高校学报档案信息化管理探讨

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1、高校学报档案信息化管理探讨　　摘要：运用现代化信息技术管理学报档案能够有效提高学报利用率，充分发挥学报档案的再使用价值。然而，目前高校学报档案管理普遍存在的信息化意识薄弱、管理制度不健全、配套设施跟不上、管理员专业知识匮乏等因素致使学报电子档案信息缺失，影响了档案信息化进程，对此，要想推进高校学报档案信息化管理进程还需完善学报档案管理制度，加快档案数据库和管理系统建设，及时更新并完善学报档案信息，提高档案管理员信息化素养。　　关键词：学报档案；信息化；电子档案　　中图分类号：G127文献标识码：A文章编号：2095-8153（2016）04-0075-03　　学报作为高校展现本校教学水平和学术

2、水平的窗口，肩负着学术成果交流、科技成果信息传播及转化的重任，而学报档案则是记录学术成果交流、科技成果信息传播及成果转化等学术论文的审稿、编辑、出版、发行等过程的依据。2008年教育部颁发的《高等学校档案管理办法》也明确指出“出版类”档案包括“高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”①7。因此，做好学报审稿单、原稿、样书及出版发行流程中资料的归档和管理是做好高校档案的重要内容。然而，互联网及信息化技术的发展，档案的管理工作也发生了翻天覆地的变化，以往传统纸质材料的归档和管理已不能满足实际工作需要，推进学报档案的信息化管理既是自身发展的需要

3、，也是时代发展的机遇。　　一、高校学报档案信息化管理的意义　　学报作为高校文化软实力的象征，其在编辑、出版、发行的过程中产生大量的具有留存价值的文档资料是档案的重要信息资源，这也是学报档案管理的重要内容。传统纸质档案管理无论是后期保存、资源共享，还是进行数据分析、使用时查询等方面都存在诸多不便。而推进高校学报档案信息化管理，便于高校学报档案在信息采集、存储、管理等方面实现标准化。运用信息技术来处理、保存学报档案，避免了反复印制资料而造成的纸张和人力的浪费，节约了保管费用，节省了占地空间，也有效延长了档案的保存时间，有利于进一步完善学报档案资料，还可使学报档案建立后长期、重复使用，特别是将一些稀

4、缺的资料转化成可共享的数据资料，为师生的查询、参考提供了便利，也为领导和相关部门提供了全面真实、准确可靠的数据资料，提高了档案资源的利用效率和再使用价值。　　二、高校学报档案信息化管理存在的突出问题　　（一）学报电子档案信息缺失7　　长期以来，编辑部主要工作精力都放在学报的编辑、出版和发行上，对档案的管理重视程度不够，加上互联网和办公自动化的普及，学报电子文件、文稿以及采编平台的运用逐步取代了传统的纸质文件、文稿的收发和学报文章的审阅方式。然而，电子文档归档属新生事物，加之学报档案管理员原本由学报编辑部编辑兼任，对学报电子文档管理要求不了解，导致很多电子文档仅简单地保存在计算机硬盘上，造成部分

5、电子文档信息的丢失或损坏，并且这些电子文档一但丢失或损坏便无法弥补[1]。《电子文件归档与管理规范》明确规定，记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留①。然而，实践中能够按上述要求完整记录、保留文稿及修改过程的学报少之又少。目前，很多学报的纸质文档和电子文档并未统一转化为一套完整的电子档案，而是分散在各个编辑手中；辛苦建立的作者数据库、审稿专家数据库、读者（发行）数据库、稿件数据库等各类专题数据库，启用的也不多。学报电子档案的真实性、完整性十分欠缺。　　（二）学报档案信息化程度不高　　学报档案要实现信息化管理，落实到行动中就需要做好基础设施建设、

6、档案信息化资源建设、应用系统建设、保障体系建设[2]，档案信息化建设是一项系统工程需要投入大量的人力、物力、财力，而大多高校并不重视档案建设，至今仍有不少高校学报档案管理还是沿用传统的纸质材料收集归档的管理模式；也有部分高校力跟时代发展的步伐，从学校档案到学报档案都开发或购买了档案管理系统，或因其开发的速度和水平相对滞后，仍不能满足用户对档案查询、利用等的需求，使很多学报档案信息资源无法共享；或因学报档案无专人管理，导致学报档案信息化建设中大量基础性工作没有建立起来，即使辛苦建立起来的信息管理系统也没能好好利用。不重视学报档案信息化建设，必然导致学报档案的信息化管理滞后。　　三、影响高校学报档

7、案信息化管理的因素分析　　（一）学报档案信息化管理意识薄弱7　　学报要实现从传统的纸质档案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院级管理层下到档案管理操作层都能够充分认识档案信息化管理的重要性，熟知档案信息化管理流程，熟练应用信息化管理手段。然而，很多高校学报只将工作重点放在了编辑业务工作上，忽视了学报档案的建设，更谈不上将有限的资源投入到学报的档案信息化建设中去，档案管理员只能继续沿用传统的档