崇右技术学院文书流程管理作业内部控制制度.doc

《崇右技术学院文书流程管理作业内部控制制度.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、崇右技術學院文書流程管理作業內部控制制度中華民國99年12月21日經99學年度第1學期第5次行政會議通過1.作業程序：1.1.本校為加強公文流程管理業務，由總務處文書檔案組指派專人負責總收發工作，以強化公文處理之行政效率。1.2.收文處理：1.2.1.簽收：信件收發人員收到公文後，應點收彙整轉交總收發人員拆驗。1.2.2.拆驗：　1.2.2.1.普件拆驗：應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，應於公文上註明並以電話或書面向發文機關查詢核對。　1.2.2.2密件拆驗：總收發人員收到公文拆收後，如有機密文件，應於密件「送文簿」

2、登記後，由總務處文書檔案組組長親自送承辦單位主管簽收。1.2.3.分文：本校公文分為掛號歸檔及自行存檔2種，掛文號公文得於辦理結束改送回總務處文書檔案組歸檔，自行存檔則由各單位自行管理。1.2.3.1.分文：總收發人員將公文拆驗後，應彙送總務處文書檔案組組長辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文文電，亦同。來文內容涉及2個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主，於收辦後再行會辦或協調分辦。1.2.3.2.編號及登錄：來文完成分文手續即於來文正面適當位置加蓋收文日期編號，並將來文機關、文號、速別、文別、附件及主旨摘要登錄

3、於公文管理系統，並登記於各承辦單位之「送文簿」，由各單位派員至總務處文書檔案組簽收。承辦單位如因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文字號且於公文首頁加蓋「補」字樣。　　1.2.3.3.單位收發承辦：承辦單位應指定專人擔任單位收發登錄工作。透過傳真或郵件形式之公文，應先送至總務處文書檔案組補登錄掛文號或加蓋自行存檔章戳，始得承辦。1.2.3.4.退文改分：各單位登記桌承辦人如發現公文分文有誤或有疑問時，由原分文承辦單位向總務處文書檔案組要求「改分」，經核判確定之承辦單位應即簽收承辦。退文

4、改分作業視同最速件處理，原分文承辦單位不得積件延誤辦文。1.3.發文處理：1.3.1.簽收：承辦單位收發人員收到總務處文書檔案組登錄之公文後，立即送請承辦單位主管批示，或者依照主管的指示分送承辦人，並依來文需要附貼簽稿。創稿公文不用簽收。1.3.2.擬辦：承辦人員依照主管批示的來文、手令、口頭指示，或者是因本身職責而主動擬辦的事項，應擬具處理辦法，提供上級主管的核決。1.3.3.撰稿：1.3.3.1.擬辦文書或簽具意見後依此撰擬文稿，擬稿必須條理分明，措詞以簡明扼要，切實誠懇為主。1.3.3.2.擬辦復文或轉行的稿件，要將來文機關及其發文

5、日期與字號，填入文稿說明欄中，俾便參考。1.3.3.3.公文如創稿應在公文管理系統上「簽稿登記」取文號，如復文則依原文號在公文管理系統上「附貼簽稿」，不必另取文號。1.3.4.會簽：凡是文稿案件的性質或內容，與其他單位的業務有關，應會簽單位得視情況需要，附以「公文會簽單位表」或逕於文件正面敘明會簽單位予以送會。1.3.5.核稿及閱稿：文稿敘擬定妥後，經核稿及閱稿程序送由承辦人員之直接主管逐級陳核。1.3.6.校對：各承辦單位應將函稿送達，並將電子檔案傳送至總務處文書檔案組校對。1.3.7.繕印：發文單位承辦人所承辦之文稿，經審閱校對後，經

6、發文單位補函稿修正版並加蓋承辦人職章送至總務處文書檔案組後，由總務處文書檔案組將函稿轉為正式公文。1.3.8.用印：依本校「印鑑管理作業」程序辦理。1.3.9.封發：1.3.9.1.單位簽收「發文登記簿」，確認已領收發文。1.3.9.2.紙本發文一律由承辦單位取回封發。1.3.9.3.電子發文由總務處文書檔案組進行線上傳遞，收文單位於次日仍無法確認者，則改發紙本文，並在公文正面上加蓋「已電子交換未確認」章戳。1.3.10.歸檔：1.3.10.1.公文歸檔以各單位為分類標準。1.3.10.2.凡經總務處文書檔案組掛有全校總收發字號之教育部來

7、文或發文，一律由總務處文書檔案組統一歸檔公文。1.3.11.稽催：1.3.11.1.公文辦理期限，最速件隨到隨辦；速件不超過3日；普通件不超過6日。1.3.11.2.逾期未結案且未辦理展期之公文，總務處文書檔案組應稽催，印製本校「單位未結案公文稽催單」，各單位須敘明逾期事由或辦理展期，經其單位主管核准後，交回總務處文書檔案組備查。1.3.12.展期：1.3.12.1.承辦單位視來文案情繁複須經詳商或其他理由者，得酌予延長辦理期限。1.3.12.2.承辦文件逾期且承辦單位判定難以儘速辦畢者，得酌予延長辦理期限。1.3.12.3.承辦單位須先

8、至公文系統辦理展期，並列印「來文展期申請單」，填入不得逾規定之欲展期天數，經單位主管核准後送回總務處文書檔案組。1.3.13.調閱：1.3.13.1.調檔人以業務承辦人及其主管為限。1.3.1