电子信息化管理模式在档案管理中的作用

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1、电子信息化管理模式在档案管理中的作用广东省河源市517000【摘要】电子信息化管理模式在档案管理中的应用正处于发展阶段，很多新功能也需要继续的研发和开展。但毋庸置疑，在全社会信息化建设步伐不断加快的今天，档案的信息化管理会继续发展。在摸索计算机功能的过程中，可能会同时遇到机遇与挑战，如何利用电子信息化管理模式的优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务；如果规避电子信息化管理模式的劣势来保证档案信息的安全性和利用性，这都是摆在当前的重要任务。从纸质化的信息管理向数字化我的档案转变，会给档案部门和其他部门带来极大的便利。合理利用计算机，有效利用现代化，档案管理势必

2、走向一个高效率的成熟阶段。【关键词】电子信息化；管理模式；档案管理；作用引言：档案管理作为企事业单位管理工作中的重要组成部分,在任何企事业单位中，档案管理都是反映企事业单位和领导者管理能力的重要标准。因为档案不仅是记录着这些企事业单位的发展过程，而且对企事业单位的未来发展提供一定的启示和参考。所以，档案是企事业单位中最宝贵的财富,这是企事业单位积累下来的经验，也是企事业单位展工作的有效保障，更是提高企事业单位水平和开展研究的重要基础。木文就电子信息化管理模式在档案管理中的作用展开探讨。1•档案电子信息化管理模式和建设当前各领域中的信息化管理的主要内容包含了：实现档

3、案的信息化管理、实现档案管理的网络化以及档案信息管理和运用的一体化。1.1档案管理的数字化建设。数字化信息的变革是当前档案管理信息化建设的基木环节，从表面上来看，数字化的档案信息就是指完全脱离已有的文件、图像以及图标等纸质的实物资料资源，取而代之的是通过扫描等现代化信息技术的转换方式来完成档案的有效管理，将传统的实物以及信息资料转变成电子信息的资料库。这种方式可以有效避免了传统档案在管理方式和操作方法上出现的效率较低、操作较为复杂和繁琐的状况，信息数据库的建立可以大幅度提升档案信息的查询速度和运用效率。1.2档案管理的网络化。在传统的档案管理模式中，对档案的管理工

4、作很难可以达到每个档案相互间的信息沟通。而档案的信息化管理就很好的解决了这种问题。档案管理的网络化其实就是指将所有的档案的信息存到相应的局域网当中，进而形成一种整体性的文档管理体系，这不仅有效的减少了人力、物力以及财力方面的占用率，同时还可以形成较为完整的信息管理系统。1.3档案管理和运用一体化。如上所述，档案的信息化管理，通过其用途可以分成两大方面，即信息资料的有效整合与信息资料的运用和开发。其中后者是档案管理的主要价值的表现，档案管理信息对一体化方式的应用，有效的节省了档案信息的开发和运用的效率，同时还省略了很多不必要的操作环节，从实现了资源的高度共享，在档案

5、的信息开发以及使用者的使用方面都提供了很大的便捷性。2.电子信息化管理模式在档案管理中的作用企事业单位档案管理能够实现档案信息化的管理，已经打破了传统档案管理，也只有充分发挥当今计算机技术所带来的优势，建立多功能管理的信息化档案室,才能为企事业单位提供准确、及吋、全面、系统、高效、权威的档案信息，并且与传统纸质档案相结合，加以改善档案利用方式，以满足医疗、教学、研究等多方面的需要。自动化的信息档案管理，有利于促进企事业单位内部的信息管理工作的开展，减少工作环节,还可以有效降低管理成本,提高企爭业单位档案管理部门的工作效率，更重要的是能够确保企爭业单位信息管理的安全

6、，有效提高服务质量，从而进一步提高企事业单位的整体形象。同吋,改进档案管理工作模式，发挥档案的作用职能,为企事业单位领导决策、管理提供依据与参考。2.1实现档案资源共享。利用计算机工作具有一个明显的优势在于其可以实现网络化，而网络化带来的资源共享表现出了令人极其满意的效果。一个地区的档案管理不可能固步自封，只限制于本地区的查询和应用。随着城市之间交流、合作的加强，以及经济全球化的需要，档案管理也需要实现与其它地区的资源共享。利用计算机网络，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能网络检索，实现各地方的档案信息通过网络来进行传递，扩人社会影响，拓宽服务

7、范围。2.2档案查询便捷化。计算机具有高效的信息处理能力，能够快速的输入数据、存储及输出信息，并口能够通过编程实现逻辑推理和判断。这对档案信息资源的分类、提取、分析和加工都有极大的好处。通过计算机的查询功能，可以有效的避免传统管理方法中查找资料费时费力，且查询的内容不全准确率不高的弊端。利用计算机的优势，档案管理部门就能够实现准确、快速提取档案信息及资料，这无疑会提高部门的工作效率，有利于档案效益的发挥，缩短查询吋间，提高档案信息的时效性。2.3信息存储量大。档案资料的数量随着人们的生活和工作会越来越庞大，仅凭档案管理人员的手动整理已经变得十分困难，且纸制档案浪费

8、大量的人力