维也纳酒店——关于PMS系统前台操作财务管理要求的规定(缴款与收入审核)

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1、维也纳酒店集团标准化管理体系文件编号S-FC-32版本A/0生效日期090601序号版本号修订日期修改单号修改人生效日期1A/0初版/郭桔先09年6月1日关于PMS系统前台操作财务管理要求的规定(缴款与收入审核)1、目的为加强收入的管控，确保公司收入的真实、准确、完整，并明确相关管理责任，明确财务对前台收银在PMS系统中操作的管理要求，特制定本管理规定。2、适用范围集团本部及下属各成员单位3、定义和缩写无4、职责与权限部门/岗位职责4.1分店前厅部4.1.1收银员严格按规定要求进行规范操作,对异常及时上报处理；4.1.2值班经理按规定要

2、求培训员工，对当班事务实时现场监督及处理，对重大事务及时上报店总处理；4.2分店总经理4.2.1督导各员工按规定要求进行规范操作，并实时抽查监督及处理重大事务；4.3集团内控部4.3.1协助分店做好规定要求培训，还定期进行系统在线审计或亲临现场进行抽样稽查，对存在问题督导分店整改；5、工作程序5.1交班投款5.1.1各收银员下班前检查本班次经办所有账单，打印《315收银日报表》，清点当班营业现金及备用金，与报表数据核对，审核后在报表上签字确认，对报表数据准确性负责；出现长、短款时应自我检查原因并在报表中备注说明，长款应上关于PMS系统前

3、台操作财务管文件编号S-FC-32文件版次A/0理要求的规定(缴款与收入审核)文件页码第2页共7页缴待查，禁止截留“长款”或将“长款填补短款”；5.1.2各收银员下班需做“营业款”投缴及“备用金”移交手续；首先将“备用金”足额移交，做好交班记录，余款（本班营业款“含长/短款”）进行投缴；5.1.3收银员填制一式三联《营业缴款单》与应投缴现金一并封入“投款袋”中，详细填写《营业缴投款表》项目，在前台主管人员(见证人)的监督下投入指定”投款箱”，双方并在投款表上签名确认；5.1.4次日财务出纳员在前厅部代表（主管或值班经理)人员的见证下共同

4、开启投款箱取出各班次“投款袋”，当面清点现金，并核对《营业缴款单》及《营业缴投款表》，确认无误后出纳员和见证人分别在《营业缴投款表》签名确认（出纳需加签一式三联《营业缴款单》，留前台一联）；5.1.5出现实际收到现金与报表记录不符或存在假币时，由前厅部代表（主管或值班经理)人员和收出纳员共同在《营业缴投款表》中注明，并及时知会投款员工，上报店总调查处理，涉及人为责任的由员工赔偿；5.1.6对于当班正常营业现金付款大于收款造成“应投营业款负数”的，可在同班次其他同事应投款中取得补充，合并后按应缴款进行投缴；如果同班次均不足弥补的，可填制《

5、前台备用金退款补充证明》，经审批后向财务申请补充；对人为工作责任造成营业款短款的由责任人负责赔偿；5.2相关报表审核要求：5.2.1各班次收银员完成当班操作前，需分类整理、检查当班账单，打印本人当班发生的《315收银日报表》、《210挂账客人明细表》及《224银行卡结账报表》；5.2.2收银员根据各类账单，审核相关报表，确认无误后在报表上签字确认，随同当班账单一起分类捆绑装入投单袋，投入指定收单箱；5.2.3每班次结束后，收银主管需对当班银行卡交易POS机进行清机，参照《224银行卡结账报表》审核当班银行卡交易记录是否相符，由当班前台主

6、管在POS清机“签购单”上签字确认，随同当班银行卡结算账单一起捆绑装入投单袋，投入指定收单箱；5.2.3各班次结束，由当值主管人员编制当班《发票使用明细表》、《早餐券发放明细表》并做好交接班，审核签字后随同当班账单一起分类捆绑装入投单袋，投入指定杜静国/甘涌/拟制/优化郭桔先审核/会签批准黄德满王文关于PMS系统前台操作财务管文件编号S-FC-32文件版次A/0理要求的规定(缴款与收入审核)文件页码第3页共7页收单箱；5.2.4夜班收银或值班经理（夜审人员）需对全天各班次账单及在住客人资料进行检查审核，确保收入准确、完整和账单规范、完整

7、，完成后，系统过租，打印全天的《315收银日报表》、《210挂账客人明细表》及《224银行卡结账报表》由夜班主管（或值班经理）人员签名确认，随同当天账单一起捆绑装入投单袋，投入指定收单箱；5.2.5每周分店前厅部经理需编制《招待及免费房登记汇总表》，经店总、驻店财务审核签字后上报集团负责外务事务管理的总裁助理黄德升先生审批；5.2.6月末最后一天营业结束(过租)后，由夜审人员即时打印月末《客账余额报表》，并由夜班收银或值班经理（夜审人员）审核签字确认，确保客账余额的准确，随同当天账单一起捆绑装入投单袋，投入指定收单箱；5.3.3分店总经

8、理每日需结合PMS系统审核驻店财务编制的《营业收入分析日报表》，无误后签字确认，作为分店财务确认入账的凭据，复印件每月装订成册分店存档；6、支持文件6.1《前厅运营手册相关制度》、《（S-FC-16）酒店收