档案初级考试

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1、2013年连云港市档案初、中级职称考试复习范围（一）《档案馆室工作基础》1、文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。文件的主要作用有依据作用、法规作用、联系作用、传递与保存作用等。2、文件的种（类）及名称又叫“文种”。我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种。主要包括：决定、决议、议案、报告、请示、会议纪要、函、通知等。3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。发文处理程序包括拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封

2、、发出、归档（销毁）等。收文处理程序包括签收、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归档（销毁）等。4、行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系，包括上行关系、下行关系、平行关系三种。同级和平行机关单位之间必要时可以联合行文。5、文件特征。就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。我国传统的档案学理论中关于文件的“六大特征”包括文件的问题特征、作者特征、时间特征、名称特征、地区特征和通讯特征。6、机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。7、全宗是档案馆内的一个档案保管单位，是指一个

3、立档单位形成的，内部有机构成的全部档案。一般按全宗构成者的特点，将全宗分为两种类型，即组织全宗和人物全宗两种。此外，还有一种介乎于组织全宗和人物全宗之间的全宗类型，称为群体全宗。组织全宗可分为基本形式（包括独立全宗、联合全宗）和补充形式（包括全宗汇集、档案汇集）两种。8、全宗卷是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的，记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况文件材料所组成的专门案卷。全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况、全宗内档案成份与数量的统计文件。全宗群就是按照一定的原则划分的、相互间有密切联系的若干全宗组成的群体。全宗群的设立和划分主要按照不同的历史时期、立档

4、单位的不同性质、立档单位的不同地位、立档单位的不同类型分设。9、具体立卷程序包括拟（修）订立卷类目、归类和组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七个工作环节。1015/15、档案鉴定工作是指档案馆（室）及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限，处理剔除而不再保存的档案的一项具体业务工作。是档案管理工作的一个重要环节。档案鉴定工作的原则是必须从国家和人民的整理利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。鉴定工作主要包括制定机关档案保管期限表、判定保管期限、对到期档案的鉴定、鉴定后档

5、案的处理。11、档案统计工作就是运用统计学原理，以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。机关档案统计工作的内容主要包括建立机关档案统计工作制度、机关档案的登记、建立机关档案数量状况统计台帐和机关档案工作基本情况统计年报。档案统计工作为国家档案事业的发展与决策积累数据，为档案馆科学管理提供依据，为档案管理科学研究提供参考。12、机关档案工作的职能包括机关档案综合管理和机关档案管理。机关档案整理工作的内容包括机关档案分类方案的拟订、案卷的归类排列、编目和编号等。13、立档单位是指符合全宗构成条件，所形成的档案能构成一个全宗的

6、组织或个人，又称为“全宗构成者”。立档单位应具备以下三个基本要素（条件）：（1）相对独立的行文权；（2）相对独立的财务处置权；（3）相对独立的人事任免权。14、档号是档案馆（室）在档案整理过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。它是档案实体的代号，是存取档案的标记。档号的结构一般包括全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。15、机关档案管理用房应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要。机关档案库房、阅档室和整理室“三分开”。库房要求坚固、实用，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠和防虫等“八防”

7、设施。档案馆“十防”就是根据档案保护技术的“以防为主、防治结合”的原则，各级各类档案馆必须采取的防止档案的损毁、杜绝不利档案长期安全保管各种因素预防性措施的总称。主要有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等，又简称“十防”。16、机关档案利用的方式分为提供利用和开发利用两大类。机关档案提供利用的方法主要包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。机关档案的开发利用较为常用的形式：（1）档案资料的编研；（2）档案资料专题信息服务；（3）参与性研究利用。17、档案馆15/15普通提供利用的方式主要有：调阅；借阅；提供档案复制件；提供档案

8、摘录证明；函调和电话查询