【5A版】大型会议(活动)的策划组织和接待.pptx

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1、大型会议（活动）的策划组织和接待汕头市药业商会秘书长李文英接待无小事接待无小事。做好接待工作，是企业赢得客户资源的关键。接待工作必须全面考虑，周密安排，注意每一个细节，以防待客不周。接待塑形象。接待是会议（活动）礼仪中的一个重要方面，规范的接待工作，能起到塑造组织形象的重要作用。主要包括餐饮、茶叙、住宿、返程票、通讯、来宾贺礼、纪念品、娱乐活动等。第一章会议（活动）策划组织第二章个人礼仪第三章接待礼仪第四章用餐礼仪第五章乘车礼仪第六章参观游览礼仪CONTENTS目录第二章会议（活动）策划组织■精心准备周密

2、安排■发出通知或邀请■现场布置及会后工作■座位安排一、精心准备周密安排企业大型活动主要包括：年会、庆典、讲座、培训、论坛、发布会、研讨会、座谈会、招商会、订货会、展览会、庆功会、表彰会会议（活动）的工作量、简繁程度，随会议（活动）级别、规模、主题的不同而不同。会议（活动）前一定对每个细节都考虑周详，安排周密，防止出现疏漏。（一）精心准备会议（活动）工作1、确定主题（要讨论、研究或部署、解决的问题）和议程（顺序+项目）。【大型类一般需要制作背景图（条幅或喷彩）】2、确定地点、时间和规模（参加和邀请范围）。3

3、、筹集奖品/礼品，列表。4、组织表演节目，列表。5、成立会务组，既分工又合作。总指挥：负责全场的掌控、安排与协调。文秘组：起草、编辑、装订所需会议资料和会务资料，联系媒体宣传等。接待组：负责接待迎宾工作。物资组：搬/装礼品、发礼品、发奖品、备酒水等。签到组：签到、戴花、引座、发资料、摆桌卡等。声控组：操作电脑、配合音响师、摄影师、录像师等。清场6、其他工具（代表证、笔、小本子等）。（二）周密安排接待迎宾工作1、对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国/外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，再安排与客人身份

4、、职务相当的人员前去迎接。2、提前与客人沟通，了解客人的生活习惯、饮食禁忌，根据客人的身份及预留时间预定入住房间，合理安排食宿。3、出于方便客人的考虑，对其停留期间所需使用的交通工具，应由接待方全程负责。4、安排参观游览，需拟定好活动计划、日程安排等介绍材料。二、发出通知或邀请（一）通知：同级、下级，不高于本级，带强制性，必须参加。——对内（二）邀请：同级、上级，不低于本级，礼节性，不用必须参加。——对外三、现场布置及会后工作（一）现场布置：1、场地、会标、桌椅、灯光、鲜花、桌牌、座次安排、水果茶水、卫生

5、等事项。2、其中座次安排应讲究。按照中国的礼仪习惯，主席台为上、前排为上、居中为上、对门为上、左为上（国际右为上）。（二）电子设备：音响、话筒、显示设备（电脑、投影仪）、白板等其他设备。（三）相关资料：通常装到文件袋中发给来宾1、会议资料：针对会议内容的文件、讲话稿2、会务资料：参加人员（姓名、单位、职务、电话、住房间）3、会务安排：会务组名单、用餐、行程活动安排表4、其他：会议须知（会议要求）、代表证、笔、小本子等（四）摄影摄像：1、掌握一定专业知识的摄影摄像人员。2、根据会议的级别、规模等不同情况进行

6、。3、会议现场、会后合影（五）文秘工作：会议记录，随时提供会议要求的其他资料。（六）会后工作：起草会议纪要、会后工作的落实、联系媒体报道情况、有关材料的发送归档等工作。小结会议（活动）工作流程安排（前）会议（活动）工作流程安排（中）会议（活动）工作流程安排（后）规则：左为上，右为下。（一）开会时：主席台21354四、座位安排台下会场主席台1、台下会场1234单数双数2、（二）合影时：21354第二排摄影师第三排……第三章个人礼仪礼仪——即一定场合人们应遵守的行为准则和交往规范。商务礼仪——是指在商务场合中

7、，人们相互交往时应遵循的行为准则和交往规范。商务礼仪是商务人员内在素养的外在表现，它直接反映商务人员的综合素质。商务礼仪的目的：1、提升个人素质2、方便交往应酬3、维护企业形象一、仪容1、面部清爽无污，双手清洁，指甲短而净，口气清新，头发健康秀美、卫生整齐。2、注意事项：(1)男士胡须要刮干净，修剪鼻毛；女士淡妆，不宜用浓香水。(2)重大活动前不要吃口味浓的食物。(3)不在公共场所化妆补妆、梳头、抖头皮屑。(4)不与女性客人磋商化妆术。二、仪表（一）着装：稳重、端庄、高雅、无华重大活动应穿正装：男士首选西

8、装，女士首选西装套裙。（二）佩饰：符合身份，同质同色，数不过三。数量以少为好，尽量不戴或少戴饰品。三、仪态1、站姿（1）要领：①身体挺拔，抬头沉肩②挺胸收腹，双腿并拢③收下颌，双目平视④嘴唇微闭，面带微笑（2）常见站姿：肃立、体前交叉式、体后交叉式、体后单背式、体前单屈臂式肃立体前交叉式体后交叉式体后单背式体前单屈臂式2、坐姿（1）要领：安稳、文雅、大方、得体（2）方式：入座、离座（3）常见坐姿：基本坐姿、垂腿开膝式（男