核、整理，并最终纳入文档池中。三、后续阶段的建议1、整理阶段。整理阶段需要资料管理员对用户上传的数据文件进行规范化标准化的整理工作，如规范化目录结构、规范化文件命名、规范化音视频编码等。用户上传的文件必须经过整理阶段的规范化整理，并

6、将文件相关信息录入数据库后，才有最后利用的可能。建议可以考虑在文件收集阶段进行一段时间后，专门聘用人员进行集中整理。整理阶段要遵守的原则：专业知识分享WORD格式整理1）完整性原则指鉴定每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。是否反应了所记录事情的真实原貌，并且数量齐全；2）真实性原则指电子文件的内容、结构和背景信息需要进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。3）有效性原则是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，它主要包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。4）全程管理原则电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是按照文件

7、的生命周期理论，对文件整个生命周期过程中各阶段进行管理。整理阶段的操作：1）资料管理员及时收集提取用户上传在本人空间内的数据文件，即把用户上传的文件从用户上传空间移至服务器存储空间内，提取后的数据文件将被固定，普通用户无法修改；2）资料管理员对这些文件进行初步的规范化操作，包括文件名称和目录名称的规范化，不合格文件的剔除，音视频文件的规范化重编码；3）资料管理员对规范化之后的数据文件进行数据库录入，将所有文件信息保存在数据库内，数据库内信息将用于以后查询检索；文件信息包括文件对应的工程（活动）名称、文件大小、提供人姓名和提供时间、其它关联文件信息等。专业知

8、识分享WORD格式整理2、利用阶段。利用阶段由计算机室开发查询检索