美迪康信档案管理制度

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1、美迪康信档案管理制度目的为了规范档案的管理，保证公司有关档案和重要文件的存放安全与有效利用特订立本规定。范围适用于公司内各机构在工作中形成的所有保存价值的文件材料。责任本文件由人事行政部制订、实施，各部门共同执行并监督。1文件材料的收集管理1.1部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。1.2公司印发的公文（含正件与附件、批复请示、转发的文件含被转发的原件）一律由行政人事部统一收集管理。1.3一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集。会议文件由会议主办部门收集。1.4原件送各机

2、构行政部门统一管理，行政部编制目录清单，并对一般证照文件进行扫描，放入OA的公司档案中汇总；合同文件，如果简单的也比照处理，如果页数较多的格式文本，就进行主要内容摘要，再放入OA的公司档案中。1.5行政部收到各部门移交档案资料后应立即在《档案资料交接登记表》（10.1）登记，双方签字确认。2文件归档范围2.1重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2.2上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。2.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。2.4本

3、公司的请示与上级机关的批复。2.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。第9页共9页2.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。2.7本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。2.8本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。2.9本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。2.10本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。2.11本公司的与经营活动有关的证照。3立卷（案卷质量要求）3.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室

4、文书档案员负责组卷、编目。每一案卷应填写案卷封面（10.2）、卷内目录（10.3）和备考表（10.4）。3.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。3.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件、附件、印件、定稿、请示、批复及转发文件、原件、复印件等多种形式的文件合订立卷，不得分开；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。3.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的规

5、划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。3.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，印证性文件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。3.7卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。3.8卷内目录放在卷首，卷内目录项目包括：顺序号、文号、文件编制部门、文件名称。第

6、9页共9页3.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。3.10案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。封面项目包括：3.10.1全宗名称，即立档单位名称。3.10.2类目名称，即立档单位名称对文件的一级类目名称。3.10.3案卷题名：即本案卷的标题。3.10.4时间：卷内文件起止年月。3.10.5保管期限。3.10.6件、页数：装订的案卷填写总页数，不装订的案卷填写总件数。3.11案卷的装订和案卷各部分的排列格式：3.11.1

7、案卷的装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。3.11.2案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，放在档案柜内保存。4文书档案分类标准4.1经营基本文件4.1.1章程文件：章程的变更；登记；申请；营业执照、生产许可证、税务登记证等与公司经营有关的各种证照。4.1.2股东会议文件：股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿；其它。4.1.3

8、董事会文件：董事就任书；董事会记录；商业账簿；经营业绩；请示；业务执行文件；其它。4.1.4经营业务文件：经营方针书；经营计划书；经营会议记录；经营会议通知书；会议资料；重要契约；合同、协议；诉讼文件；经营业务执行文件；