《秘书知识梳理》word版

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1、秘书国家职业资格培训教程第一章会议管理第一节会前筹备一、会议筹备方案㈠相关知识1.内容①确定会议的主题与议题会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。议题是对主题的细化确定会议主题的三要素：一、切实的依据二、结合单位实际三、明确目的②确定会议的名称③确定会议的议程确定会议的主持人、发言人、讨论题目、讨论方式、以及安排主要领导做会议总结。④确定会议的时间和地点会议时间包括实际进行时间和休会时间。最佳时间要考虑主要领导可不可以出席。要尽量开短会。会议的地点要：会场大小、地点。环境、交通、设施都适中或者方便。⑤确定会议所需的设备和

2、工具⑥确定会议文件的范围，以及做好文件的印制和复制工作。⑦确定与会代表都是谁⑧确定会议经费预算⑨确定会议住宿和饮食⑩确定会议的筹备机构2.作用草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。它的作用有以下三点：①确保会议的周密组织会议筹备方案详细制定了会议的议程表和工作制度，细化了每个人的工作自责、任务，推动各项小组筹备工作的有序进行。②服务、沟通方面。确保会议服务质量和沟通协调到位会议筹备人员积极发挥综合协调、承上启下的作用。做到了上情下达、下情上传③确保领导意图可以贯彻执行方案可以使领导更好地了解会议的筹备方案。3.电话会议定义：是利

3、用程控电话的“会议功能”召集不同地点的人举行会议。电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。特点：①是电子通信会议中花费最少的，更能激发思维创造性，对开展商务交易活动和协调活动是极为有利的。②电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流。而且缺少文本，难以传递大量信息。因此可以使用传真等通信方式来增加信息的传输与交流。③适用于规模不大、办公不远的企业。要求：①对话会议要求准确发出开会信息。要特别说明要不要设立分场。要强调准时到会。电话会议室一种实时交谈的会议。②认真分发会议书面信息材料。电话会议是一种以语言为交流手段的会议形式，因此

4、在缺少文字同步运输的情况下，特别要做好书面信息分发的工作。在讨论文件上要提前标号讨论的顺序编号和标题。③会场信息传输设备要合理安排电话会议分为主会场和分会场，为了使分会场的人都可以听到从其他会场发来的声音，各会场应该装有扩音设备和话筒。人数较少的话，就直接用免提扬声器的电话机的就可以。④按时接通电话。所有的与会人员都要提前5分钟进入会场，会议时间到，召集方立即以主叫的方式接通各方。⑤互相通报出席情况⑥做好会议记录。用录音电话系统记录会议信息，会后整理成书面材料。这些录音带和书面整理稿都要归档保存。4．视频会议定义：是利用通信网络传递

5、图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况。特点：视频会议属于同步会议①实现了图声同时传送②打破了空间的限制③节约了时间、费用④交流效果较好，更有利于双向交流。局限性：虽然说交流效果较好，但还是没有面对面会议形式所具有的会议效果，因此交流不够深入广泛。而且准备时间较长，投入成本较高。与面对面会议相比，视频会议时间紧，发言人数较少，发言时间相对长。要求：①准确发出开会信息②分发文件信息材料。通过传真或者电子邮件。③会场的布置。要安静整理、主会场和分会场都要悬挂会标，来突出会议

6、的主题以便电视的宣传报道。④会场信息传输设备的设置与检查。视频会议第设备要求较高，可以配置高速传真机，以便同时传送文件。会议设备要落实专业技术人员的调试、检测。会议期间要有值班维修制度。⑤做好会议的信息准备。为了提高会议的成效，会议讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效的沟通，成熟之后再在视频会议上通过。⑥采用先集中后分散的形式。为了减少租用通信线路的时间，在议程安排上，要先集中开大会，然后由分会场各自举行会议。⑦汇总情况信息。会后，各分会场要将本会场的情况整理成书面报告呈交主办单位备案5.远程会议筹备方案的特点：①节约时间和金

7、钱、用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短。②在拟定远程会议筹备方案的时候，要预先了解提供服务的公司的服务业务，并且要提前一周预约，将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、起止时间、参加人数、与会人员电话号码、主持人姓名。③会议程序、议程及其其他材料要尽量寄给与会人员，以使他们有时间准备。④远程会议筹备方案中要有专人负责检查会议设备齐全不、摆放是否符合要求。6.会务机构分工定义：会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实。范围：包括文件的起草与准备、会务组织、会场布置、接待、安全保卫、医疗救护、生活服务等。要求：①要根据会议的规模

8、和类型组织人员队伍。②要分工明确、责任到人。③加强协调，定期沟通。建立定期例会制度，经常向有关领导沟通和回报。㈡注意事项1.电话会议语言的使用应注意2.座位的安排应注意3.会前的准备工作也要注意一些①充分②周密③安全㈢会议筹备方案VS