中国农业大学烟台研究院档号的编制.doc

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1、中国农业大学烟台研究院档号的编制（一）档号：是存取档案的代号，排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。（二）档号编制的原则：必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的要求，发挥排架、检索的双向功能。（三）档号结构、模式和标识：1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。如1995分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅有一级类目组成。如XZ11、XZ12、DQ1

2、4、JX11等等。案卷同样有特定的含义。它是按所选择得分类号中最下类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。如1-99…。2、档号的模式：年度号+分类号+案卷号。例如：1996-XZ11-1，1995-JX14-5。3、档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“—”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标识为：1990-JX14-23。（四）档案的实体排架问题：从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。

3、但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面，短期排在后面。存在的问题是，将来鉴定销毁时，面临着要拆卷，因为一卷中可能存在永久、长期、短期三种保管期限都有，所以销毁时，要分次将短期、长期提出来，进行销毁，这个工作量就加大了。针对这个问题我们也在进行讨论改善，力求将本规范更适合我们的要求。研究院党群类档案归档范围和保管期限表DQ11党务综合序号类目名称保管期限12345678910111213141516上级党组织有关党的建设文件材料（如文件时针对本校的，则永久保存）本校党委有关

4、党的建设向上级的请示及批复本校党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍：大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样、本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、支部书记会、会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经

5、验总结）党委发布的决定、办法、指示、意见、批转、通报和通知以党委名义召开的工作会议材料党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿党委工作简报党委大事记党群系统启用印章的文件和印模党群系统重要统计材料（如党内基础报表0各支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复保密工作的有关文件重要的群众来信来访及处理材料党员活动的文件材料长期长期永久长期短期永久永久永久永久永久永久永久永久永久长期长期长期长期DQ12纪检序号类目名称保管期限1234567上级纪委关于纪检工作的文件本校有关纪委工作的请示及期

6、批复纪委工作规章制度纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计校纪委会议记录党员处分、复查材料群众来访及处理意见长期长期长期长期长期长期短期DQ13组织序号类目名称保管期限12345678910111213141516上级关于组织工作的文件材料本校关于组织工作的请示及批复本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料本校组织机构（主要指支部）设置、变动的文件材料落实政策的有关材料组织生活、民主生活的材料及组织建设工作上级领导分工先进党支部、模范党员材料（奖励、表彰材料）副处级以上干部任免、调动、考察和离

7、休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要付任免呈报表）副处级以上干部名册总支、支部改选报告、审批材料各总支、支部委员名册党员名册关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料发展新党员、预备党员转正的名册关于党费的材料长期长期永久永久长期长期长期长期永久永久长期长期长期长期长期短期DQ14宣传教育序号类目名称保管期限123456789101112上级关于宣传工作的文件本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结教职工政治思想工作动态及调查报告理论学习的决定、通知、计划、总结反映本校重大活动

8、的剪报及图表上级有关学生思想政治工作的文件本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结学生思想政治工作典型调查材料和统计关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件各系学生政治工作人员名单校思想、政治工作总结长期永久长期长期永久长期永久永久长期长期长期长期DQ15统战序号类目名称保管期限1234567上级关于统战工作的文件本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结统战工作情况调查、典型材料、统计报表本校各级人大