浅谈如何做好医院档案信息资源的开发利用

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1、浅谈如何做好医院档案信息资源的开发利用雷金华(辽宁省朝阳市第四医院122000)【中图分类号】R197【文献标识码】B【文章编号】1672-5085(2013)16-0376-02档案是医院活动真实的原始记录是浓缩的、凝固的历史，档案工作是医院事业发展的重要组成部分，做好医院档案管理，尤其是做好医院档案信息的开发与利用，使其与医院改革同步，与卫生事业的发展同步，更好地适应日趋激烈的市场竞争促进医院发展。笔者在多年档案工作中对如何采取切实有效的措施来开发档案信息资源，充分发挥档案在医院管理中的作用，谈如下体会：1充分认识档案信息开发利用工作的重要性档案资源的开发利用包含两方面含

2、义：一是就事论事的直接提供材料,即“你来找我来查”的守业型被动服务；二是发现总结档案资料中存在的对现实工作有意义的信息资源，为领导决策提供依据，即超前工作，主动服务。档案工作服务民生、服务群众医院档案工作的服务性主要体现在提供利用工作方面。长期以来，由于档案工作过分强调保密性，“重藏轻用”的思想根深蒂固，档案利用基木上还停留在对历史文件的保管和有限的内部查阅上。因此档案工作必须适应时代的要求，要改变过去重管理、轻服务的档案利用观念，树立服务意识，努力开阔和拓宽档案开发利用工作的眼界和思路，从管理型向管理开发型转变，由重检索向重编研工作转变，由知识信息库管理向高价值知识信息服务

3、转变。同时，档案工作者砬具有高度的责任感和良好的服务态度，打破过去那种封闭、单一和死板的模式，变被动为主动，大胆改革，建立适应医疗、行政工作需要的档案管理形式和方便档案开发利用的方式方法，及时充分的满足各方面开发利用档案信息的要求。要提高服务水平，更新服务手段，优化服务质量，树立以开发利用为中心的业务指导思想，使利用者在获取利用档案信息时，能最省时省力的获得最大的信息输出量，以发挥档案利用的最大效益。2丰富馆藏，优化结构，做好档案信息釆集工作加强档案基础业务建设，首先要做好档案的收集工作丰富档案的收藏内容，优化藏品结构，这是开发档案信息资源的基础建设。要按照《档案法》和《档案

4、法实施办法》的冇关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。通过加大档案征集力度，扩大档案接收范围，追踪医院重大活动、重大工程项0等途径，向医院各科室及相关部门征集及接收档案。积极主动协助职能部门做好文件的形成、积累、整理和归档工作。在档案载体类型上，不但要接收纸质档案还要接收各种新型档案，如照片档案、录音磁带档案和光盘档案等。新型档案是当代科技应用于档案领域的产物，0前最多的就是电子文件。3建立科学便捷的检索工具，实现档案信息检索现代化信息技术的迅猛发展及在档案事业中的广泛应用，使得档案检索的实践和环境发生了历史性、革命性的变革给档案检索提出了新的要求

5、。检索工具要既要符合档案工作的各项标准，又要注重理论与实践相结合。要根据档案利用的最普遍、最突出的特点和利用者的A）惯及通常需求来编制最简易的检索方法，从而保证档案检索工具具有科学性、系统性、实用性。除做好档案的收集、整理、编0、保存等基础性工作外，还要根据医院的工作实际和发展要求，利用多种检索工具，如案卷S录、全引B录、专题0录、专题索引、文号0录，为利用者提供检索，并利用微机档案管理系统检索便捷的优点，为査询者提供快速査询服务。4准确把握信息特性，做好档案信息的采集工作。信息是现代医院的重要资源。医院要生存、要发展，要在激烈的竞争中取得优势，就需要冇各种不同的信息来支配医

6、院的基础工作，就需要认真研究医疗市场、质量市场、人才市场、技术市场、服务市场就需要研究过去现在和未来的医疗状况。将档案信息资源渗透到相关相近的信息资源体系中，形成档案、信息、文秘资料、图书一体化。大力开展档案的汇编、编研等编纂工作，把分散的档案资源收集整理、综合分析、研究利用，形成有价值的档案信息资源。我院于2008年机构整合，史志办、综合档案室根据医院实际，完整系统地编写了大事记、组织史资料、发文汇编、规章制度汇编、医院统计汇编等为档案信总利用奠定基础。在实际工作中，确定了以利用为中心的指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的作用，在《朝阳市卫生志》和《院志》的

7、编写中，充分利用馆藏档案信息资源发挥档案应有的作用。我院还利用网络在辽宁资讯网站建立网页平台，发布医院各种信息资源和工作中一些生动、具体的事例，以增强全员档案意识和坚定档案工作者开发利用档案信息资源的积极性。综上所述，现代档案管理不局限于各门类档案的集中保管，而是一项高标准、高质量的系统工程，开发利用好档案资源是档案人员面临的新课题。我们应不断提高对档案管理工作的认识健全档案管理制度，多途径、多梁道地开发利用档案信息资源，实现档案信息资源共享，使医院档案工作获得最人的两个效益,推动医院整体管理水平的提高