总承包项目的档案管理

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1、总承包项目的档案管理    随着工程总承包业务的开展，档案管理的重要性也突显出来。由于总承包工程本身所具有的特性，决定其所形成的文件资料具有连续性、系统性和完整性的特点，反映总承包工程从立项、可行性研究、设计、设备采购、施工、试车直至竣工验收的全过程。这些文件资料是日后参考、借鉴的依据，是重要的组织过程资产。工程总承包项目档案从收集、归档、整理编目，到妥善保管及向业主移交，需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位共同来完成，它是一项需要各方密切配合的工作，参与的各方存在着一种互动

2、的关系。 一、总承包商在工程项目中的档案管理职责   国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实“国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理，进一步加强建设项目档案工作的通知”中要求：各建设单位档案部门除做好自身的项目档案工作外，要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。因此，工程总承包商在项目档案管理中负有两方面的职责：一是对分包商档案工作的业务监督、指导的职责；二是档案收集、整理、存档及向业主移交的职责。   1.对分包商档案工作监督、指导职责   (1)将工程总承包项目档案工作纳入工程负责人的责任制；项目文件材

3、料的收集，管理纳入工程建设计划，纳入各部门的职责范围和岗位责任制，并定期检查考核；将档案管理纳入到合同管理之中，将档案是否移交完整与工程款结算挂钩。   (2)整个工程总承包项目建立档案管理网络，建立建全统一的档案管理制度标准和规范；配备统一的管理软件，实现档案的现代化管理。   (3)监督、指导各分包商，将工程档案管理工作与工程建设同步进行；统一执行档案分类办法和档案整编标准。   2.档案的收集、整理及向业主移交职责   (1)指导工程总承包项目各部门收集和整理工程建设的前期文件和有关设备、工艺、涉外、试运行

4、、竣工验收等文件，及时向档案部门归档。   (2)接收分包商文件材料的归档，并进行审核、验收。对全部建设项目档案进行汇总整理。   (3)按国家有关规定，在建设项目竣工验收后三个月内向业主移交建设项目竣工档案。 二．按项目实施各阶段做好档案管理工作    按照工程总承包项目自身的特点和动作规律，将档案管理工作落实到项目各个发展阶段。   1.工程前期   包括收集和整理以下资料：工程选址及征地文件、筹资融资文件、相关的项目审批文件、建设计划、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书，各种往来函件等。   2.

5、设计阶段   包括设计依据性文件(如水文、地质、气象、资源等)、初步设计报告、施工图设计报告、各种计算书、概预算材料以及往来信函等。   3.采购阶段   包括采购计划、采购协调程序、采购措施及特殊问题的说明、供货厂家资格评审、采购询价文件、报价文件、开标/评标/定标文件及其记录、采购合同、设备检验文件等。   4.施工阶段   包括施工计划、施工招投标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件、图纸会审记录、施工组织设计、施工滚动计划、各种月报、设计变更、工程检查记录、工程照片、质量事故处理报告、大事记

6、、往来信件等。   5.试车开车阶段   包括试车计划和审查会记录、操作指导手册、培训计划、试车方案等文件。   6.工程收尾阶段   包括竣工验收文件、工程遗留问题、竣工验收会议决议、交接证书、工程决算、工程项目收尾报告等。 三．加强工程档案管理工作的过程控制    1.工程档案管理应与项目进展同步   工程总承包项目大多工期长、子项目多，且参与单位和工作交叉多，这在一定程度上给档案管理工作增加了难度。时间长了，文件很可能丢失。为了确保工程总承包项目档案收集齐全、完整，坚持档案工作与工程建设同步进行是一条切实可

7、行的措施。在项目提出和论证初始，档案部门即应确定专人负责，并根据项目的类别，对工程项目的文件材料进行通盘考虑和统筹规划，对其形成文件的种类和数量做到心里有数。对项目立项阶段、项目实施阶段、生产考核试车阶段及项目竣工验收的文件材料，均在每道工序结束或告一阶段时，及时收集，保证归档文件材料的完整有序。   2.建立工程总承包文件跟踪管理网络   以工程总承包单位的内部网络系统为主体，通过INTERNET网和电子邮件与各分包商联系。按照总承包项目的工作程序和档案工作自身的特点，布网、建点、设人，以点接线以线联网，使网络

8、覆盖整个工程项目。在网络中将项目进程中的四个阶段和业主、总包商、分包商在各阶段所产生的文件，以表格的形式设置归档职责、时间和文件来往情况等管理模块。将档案部门作为监控点；对整个工程的文件材料进行跟踪、动态管理。   3.加强与工程技术、管理人员的联系   工程的管理、技术人员对工程项目的情况最了解，大量的工程文件材料由他们产生，也是利用档案的主体。档案人员应经常深入项目现