出版类档案管理办法

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1、出版类档案管理办法第一章总则　　为了提高学校出版档案工作质量和管理水平，充分发挥其在学校各项工作中的作用，更好地为学校和社会服务，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《出版社书稿档案工作规定》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，特制定本办法。第一条学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物的活动中形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。　　第二条出版档案是国家科学文化和学校科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版档案必须实行集中管理，以

2、确保其系统完整，便于开发利用。　　第三条学校校报编辑部、学报编辑部及出版刊物的学院、处、所、要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案员协同档案馆，认真做好出版档案的收集整理和立卷归档工作。第二章出版档案归档范围的确定第四条确定的原则1.归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料。　　2.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，遵循其自然形成规律，保证完整、准确、系统。第五条归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括综合管

3、理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件一。2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身，第六条不归档材料1.上级有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件。　2.未生效的合同、协议书。　3.不退、不用的稿件，非定稿的稿件。　4.重份文件及校内单位发来的文件。　5.无查考价值的事务性、临时性函件。　6.校外单位交换来的材料。第三章立卷归档　　第七条收集　1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否

4、完整、系统、准确，并及时进行补充。　2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经主管领导审查和兼职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、样书，顺序放入袋内。　　第八条整理组卷　1.出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。　2.跨年度的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。　3.出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。　4.卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。　5.出版档案

5、案卷标题以书籍作（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。　6.把档案数据录入到档案管理系统。　　第九条归档验收　校报编辑部、学报编辑部及处、所等专（兼）职档案员应在次年6月底前，将上年应归档的出版档案，集中向档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。　第四章出版档案的管理第十条分类编号　1.按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，出版类档案的分类由一、二级类目代号组成。2.出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号。　模式如下：案卷号按二级类目流水，年度用出版物的出版年度。　　第十

6、一条编目　1.在案卷脊背上编制档号。　2.将编制的各种出版物档案数据录入计算机数据库，便于检索和管理。　　　第十二条排架、保管　1.案卷入库必须做到物、帐、卡相符。然后按档号顺序排放。　2.保管和其他技术要求，按有关规定执行。　3.音像出版类只保存纸质文字材料部分，不同载体的音像出版物本身，编制相同档号另设专柜保存。　　第十三条鉴定和销毁根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限分永久、长期和短期三种，到期经过鉴定，根据价值和需要，也可以对保管期限升降。第五章出版档案的开发利用　　第十四条开放的原则

7、和查阅、借用的手续均按《高等学校档案部门业务建设规范》第十一条，国家档案局、国家科委《开放利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。　　第十五条定期编制出版档案汇编或内容摘要，在学校内部提供利用，并有选择地进行外部交流。附件一出版类档案的归档范围和保管期限表 CB11出版综合序号类目名称保管期限1上级有关编辑出版工作的文件长期2本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久3本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久4编辑出版部门管理形成的文件材料短期CB12—15出版物项目序号类目名称保管期限1

8、编辑出版合同、协议书长期2出版请示和批复长期3原稿或复制件长期4各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期5封面设计图样长期6出版通知单、书刊、音像出版物样品长期7获奖或受查处情况的文件材料长期附件二出版类档案类目代号简表一级类目：CB二级类目：11综合12学报13刊物14报纸15音像