县级档案馆资料工作动因初探

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1、县级档案馆资料工作动因初探李宝银（富裕县档案局，黑龙江富裕161200）摘要：木文对县级档案馆资料工作动因的论述，阐述了馆藏结构单一和落后开发能力、利用方式及低下的利用率同日益增长的社会需要之间的矛盾是资料工作的动因。关键词：档案；资料工作动因；分析县级档案馆自成立之日起，就自觉不自觉地、或多或少地收集、保存了一些与档案有关的资料。经过几I-年的发展，资料工作已成了档案馆工作的组成部分，但在资料管理工作中，还存在不足之处，如资料工作理论近乎空白，学术研究开展较差，学术观点陈旧，资料的“补充论”几十年一贯制，对资料工作实践指导极为不利；工作中主观

2、随意性较大，工作发展水平在相当程度上决定于人们认识水平的高低，因而工作进展具有很大的不平衡性；管理工作混乱，甚至没有基木的收集、接收、借阅制度、没有统一的分类标准，缺乏必要的保管条件,利用效果甚微。如果说我们经常抱怨社会上不重视档案工作，那么我们是否需要反躬自问：如何正确认识和保持对待资料工作？对资料工作的动因极及其必然是否真正认识？木文就此谈些粗浅看法。1馆藏结构单一同广泛的社会需要的矛盾是资料工作的动因由于历史的原因，档案馆文书档案过多，科技档案和其它专门档案过少;纸质档案过多，其它载体档案过少；现行档案过多旧政权档案过少；机关档案过多，人

3、物档案、企业档案、名优产品档案过少；一般档案过多，反映地方特色的档案过少。这种馆藏结构，面对实际需要己显得捉襟见肘。自我国改革开放以来，全党工作重心转移，档案的服务中心从为阶级斗争服务转向为经济建设服务；服务领域从只为领导机关服务转移到既为领导机关服务，又为各行各业以至个人服务;服务方式从被动服务转到主动服务，从封闭、半封闭转到了开放等等。面对广泛的社会需要，单一的馆藏结构，已满足不了现实需要。档案的不可弥补性使这种情况成了不可能改变的现实。而档案馆保存一定数量的资料，在解决或缓解这一矛盾方面都起到了重大作用。众所周知，资料是档案的补充。一本伪

4、满吋期的志书可弥补I口政权档案的不足或空白，给编史修志带来极大的方便。一册科技资料，可补充缺少科技档案的不足，使科技应用得以参考。资料的“补充论”即是传统理论又是客观现实。随着工作的进展，资料的性质也在发生着变化，传统的单一“补充论”已不能说明资料工作的现实，也就是说，资料除具有查考作用外，在一些特殊情况下，资料还具有凭证作用。如落实劳动模范政策问题，档案中无记载，本人无凭据，有关单位无备案，旁证不生效，在这种情况下，利用报纸等资料刊载的劳模名单，为落实劳模政策起到了凭证作用。不仅如此,有些科技资料通过利用之后，被利用者采用，这些科技资料又转化

5、成为科技档案,这是因为资料同档案一样，也是前人知识、经验的记录和总结。人们进行科学技术研究，没有必要也不可能一切从头学起，可以通过利用档案和资料，间接地学习前人知识和经验，使科学技术研究少走弯路，同时这也使资料转化为档案成为可能。在此需要说明，就一般而言，资料只起查考作用，而不能起凭证作用，资料和档案也不可能互相混淆。但理论的威力就在于它的严密，一般不能代替特殊。工作实践已证明，在特殊情况下，资料起到了凭证作用，被采用科技资料转化成了科技档案，这种现象并不奇怪，这正是档案工作基本矛盾运动中矛盾特殊性的一种反映。2落后的开发能力、利用方式和低下的

6、利用率同日益增长的社会需要之间的矛盾是资料工作动因档案是信息家族的重要成员，档案中蕴藏着丰富的信息资料，这在理论和实际工作中是毋庸置疑的。档案信息资源具有原发性，容量大、离散性强、不定性强等特点，这势必给开发档案信息资源带来一定的难度，现实情况正是如此,由于检索工具不健全，不科学，给利用工作带来很多不便，事实上三率（查全率、查准率、查找效率）在实际工作中很难做到，加之随着编史修志等许多综合性需要的出现，使本来就很乏力的开发能力更显得力不从心。在编史修志的高峰期,常常出现档案员忙的团团转，利用者干着急一边站。这种情况告诉我们，如果说档案开放较之常

7、规的利用工作前进了一步，那么开发档案信息资源就是较高层次的利用工作了。落后的开发能力和利用方式，低下的利用效率同日益增长的社会需要（特别是一些综合性、系统性需要）之间的矛盾，摆在档案干部面前。在这种情况下，很多档案馆加强了编研工作，针对利用对象的不同层次的结构，有目的有针对性的编辑了一些专题资料和综合性、系统性资料，较顺利的解决了这一矛盾。一册组织史资料在于使组织、人事部门的综合报表得以顺利填报。一些专题性资料给一些专题性需要提供了极大的方便，一些工具性资料，在信访、土地纠纷，落实政策等方面利用档案工作中，充分发挥了作用，大大提高了利用工作效率

8、。实践证明，资料不仅仅是档案的补充，还是开发档案信息资源，提高档案馆开发能力的有效工具。编辑一些必要的综合性、系统性、专业性资料是更新利用方式的有效途