试论电子档案与纸质档案并存重要性

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1、试论电子档案与纸质档案并存重要性【摘要】本文针对电子档案和纸质档案并存的重要性问题。说明了电子档案和纸质档案概念；指出了电子档案和纸质档案有其存在的必要性和合理性；论述了电子档案和纸质档案面临的问题与对策。【关键词】数字化档案电子档案纸质档案问题对策'‘电子档案和纸质档案”中纸质文件和电子文件的各自特点及其互补性纸质文件是归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质。纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，它所提供的信息可直接读取

2、，不可与载体分离。易于保持其原始性和真实性，保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。一、电子档案和纸质档案概念所谓电子档案和纸质档案是指文件归档后纸质文件与电子文件二者的共存，也称作"双套归档"。电子档案和纸质档案的实现，可以是对纸质文件进行数字化；也可以是对电子文件制作纸质拷贝。双套归档使同一份文件的纸质版本和电子版本共同处于留存和可利用状态。两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一

3、并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面

4、。在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆之时，档案电子档案和纸质档案问题有其必要性和特殊的意义。档案电子档案和纸质档案纸质档案双套保存，主要是基于档案的安全和利用的方便这两个基本目的，但内容和载体完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。二、电子档案和纸质档案有其存在的必要性和合理性'‘电子档案和纸质档案”中纸质文件和电子文件的各自特点及其互补性纸质文件是归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质。纸质文件以文字、

5、图形附着于纸质载体，它所提供的信息可直接读取，不可与载体分离。易于保持其原始性和真实性，保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件增删容易，存贮量大，易于快速远距离传播信息，共享性强。它们具有更准确、形象、生动，以及最简单的信息记录方式和便于检索、海量存储等优势。电子文件自计算机诞生以来，特别是近十年计算机软硬件技术的

6、发展已经使之超过了除纸质以外的任何现行文件。未来与纸质文件并驾齐驱，乃至超过纸质文件，将是必然的发展趋势。但我们也应认识到电子文件具有易更改，安全性差，寿命短，原始性难以保证，长期保存困难很大等方面的不足。所以按其形成规律将二者有机衔接起来，取各自所长，避各自所短。电子档案和纸质档案有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，电子档案和纸质档案则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那电子档案和纸

7、质档案就不算重复保存制，该不该实行电子档案和纸质档案就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。二、电子档案和纸质档案面临的问题与对策信息化社会的到来，使得长期以来作为信息主要承载形式的档案的存储介质发生了巨大的变化，主要表现在由以纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。但是由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此，在从现在开始的相当长的时期内，档

8、案工作将处于纸质档案与电子文件并存的阶段。如何做好这一过渡时期基层档案管理机构的档案管理工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是我们档案工作者所面临的全新课题。两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存两套的情况，而只有发文部分