户籍档案数字化建设方案

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1、公安局派出所户籍档案数字化加工实施方案大连恒智科技发展有限公司目录一、背景介绍1二、调研情况错误!未定义书签。（一）藏量错误!未定义书签。（二）分布错误!未定义书签。（三）利用范围2（四）利用频率3（五）实体档案情况3（六）工作内容的确定4三、方案的分析错误!未定义书签。（一）藏量统计错误!未定义书签。（二）工作模式错误!未定义书签。（三）派出所准备工作错误!未定义书签。（四）前期培训及数字化加工标准的制定错误!未定义书签。（五）人员及设备配置错误!未定义书签。（六）数字化加工流程51、档案交接5

2、2、档案整理53、档案扫描64、图像处理65、目录建库及著录76、质检107、封皮及卷内目录制作108、重新装卷109、数据备份10（七）工作效率11（八）工作周期11（九）验收标准11（十）费用核算11四、难点及解决方法12•、背景介绍目前在公安的档案系统屮，使用实体档案文件的档案管理体系已经很完备。其中户籍档案作为公安档案重要的一部分，因涉及民生需求，查找利用率非常高,但由于依然釆用传统的管理方式，暴露出很多问题：1.户籍档案包括了建国初至今60多年的档案资料，数量非常巨大。2.由于时代久远以

3、及保存条件的限制，1990年以前的老档案普遍存在纸张破损的问题，影响到档案的利用和长期保存。3.投入了大量的警力，户籍档案相关的工作效率仍然不高。4.档案数量逐年倍增，实体档案的查阅变得异常复杂、存取不便。5.档案数据发掘、分析、编研等工作缺少数据信息的支持。根据档案数字化工作“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施，有序推进传统载体档案数字化进程”的指导原则（国家档案局《档案事业发展“十二五”规划》），结合大连市公安局派出所的具体特点，对实体户籍档案进行电子化扫描、电子目录著录，逐步完善户籍档案

4、的数字化管理，从根本上实现保护实体档案，提高查证效率，进一步提升执政为民的服务质量。二、利用范围调研中涉及户籍档案查证范围，基木涵盖七大类所有档案，但由于各类档案分类不同，查证用途也就各有特点，所以应该在条件允许的情况下，对全部户籍档案进行数字化加工处理。表3：户籍档案利用范围表序号查证利用户籍类别1证明亲属关系（财产分割）1类2居住证明1类3出生证明1、4类4死亡证明1、4类5主项变更4类6迁移证明2、3类7身份证重号错号1、4、6类8身份证6类9户口注销时间1类10籍贯查询1类11出生日期与身

5、份证不符证明1、4类12下乡证明（工龄）1、2、3类13审批查询（工作关系）3类14三投靠证明3类15居（暂）住人口信息查询与登记1、7类三、利用频率各类户籍档案查用频率主要集中在第一类常表，其次是第二类迁移证，再次是第四类出生证和第六类身份证，最后是其他类档案。需要特别提出的是第六类身份证是目前社会各界舆论关注的一项重点，是佐证重复户口，一人多户口，隐藏户口的一项重要历史证据资料，对该类档案原件的整理，拥有相当重要的社会意义。通过以上户籍档案藏量、分布以及应用范围和频率的统计与预估，基木可以确定

6、分类分批的对户籍档案进行数字化加工是符合实际情况的。实体档案情况1.老档案外盒外皮有弯曲破损的情况，影响到内部文件的保存。2.纸张受水浸、虫蛀、风蚀、人为等因素有破损、分层的情况。3.字迹有模糊，泅透的情况；笔迹存在多种颜色（红黑蓝）和有铅笔笔迹的情况；存在繁体字、简化字、异体字的情况。4.粘贴部分有遮盖信息的情况。另外传统档案管理模式下的查档效率，已经不能满足人民群众日益增长的户籍档案利用需求，并且户籍民警及档案管理员在工作中普遍存在应接不暇、捉襟见肘的感觉。具体表现：传统模式需要单人20-30

7、分钟完成一份查档需求。派出所一般配备1-2人专管，即同时3人上门查档就有一位市民需要等待30分钟左右。传统管理模式的工作流程为：民警需要在前台问询处获得相关档案信息，步行进入库房，翻阅台账并在密集架上查找案卷信息，再通过卷内目录定位到具体户籍档案，根据查证需求抄录或复印原件，并复原档案案卷。返回前台问询处，填写并打印户籍证明，并保留存根以备归档。完成档案的数字化工作，通过公安户籍档案管理系统中查询，可以实现面对面服务，即询即查，5分钟以内就可以完成一份档案的查证工作，而且规避因为提供信息不准出现的

8、“反复跑库房”。为市民节省了时间的同时，还减轻了户籍民警的工作强度。由于老档案存在问题的特殊性以及派出所户籍工作的实际情况，决定了数字化加工需要专业的相关设备操作能力、濒危档案保护方法、档案管理知识、图像处理的技术，安全保密资质等多种能力团队的帮助。五'工作内容的确定由于户籍档案总体基数庞大，短期内一次性完成所有的档案数字化加工任务难度艰巨。应该考虑根据户籍档案的分类，利用范围以及使用频率和政策要求等因素，对户籍档案数字化加工项目进行科学合理的分期分批实施。经过以上数据分析，第一类