提高学籍档案管理水平途径探析

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1、提高学籍档案管理水平途径探析摘要高校档案管理中，学籍档案有着非常重要的作用，它对学生将来步入社会有着重大影响。但在当前高校的学籍档案管理中，由于各种原因，学籍档案管理手段比较落后，所以应该加强以后的学籍档案管理。关键词学籍档案管理问题对策中图分类号：G640文献标识码：A最近几年，随着社会的发展，高校学籍档案越来越受到人们的重视。所以，高校学籍档案管理应顺应时代发展潮流,不断提高自身管理水平，认真研究学籍档案管理中存在的问题，积极筹措解决办法，不但有利于高校档案管理水平的提高，并且也可以提升高校办学水平，促进高校教育改革的深入发展。一、学籍档案管理中存

2、在的缺点高校的学籍档案管理工作在以前的发展中取得了很大的成绩，体现了自身的价值与用途。但由于受到客观条件的制约，也不可避免地存在一些缺点和不足。（一）记录范围模糊。当前，高校学籍档案记录的范围没有明确，关于档案材料的收集不全面，档案鉴定、材料整理、档案管理和管理责任的制度不健全。高校的学籍档案收集过程中，一些部门没有认识到自身的职责，针对学生在校期间的一些表现没有记录在案，比如学生受到的奖励、知识竞赛获奖、英语四六级考试、取得计算机等级证以及在校期间受到的惩罚等都没有很好地整理，不能及时地收入档案，甚至没有记载，造成了学籍档案的不完整性，失去了实用价值

3、，严重阻碍了高校学籍档案的发展，给今后学籍档案的管理也带来了很多困难。（二）没有认识到学籍档案管理的重要性。在高校学籍档案管理中，有的学校没有建立严格的档案管理制度，没有规范的工作流程，所以在学籍档案管理方面较为混乱，不能很好地发挥人员与设备的作用。相当一部分工作人员依然运用传统的档案管理办法，管理手段及思想陈旧，没有意识到高校学籍档案管理工作的重要性，没有充分应用计算机等先进档案管理工具，因此使高校学籍档案管理处于被动地位，失去了许多创新发展的机会，影响了工作效率，使学籍档案管理工作在学校教学、教研中没有发挥应有的作用。（三）不能保证档案建设的质量。

4、在进行学籍档案填写时，都是由各个班级的班主任组织领导填写工作。有的班主任老师认为学籍档案用途很小，所以思想上不重视，以致于学生在填写过程中笔的使用不统一，存在任意涂改与书写混乱现象，甚至档案中有的栏目出现空白，造成学籍档案残缺、内容填写欠真实等，从而使学籍档案建设的质量得不到有效保证。（四）没有必要的监督管理制度。在高校的学籍档案管理中，也要有严格的监督管理制度，从而使档案管理工作有章可循，这样才能保证学籍档案的真实性与实用性。比如在学籍表格的填写方面，有的高校把表格发给学生后不进行解释，让学生自行填写，不能对学生的填写工作进行有效地管理与监督。收回表

5、格后不进行检查即入档，简化了工作程序，因此失去了学籍档案的应用价值。二、提高高校学籍档案管理水平措施分析（一）明确管理责任，实行统一管理。在高校学籍档案管理工作中，要依据档案建设的规律，制订档案建设的统一标准。在制度建设方面，要建立严格的档案收集、档案检查、入档整理、档案转移和责任分工制度,使档案管理工作中每个工作岗位的人员都明确自身责任，照章办事，规范操作。各个管理人员要严格按照档案管理工作规定，完成学籍档案的收集、整合、入档、保密等各项工作,实行档案标准化管理。与此同时，学校主管部门要统一协调,部署每个时期的档案管理工作重点，从而使学籍档案建设具有

6、实用性与社会性。（二）及时转变工作思路，实行科学化管理。第一，应该首先认识到，学籍档案建设在高校的教学管理中具有非常重要的作用，学籍管理能够给教学管理提供一定的参考材料。比如利用学籍档案中有关学生成绩的记录，可以了解某一学科的教学情况，假如出现的教学问题较为严重，可以得到及时的解决，从而保证教学质量。第二，进行严格的学籍档案管理，可以提高档案的真实性与实用性。在学生毕业离开学校时，学生的学籍档案也要随着学生离开，学籍档案转变为人事档案，应用于学生以后各个阶段的工作与学习当中，具有不可替代的作用。第三，可以促进学生管理水平的提高。学籍档案的管理工作主要针

7、对学生，做好学籍档案管理工作是对学生的发展负责。从事高校学籍档案管理工作的人员，要根据当前社会发展特点，研究档案管理工作的规律，明确学籍管理与学生管理、学校教学教研的关系，积极使用计算机等先进的管理工具，不断创新现代学籍管理办法，保证学籍档案的健康发展。在学籍档案管理工作的制度、人员、设备、作用、质量等多方面综合考虑，实现档案管理的全面发展，把学籍档案管理工作看成是由多个因素组成的整体，实行统一管理，使学籍档案资源得到充分利用，实现资源共享，保证档案资料的齐全，增加其安全性，从而使学籍档案建设适应学校的需要，得到健康稳定的发展。（三）切实提高学籍档案质

8、量。只有使档案资料具有实际应用的价值，才能得到人们的普遍认可。因此，在学籍档案管理建设中，要保