出納作業標準流程.doc

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1、出納作業標準流程一、請購、付款流程1.充填請購單（寫明物品名稱，支出事由，規格，單位，數量，單價預估可用鉛筆）2.獲單位主管，總務主任，會計及校長核可後方可進行購買（可由總務處代買或自行購買），可向出納組預支款，或先自付再與出納組報銷。如需預支款，先至總務處表單櫃處拿取預支單表填好預支金額及其他相關項目經單位主管，總務主任，會計及校長核可後可向出納組預支。3.採買後，需黏妥發票或收據證明並找相關單位驗收（簽經辦人與驗收人不可同一個人），交予出納結帳、完成手續。對於工程需要分期付款:1.每一期付款承辦單位需要填寫一

2、張請購單，獲單位主管，總務主任，會計及校長核可再找相關單位蓋經辦，驗收後向廠尚確認付款銀行帳號無誤轉交出納組開匯款單匯給對方。2.出納組匯款完畢通知承辦單位跟廠商確認已收到貨款並開具發票或收據證明。(發票或收據要針對每一期付款金額來開)在台採購付款需要注意:1.合約英文版。合約須要有號碼，合約內容要寫明付款方式，金額，銀行帳號，受款單位，貨品名稱，數量，運送方式等(如匯到個人帳號該公司需要寫授權書英文版蓋公司帳證本)2.INVOICE正本。INVOICE須要有號碼，日期，貨品名稱，數量，單位，金額。(要寫明買賣雙

3、方公司名稱、地址、電話跟合約相同才行)3.海關單。海關單要填妥寄件人及收件人公司名稱、地址、電話等跟合約及INVOICE相同才可付款。若:證件不符合以上3個條件、承辦單位需擬簽呈找人代墊付給對方後補入薪。(要呈會計組長收據以便結帳)業務單位填請購單否：總務處採購台灣採購處單位代購越南是單位主管、總務、會計、校長批核否單位代購是業務單位採購庶務、總務採購總務處驗收業務單位驗收確認發票並黏貼500萬VND（含）以下以下（含）以上零用金支付會計、校長董事長簽核檢附英文合約海關單NVOICE台灣匯款地區越南銀行匯款二、收

4、款：1.各處室若需要出納組收款，請事先告知收款理由、金額、名單…相關事項。2.每筆收入須填寫學校制式流水編號之收據，上面寫明付款人姓名，金額及繳款事由，日期。依同類項目造收入明細表，交付會計作銀行收入帳。3.代收款:需要另外製作代收流水編號之收據，收齊後再做收費明細表呈承辦單位核對。4.學校伙食費:每月底出納製作搭伙登記表讓教職員工登記搭伙日期後再收費(用專用伙食費收據)。每月底出納統計當月收入、支出明細表呈報總務主任核對後如有餘額由出納保管結轉下個月繼續用或採購廚房用具。5.對於專款專用款項由出納作流水帳每月統

5、計一次收支明細清冊送給相關單位主管，總務主任，會計，校長蓋章核准。收款程序業務檢附各活動計畫、辦法是代收代付否製作流水編號非正式收據製作流水編號正式收據製作收費明細表代收代付承辦單位核對否呈總、會、校長簽核（每月兩次）美金貨幣別支應學校特別支出評審費、教授機票費等越盾回存銀行三、幼稚園月費1.幼稚園老師每日收取幼生之班級月費（餐點費、冷氣費），並於當日回存出納組之金庫。2.出納組長收取每日之幼生月費後，分項開立學校收據。3.每星期幼稚園老師來預支一星期餐點費，月底出納統計餐點費收入支出明細表、該月冷氣費收費表（次

6、月之冷氣費月費），並呈幼稚園主任、總務、會計、校長簽核，月費餘額則存入銀行。4.冷氣費為學校統一支出，故全額存入銀行。幼稚園老師月初收取幼生之月費出納組長開立收據庶務組每月月底製作冷氣收費表並會辦各單位幼稚園老師預支一星期餐點費月費暫存出納金庫出納收齊所有費用製作收費明細表並結算每月盈餘報表預支結餘回存金庫呈幼稚園主任、總務、會計校長簽核四、班級、宿舍電費造冊。每月30日請水電工到各班教室及宿舍抄電錶，交予出納組計算後向老師收費，請各位老師於每月20日前完成繳交。月底出納組統計未繳名單跟班導提醒或導師會報提出催繳

7、。幼稚園提前25日抄錶。庶務派水電抄電表出納計算費用明細向宿舍教師/學生收費向幼稚園班級收費向班級老師收費五、教師電話費自付造冊：每月收到電訊局寄來報帳單，出納組進行對照學校電話記錄找出撥話人後造冊，發需繳之費用給老師（老師再檢查已撥出之電話號碼），請老師於月底前完成繳費。六、職員工薪資造冊：每月約24，25日收到人事統計職員工請假表、全勤表、簽呈(新聘者)後，出納造冊職員工薪資表，本薪匯率以當天學校銀行匯率來計算、各項保險費已FOSCO公司標準來計算送簽（如有請事假，病假者則扣除薪資及午餐費）。七、學生學費造冊

8、:1.依照教務處註冊組製作學生註冊須知表格、統計學生國籍護照、教育部補助學費學生名單、每家有三名以上子女於本校就讀名單情形，再請雙軌班及ESL班執秘提出雙軌班及ESL班學生名單、學費金額後，出納組統計上學期缺繳學費學生名單彙整造冊本學期學生應繳學費金額送會計審查無誤後進行寫每位學生一張註冊三聯單請學生至銀行繳費。2.每月出納組會統計學生繳費金額，日期計算當月收入檔送會計作