教学秘书从业人员应该具备的能力

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1、教学秘书从业人员应该具备的能力　　摘要：教学秘书是教学管理中最基层的实施者，其工作质量直接影响着整个学院的教学管理水平，作为教学秘书必须具备相应的能力。　　关键词：教学秘书;教学;能力　　　　一、综合管理能力　　从教学秘书的职业角色来看，虽然更多是服务性的，但是其实综合管理能力也是其必须具备的重要素质之一。实践中教学秘书也确实承担着大量系部教学管理事务性。并且随着高校办学规模的扩大、教学体制改革和学分制的实施，教学秘书的日常管理工作也日趋繁重、复杂，标准也越来越高，因此，相应的对系部教学秘书工作的要求也越来越严格。在高校日常教务管理工作中，教学

2、秘书不仅要应对繁多、复杂和琐碎的教学常规管理，而且还要时刻高度警惕并杜绝教学突发事件。因此，工作性质决定了教学秘书必须积极主动地思考每一项工作，并且具有综合管理的能力，明确教学管理的根本任务、方法，尝试用科学的方法去分析、处理、解决工作中所碰到的问题，同时对传统的教学管理理念、模式、方法和手段进行客观分析取舍，去粗取精，为自己所用。并且能够与时俱进，积极探索新形势下教学管理工作改革的新思路、新方法，树立起科学的管理理念　　二、现代化的信息处理能力5　　教学秘书在高校的日常教学管理中，经常头痛的一个问题就是信息太多，处理起来劳心费神，经常导致劳动

3、时间增加，加班加点的现象。但其实科技进步日新月异，现代的信息处理工具不断的更新换代，教学秘书应该跟上时代的步伐，经常对其进行关注。目前，很多高校都在实行信息化教务管理，将教学计划管理、学籍管理、课程管理、排课调课管理、学生网上选课、网上评教、教室管理、成绩查询、毕业实习及毕业论文、毕业资格审查等纳入教务管理系统。信息网络技术广泛应用于教学管理的整个过程。因此，教学管理的现代化、信息化和网络化对教学秘书的综合素质提出了更高的要求，他们不再是只是一般的文件管理能力，还必须具备熟练使用现代信息技术的能力和技巧。将信息技术与先进的管理思想有机融合，最大

4、限度的利用现代化的信息管理手段对有关数据进行分析处理和评价。校方应该分阶段分层次的对教学秘书进行计算机操作技能的强化培训。起码掌握Windows基本操作和用Word进行文字处理。进而熟练应用Excel管理学生学籍和成绩，掌握互联网上的常用操作技能。而教学秘书在掌握了一些基本的信息技能之后，要时常关注IT行业的最新成果，掌握计算机市场的行情信息，超前1―2步掌握目前最先进的各种制作平台工具。在信息技术广泛应用于教务管理的环境下，形成没有“栅栏”的管理模式，会有利于建立平等的人际关系、民主的学校管理，开放的信息信道，同时教学秘书的工作也会因此而少了

5、些琐碎，多了些大气，并一次次的实现自我超越。　　三、专业的档案管理能力。5　　表面上看，秘书工作与档案工作是各有分工的。档案管理常常有专门的科室和人员进行管理，但是实际工作中，教学档案的收集、整理和保管却是教学秘书工作中相当重要的内容。并且《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》两部法律规章中，同时都对秘书务必做好档案管理的工作进行了详细的规定和要求。因此，档案管理工作不仅是实践中教学秘书的重要工作内容之一，同时也是务必要做好的工作。档案学本身是一门独立的学科，那么也就说明这项工作并不是几个文件夹的简单事，它有自己的系统和规律，如果轻

6、视它就不会形成工作中的便利，因此首先作为教学秘书要有自觉的档案意识，并且重视起来，这样才能事半功倍。同时实践中，有些教师本身的档案意识也不强，认为科研和教学是自己的事，完全可以自己管理，因此很多材料上交的不及时，特别容易产生疏漏，这就需要教学秘书发挥积极作用，认真协调老师，及时催交相关的材料，向老师讲明其重要性。学校的所有工作的核心就是教学，那么做好教学档案的管理就不仅仅关系到教师本人的工作问题，而是关系到整个系部甚至是整个学校的教学管理。而除了最重要的教学档案的管理，一些政策法规院校规定的档案管理也很重要，这类档案的特点是繁琐而时序性强，务必

7、要做到时间准确，按照实际应用方便的准则做好条目归类，便于上级调用，教师和同学们查找，同时也便于教学秘书工作中进行必要的参考，做到无漏有序。而对于学生档案的管理则最为繁重，首先是数量多，要做多每份材料数量不错本身就是件很难的事，因此这就要求教学秘书工作中练就细心和耐心的素养，同时学生的数量既然多，就难免会出现总是会出现一些特殊的情况，对于这些经常出现的“意外”5，教学秘书也要有所准备，养成记工作日记的习惯，或者管理登记的习惯，做到凡事都有迹可寻，以免产生疏漏的情况。同时要注意时间的期限，避免产生延误的情况。由此可见，档案管理工作基本上已经渗透到教

8、学秘书工作的方方面面，不得不引起重视。　　四、良好的沟通能力5　　在群体社会中，沟通能力是每个人都具备的。但是教学秘书的工作特性，要求他们应该具备超越