新升格高职院校档案安全风险评估探究

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1、新升格高职院校档案安全风险评估探究摘要：本文采用多因素分层模糊综合评价方法，以泰山护理职业学院为例，对新升格高职院校档案安全风险进行了定理评价，结果表明新升格高职院校档案安全风险评价等级属于低级，档案安全管理存在诸多问题，亟需完善档案安全管理保障体系。关键词：档案安全；高职院校；多因素分层模糊综合评价方法中图分类号:G712文献标识码：B文章编号:1002-7661(2013)28-021-032011年山东省泰安卫生学校升格为泰山护理职业学院，成为一所公办全日制普通髙等专科学校，院校学生数量和教职工规模大幅增长，传统的学校档案管理模式在新

2、形势下日益暴露出其内在的弊端，对学校档案安全工作形成巨大的挑战。如何防范与应对新升格高职院校的档案安全出现的新问题、新情况，成为新升格高职院校档案安全工作的重中之重。为此，新升格高职院校应及时建立档案安全风险评估指标体系与评估机制，分析档案部门在安全工作的各个阶段与各个环节中所存在的潜在风险与隐患，及时采取防范与应对措施，这不仅有利于档案安全体系建设的科学、规范、健康发展，而且也能为各项档案基础业务建设提供有力保障。一、构建档案安全风险评估指标体系档案安全评估是对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成的影响的评估。确定档案安全风险评

3、估指标体系是档案安全风险评估的首要任务，也是建立和推行档案安全管理工作的重要依据。本文将从档案安全日常管理、安全基础设施、安全防护设施、档案信息安全四个方面构建高职院校档案安全风险评估指标体系[1]O1、档案安全日常管理的健全性档案安全日常管理主要包括基本规章制度的建立、组织机构的设置、事故处理预案的设置等方面。档案安全基本规章制度是档案安全管理工作的首要任务，其健全性事关档案安全管理的全局。一般健全的档案安全规章制度包括档案安全保密制度、档案库房管理规定、档案评估制度、档案出入库登记交接制度、设备定期检查管理制度、移动存储介质保密管理制度

4、、涉密信息内容范围规定、档案安全事故报告制度、日常安全巡查制度、电子文件（档案）管理制度等。档案安全规章制度的不健全会使档案的接收、整理、移交、保管、利用等各个工作图1新升格高职院校档案安全风险评价指标体系环节存在潜在的安全隐患，健全档案安全规章制度、设置合理的组织结构是及时发现与排除安全隐患的重要途径。因此，将基本规章制度的健全性、组织机构的设置、事故处理预案的可操作性等日常管理指标纳入档案安全风险评估指标体系是非常必要的。2、档案安全基础设施是否符合标准档案安全基础设施是档案安全的基本保障，事关档案事业的可持续发展。档案管的建筑设计、防

5、火、防雷、抗震的设计、供电系统与消防系统等都应符合相关的标准与规范要求，档案馆建设应符合《档案馆建筑标准》、《档案馆建筑设计规范》等有关标准要求，处于沿海地区、地震带等特殊地理位置和区域的档案馆的防火抗震设计应按照《建筑物防雷设计规范》、《档案馆建筑设计规范》等要求确定不同的防范等级，防雷设计按照《建筑物防雷设计规范》的要求确定不同等级。《档案馆建设设计规范》对档案室的供电系统与消防系统也进行了明确规定，有可操作性的指标，便于对档案安全基础设施进行有效的安全风险评估。3、档案安全防护设施的合理性档案安全防护设施是档案的“安全防护网”，是确保

6、档案安全不可或缺的因素。安全防护设施一般包括视频监控系统的配备、入侵报警系统的配备、出入口控制系统的完善、温湿度与控制质量符合标准、重要场所的安全防护等。安全防护设施不当将对档案直接构成破坏性威胁与损失，因此，安全防护设施是否符合标准要求是评价档案安全的重要指标。4、档案信息安全是否符合要求档案信息安全主要是档案信息化建设中涉密计算机与网络系统的安全性，以及档案信息内容的安全，此外还考虑了信息安全的预警机制是否完善。根据以上四个方面的内容，本文构建了新升格高职院校档案信息安全风险评价指标体系（图1）。二、档案安全风险评价对新升格高职院校档案

7、安全风险的评估采用多因素分层模糊综合评价方法。模糊综合评价方法是一种建立在模糊数学基础上的定量评价方法，它利用模糊集合论概念与最大隶属度原则，对受多种因素制约的对象作出综合评价，这种评价方法适用于受诸多因素影响的档案安全风险评估［2］。本部分基于档案安全风险评价指标体系，以泰山护理职业学院为例，利用模糊综合评价方法对新升格高职院校的档案安全风险进行评价。1、设立模糊评判矩阵综合评价矩阵对应的评价因素分别为档案安全日常管理、档案安全基础设施、档案安全防护设施、档案信息安全,按照最大隶属原则，档案安全日常管理所对应的评价等级为较低，档案安全基础

8、设施所对应的评价等级为很低，档案安全防护设施所对应的评价等级为较低，档案信息安全所对应的评价等级为很低。2、综合评价根据一级指标权重及综合评价决策矩阵P的值进行模糊变换的合成运算