05學校事務管理--黃立偉校長

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1、黃立偉校長學校事務管理刖吕◎當校長有一半以上的時間都在處理總務處的工作。教務工作有老師會負責，學務工作有導師、老師，每個人都很盡力。真正要操心的是總務工作，學校經費的順序、汰舊換新，是校長要去操心的。◎每個學校的狀況不同，不是所有的事都能一體適用。◎當校長要多做少說，很多不成熟的念不要到處講，以免收拾起來更麻煩。很多老校長的定力很夠，保留不只三分，保留了好幾分。一、校長對事務管理的堅持◎到一個學校之後，最好先察一個學期。◎剛到一所學校，最好先察一年以後，行政人員才做變動。1.總務工作是有刑責的，最好有總務的經驗。2.蓋章之前，所有的章應該齊備，依法辦事

2、。•前面人的章還沒蓋，校長不宜先蓋章。3.匆忙中不做任何決定，對內對外不隨便承諾。4.交代總務處每件事都應有前置作業，及早準備。•不能匆匆忙忙叫總務處做什麼，這種隨興的、沒有考慮周詳的做法，很容易出問題。•什麼時候施工、什麼時候做什麼，都應要求總務處及早準備。二、慎選總務主任1.品德操守擺第一，熱忱服務最重要。2.處事圓融，積極做事，任勞任怨。3.能主動發現問題，能積極規劃解決方法。•校長自己做得灰頭土臉不是好校長，總務主任自己做得灰頭土臉一樣不對，應該會規劃。•很耿直的人對我們很有保障。1.凡事能和校長做有效溝通，且能有建設性的建議。•當校長不是每一

3、樣都非常清楚，也不是每個規劃都非常得當，別人很建設性的來講，我們一定要參考。•總務主任不能只是應聲蟲，處處拍馬屁，反而危險。2.生活單純，不接受廠商邀宴，更不可有金錢往來或合夥投資。•有很多愛喝酒的，經常跟生意人去吃飯，這種人當總務主任要小心。•跟生意人有借貸關係也很危險。三、校長應了解事務組的業務1.經費預算如何編列擬定年度重點發展項目。2.補助款申請應列管（申請日期、金額、核定日期、文號、發包日期、金額、廠商名稱、付款情、餘額處理、保固金……等）。•補助款金額多少？哪時後申請？哪時後下來？發包情形？餘額多少？都應該了解，隨時要求事務組列印給校長看，

4、這樣就可以掌握得很清楚。3.採購物品定額以上應先辦好請購手續不可先斬後奏。4.採購業務應由專人辦理，經費較能掌握。•學務處採購東西，自己去買，不好，應一律由總務處採購，才能了解採購的價錢。•以前有訓育組長自己拿照片去沖洗，一段時間後再請款，這樣容易造成問題。•採購應按正常程序，一律由事務組採購，訪價、議價，建立正常制度。5.校長應熟悉採購法之各項程序，並提醒應有的動作，主持發包會議不急不徐。•稽核小組抽檢主要在檢查手續是否完備，買貴買便宜不是校長的問題，最重要是手續要完備。四、文書組公文處理按部就班1.印信典守不得馬處，用印批示手續要完備。•印信一蓋，

5、寄到哪裡都代表學校，不能隨便蓋，大印掉了，校長要記過一次。•用印申請簿。•職名章不要託人保管，不分甲、乙章。2•信件來文校長先看過，掌握機先，並注意公文保密。•組長擬公文，主任要先做文詞修正。•重複的公文不登錄、非教育單位公文不登錄。•一年要登錄的公文約有二千多件。3.公文分層負責：一層由校長批示，二層由主任代為決行；有時效性的應該註記。•公文蓋：本案依分層負責，決行層級為第層。4.各處室公文文書組統一交給主任簽收，主任再交給組長辦理，掌握進度。5.對外文件校長批示才能發，用字遣詞應注意。6.全校性會議紀錄應核閱，並妥善保管。五、出納組的業務應謹慎1.

6、支票核章前，會計單位先蓋章，金額應核對支出傳票；公庫章和私章分開。•開支票前核對金額,以免與傳票不同。•要刻公庫專用章，與私章分開，如果出國、出差時，將公庫章交給代理人，不要將私章交給他。2.各項收入當天繳入公庫，不可隔夜。•要提醒出納當天繳入公庫。3.開立收據注意：項目名稱，出納、會計、校長均應蓋章。4.教育儲蓄專戶每年定期上網徵信。5.收費盡量委外辦理，避免偽鈔或遺失。六、工友管理最重要1.對待工友應公平、公正、公開，否則平則鳴，以訛傳訛。1.工友最好不要派遣做個人事務，會到處亂講。2.每個人都需要鼓勵，但不可公開稱讚一個人，否則會得罪一堆人。3.

7、工友考核應有教師代表參與，有尊重、有參與、有制度。•很多工友考核都是輪流，但校長不可適輪流，只能講核實，他們自己講，可以當做不知道。•有老師代表參加，工友的表現老師會去講，才不會工友只聽總務主任的，這是一個警惕，雖然可能還是輪流的，但是給工友一些壓力。•工友管得不好，學校會很亂，工友需要的關懷很迫切，對誰好都會引起紛亂，一視同仁很重要。七、家長會業務1.會務由總豹處人員負責，最好是主任。2・捐款和會費應分開使用，支出、收入雙方都會章。•會費由校長處理，可以獎勵老師，請來賓點心。•會費與捐款分開使用才對，有些會長會費和捐款都要管，這樣校長沒辦法做事。•曾

8、經有捐款沒有蓋章，結果老師就把它領出去，每次都要校長核章才可，家長會支出的提條應設計校長蓋章，